¿Cómo crear una base de datos para enviar emails en 4 pasos?

Aprender cómo crear una base de datos para enviar emails es fundamental para contactar directamente a las personas compran tus productos y servicios en cada etapa de su recorrido. Esto ayuda a establecer una relación cercana, que va más allá del momento crítico del cierre.

De hecho, el Informe de Tendencias en CX 2023 de Zendesk, reveló que el 75% de los líderes empresariales están comprometidos en hacer que el servicio al cliente sea más conversacional y menos transaccional.

Lo que revela esta cifra es el compromiso de las compañías de reinventar lo que significa apoyar a los clientes antes, durante y después de una compra. Y te adelantamos el secreto: todo empieza con una buena conversación.

En este artículo, descubrirás:

• ¿Por qué crear una base de datos de emails de clientes?
• ¿Cómo crear una base de datos para enviar emails paso a paso?
• ¿Cómo crear una base de datos para newsletter o email marketing?
• ¿Cómo enviar un correo a una base de datos?

¿Por qué crear una base de datos de emails de clientes?

El hecho de que estés buscando orientación sobre cómo crear una base de datos para enviar emails es una gran señal; pero tal vez no conozcas todos los beneficios detrás de esta acción. Aquí hay algunos números para darte una perspectiva sobre el asunto:

Para personalizar las interacciones

Según el Informe de Tendencias en CX 2023 de Zendesk, el 62% de los consumidores afirma que las recomendaciones personalizadas son mejores que las genéricas. Tener las direcciones de correo electrónico de las personas que compran tus productos y servicios puede ayudarte a establecer relaciones contextuales que tengan en cuenta la relación de cada cliente con tu empresa.

Por ejemplo:

• ejecutar una campaña de Black Friday con descuentos exclusivos para los productos favoritos del cliente;
• enviar un mensaje personalizado al cliente haciéndole saber que su producto favorito ya está disponible en stock;
• contactar al cliente a través de sus canales de comunicación preferidos.

Como lo puedes imaginar, actitudes como esta tienen un gran potencial para aumentar la lealtad.

Lee más: Lealtad de marca: 4 niveles para cultivar en tu empresa.

2. Para brindar una experiencia de conversación fluida

Otro hallazgo del Informe de Zendesk fue que el 70% de los consumidores compran más a empresas que ofrecen experiencias de conversación fluidas. Del mismo modo, el 64% gasta más cuando los problemas se resuelven donde ya estaban.

Cuando tienes la información de contacto correcta y actualizada, es más fácil cumplir con las expectativas del cliente. Dejas de preocuparte por el aspecto operativo de cada interacción y te enfocas en brindar la mejor experiencia posible. Al fin y al cabo, nada mejor que solucionar un problema sin generar otro, ¿no?

Tal vez te interese: Cómo resolver los problemas de los clientes sin causar problemas adicionales.

3. Para que los agentes de soporte estén informados

¿Sabías que el 58% de los agentes afirma que la falta de datos de los consumidores suele causar una experiencia negativa para los clientes? Esto fue lo que encontró Zendesk en su Informe de Tendencias en CX (2023).

Algo tan simple como una base de datos de correo electrónico puede marcar la diferencia en una experiencia de soporte exitosa, ya sea proactiva o reactiva. Al fin y al cabo, la dirección electrónica puede ser la puerta de entrada a un contacto que se anticipa a problemas, identifica expectativas y satisface necesidades que van más allá de lo que vendes en una tienda virtual.

Empieza por aquí: Capacitación en atención al cliente en 9 pasos prácticos.

4. Para promocionar tus productos y servicios

Tarde o temprano necesitarás tener una conversación más enfocada a vender tus productos o servicios; y el correo electrónico sigue siendo el canal privilegiado para este tipo de acciones de marketing.

Para que te hagas una idea, estudios sugieren que por cada $1 invertido en la creación de un email marketing, las empresas pueden generar hasta $40. Este es un ROI increíble que no se puede ignorar.

¿Cómo crear una base de datos para enviar emails paso a paso?

Si quieres comprender cómo crear una base de datos para enviar emails, lo mejor que puedes hacer es empezar por lo básico: obtener los correos electrónicos de tus clientes potenciales y actuales. A continuación, te brindamos un paso a paso sencillo que puedes poner en práctica a partir de hoy.

Anima a los clientes a compartir información contigo

El primer paso para una estrategia exitosa de recopilación de correos electrónicos es crear un incentivo para que los clientes compartan estos datos contigo. La buena noticia es que muchas personas están dispuestas a hacerlo a cambio de un beneficio claro, como un descuento en su próxima compra o una muestra de producto gratis.

En efecto, el Informe de Tendencias en CX 2023 de Zendesk, descubrió que 6 de cada 10 consumidores quiere que las empresas utilicen los datos recopilados sobre ellos para crear experiencias personalizadas.

Aquí tienes algunas sugerencias sobre qué dar a los clientes a cambio de sus correos electrónicos:

• Ofrece material gratuito, como e-book, videos, cursos o plantillas desde una landing page;
• Crea una newsletter o boletín informativo (esto es algo que también puede ayudar a fortalecer la relación y crear vínculos más profundos con tu empresa);
• Haz promociones o brinda descuentos canjeables a través del email.

No te quedes a oscuras sobre lo que tus clientes quieren de tu empresa en 2023. Descarga gratuitamente el Informe de Tendencias en CX 2023 de Zendesk aquí 👇

2. Revisa la lista de correos de los clientes actuales

Si utilizas una plataforma de comercio electrónico, es probable que ya tengas una gran cantidad de información valiosa, como nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico e incluso hábitos de consumo. ¿Pero está todo actualizado?

