Software para negocios: ¿cómo escoger el mejor?

¿Cómo lidiar con la avalancha de información que recibimos día a día? En los últimos 5 años se triplicó la información que manejamos, y se estima un crecimiento de 13% de usuarios de email en relación a 2019, lo que proyecta 4.48 billones de personas utilizando este medio para 2024.

Más información no necesariamente implica más trabajo. Un software de negocios adecuado puede ayudarte a navegar en la marea de datos. Pero, ¿qué es lo que un software de negocios puede hacer por tí?

• Facilitar tareas sin duplicar esfuerzos;

• Evitar retrasos y pérdida de clientes;

• Optimizar recursos. 

En este post te mostramos qué tipos de software para negocios existen y 5 aspectos clave para tener en cuenta a la hora de elegir el mejor para tu negocio. 

Tipos de software para negocios

Los softwares para negocios varían tanto como el tipo de empresas que los usan. Con eso en mente, es posible establecer los siguientes tipos:

1. Software colaborativo

Conocido también como “groupware”, tuvo un crecimiento del 64% en 2020, porque es ideal para que los equipos trabajen de forma remota. Sirve para colaborar con colegas, acompañar a clientes y proveedores. 

Dentro de esta clasificación encontramos también: 

• Software para conferencias;

• Software para comunicación electrónica; 

• Softwares para gestión de la colaboración (que incluye calendarios y agendas).

2. Software para administración de proyectos

Este software para negocios también conocido como PMS (Project Manager Software) auxilia en la administración de proyectos. En él puedes asignar tareas, períodos de ejecución y colaboradores. Una de sus utilidades es establecer el rendimiento de la empresa mediante el cumplimiento de plazos para cada una de las tareas establecidas.

Este tipo de software cuenta con herramientas para generar planillas simples y también con paneles avanzados para auxiliar en el workflow. 

3. Software de gestión de recursos

La utilidad de este software para negocios es clave, ya que permite monitorear estoque, inventario, pagos, clientes y proveedores. 

Sirve también para monitorear entregas, controlar inventario, organizar productos y recursos humanos. 

4. Software financiero

Se utiliza para monitorear y controlar todos los movimientos financieros de una empresa. Uno de sus beneficios es que permite dejar los libros y las impresiones de lado, y trabajar de forma digital. 

Entre ellos, existen software para crear un plan de negocios, realizar la facturación, llevar la contabilidad, planillas para realizar pagos, controlar gastos y caja chica. 

5. Software de marketing

El software para marketing permite poner en práctica campañas de difusión digital, hacer seguimiento y medir resultados. Este tipo de software de negocios tuvo un crecimiento de 115% en 2020.

Entre ellos se encuentran: 

Software de CRM para marketing;

Software de automatización de ventas y servicio al cliente, 

Software de e-mail marketing, entre otros.

6. Software de integración

Este software ayuda a integrar diferentes áreas de una empresa, específicamente los sectores de ventas y soporte técnico, producción y entregas. Una visión mayor de la empresa permite mayor productividad y se traduce en eficiencia de procesos.   

Hay diferentes formas de abordar la integración, por ejemplo a través de la omnicanalidad, que es una estrategia que ofrece una experiencia centrada en el cliente. El número de empresas que utilizan soluciones omnicanal se ha ha multiplicado por 6 en los últimos 5 años.

7. Software para personalización

Este tipo de software para negocios permite que el cliente personalice los productos por sí mismo (muebles, comida, ropa, etc). Además, el software también se utiliza para personalizar páginas web,  cada usuario que accede al sitio puede personalizarlo según sus preferencias.   

Este software para negocios brinda la posibilidad de crear avatares, comprar ítems específicos para juegos, entre otros. 

8. Software de gestión de relación con el cliente

También conocido como CRM, este software recibe, organiza, almacena y distribuye los datos de los clientes. El CRM o Customer Relationship Manager, se caracteriza por acompañar todo el ciclo de vida de cada uno de los clientes. 

Su trabajo es gerenciar las relaciones entre agentes de atención, clientes y proveedores. ¿Por qué es tan importante? El 71% de los clientes espera que tengas sus datos en la mano durante la atención. Además de constituir una base de datos completa, el CRM posee funciones específicas que pueden ayudar a mejorar la productividad de las empresas. Este software para negocios genera datos valiosos para el análisis de los clientes y permite identificar tendencias y oportunidades.

Existen dos tipos de CRM:

CRM de ventas

Además de recopilar la información de los clientes, el CRM de ventas  tiene como objetivo vender más en menos tiempo. Este software reduce el tiempo con procesos automatizados; de esta forma, los agentes pueden invertir tiempo y esfuerzo para implementar estrategias de ventas y atraer nuevos clientes.  

El CRM de ventas asume el desafío de la información fragmentada de los clientes, productos y proveedores, y organiza los datos