Puede ser una estrategia interesante reservar algunas horas al día para que tus agentes de servicio hablen de manera proactiva con los clientes y actualicen los datos que ya tienen.

De esta forma, demuestras que valoras la relación del cliente con tu empresa y quieres mantenerle informado de todas las novedades.

Te recomendamos leer: Conversaciones para mejorar las relaciones con los clientes.

3. Crea programas de referidos

Con las dos estrategias que mencionamos ya puedes capturar correos electrónicos de clientes potenciales y verificar si los emails de los clientes actuales están actualizados. Pero, ¿qué pasa si quieres atraer a personas que aún no te conocen?

Una buena idea es crear programas de referidos. Funciona así: un cliente actual refiere a un amigo que podría estar interesado en tus productos a cambio de una pequeña recompensa de tu empresa –puede ser efectivo, un descuento, un producto… ¡Lo que tu creatividad y presupuesto te permitan!

Entonces, cuando el amigo se registra en tu sitio web o aplicación, obtienes el email.

Lee también: ¿Cómo hacer que tus clientes te recomienden? 4 tips para pedir referidos.

4. Usa la tecnología para gestionar los datos

Cuando piensas sobre cómo crear una base de datos para enviar emails, quizás imagines una planilla llena de líneas y columnas hasta donde alcanza la vista. Sin embargo, esta no es la manera más eficiente de gestionar la recopilación, el almacenamiento y el uso de los correos de tus clientes.

Gracias a la transformación digital, es posible encargarte de este proceso de principio a fin a través de algo llamado software CRM. Se trata de un programa que facilita la administración de la relación con los clientes en todos los puntos de contacto.

Herramientas modernas, como las que diseña Zendesk, crean un entorno digital unificado, donde todo lo que necesitas está en un solo lugar, incluida la prospección, el compromiso, la generación de leads y las capacidades de comunicación.

Esto te puede ser útil: ¿Qué es un software de ventas CRM y por qué lo necesitas?

¿Cómo crear una base de datos para newsletter o email marketing?

El proceso para crear una base de datos para newsletter o email marketing es el siguiente:

Define el propósito de tu lista de correo electrónico

¿Quieres captar nuevos clientes, fidelizar los que ya tienes o evitar que otros te abandonen? Esta intención ayudará a optimizar los esfuerzos en este paso.

2. Analiza qué información necesitas

Además del correo electrónico, ¿qué otros datos precisas para lograr tu objetivo? Imagina que tienes definido que tu prioridad es reducir la tasa de abandono. Puede ser útil saber cuál es el nivel de satisfacción del cliente, cuáles son las razones de la insatisfacción y cuánto tiempo ha sido un problema.

Prueba estas 5 estrategias para prevenir el customer churn.

3. Usa un software CRM para automatizar los procesos

El 78% de los líderes empresariales cree que la automatización de tareas aumenta la productividad de todos los involucrados –y no están equivocados. Al investigar cómo crear una base de datos para email marketing o newsletter, considera usar un software CRM para automatizar el flujo de recopilación, almacenamiento y organización de los datos.

Esto no solo te ahorrará tiempo y dinero, sino que también permitirá registrar esta información de forma estandarizada.

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4. Crea un mensaje personalizado

Con los datos en la mano, estás listo para crear un mensaje personalizado que te ayude a lograr tus objetivos. Afortunadamente, muchas herramientas tecnológicas, como el software CRM, te permiten hacer esto a gran escala con unos pocos comandos.

5. Establece métricas de éxito

No es suficiente recopilar cientos de correos electrónicos sin parámetros claros de lo que esto significa para tu negocio.

Si quieres crear una newsletter para un segmento de mercado formado por mujeres jóvenes interesadas en deportes, por ejemplo, necesitas saber cuántas personas forman ese universo y a cuántas eres capaz de llegar.

Así, podrás analizar si la cantidad obtenida está cerca o lejos de lo posible. Recuerda: todo lo que se puede medir se puede mejorar.

¿Cómo enviar un correo a una base de datos?

Depende del significado de tu pregunta. Si deseas agregar una dirección de correo electrónico a una base de datos existente, debes seguir el procedimiento indicado por la plataforma que utilizas para administrar esta información. Esto se puede hacer de manera manual (cuando se trata de un caso aislado) o automatizada (cuando hay una gran cantidad de ocurrencias).

Por otro lado, si deseas enviar un mensaje por correo electrónico a varias personas que figuran en una base de datos, debes configurar algo llamado “correo electrónico masivo” en la plataforma de tu elección.

Echa un vistazo: Cómo redactar un correo a un cliente paso a paso.

Zendesk Sell, tu aliado en la gestión de relaciones con los clientes

En este artículo aprendiste cómo crear una base de datos para enviar emails a tus clientes actuales y potenciales en diferentes situaciones. Sin embargo, todos ellas tienen en común la necesidad de practicidad, sencillez y precisión a la hora de interactuar con las personas que compran tus productos o servicios.

Por eso, Zendesk ha creado una solución completa de ventas a través de la cual puedes reunir todos los datos de los clientes en un único lugar y mejorar la visibilidad del pipeline, además de:

• Segmentar y filtrar tus clientes potenciales con listas inteligentes;
• Obtener informes y análisis automáticos de las principales métricas;
• Integrar la plataforma con otras aplicaciones, como MailChimp y Pandadoc.
• Escalar tus operaciones sin perder el toque humano en las interacciones;
• Maximizar la productividad de los vendedores.

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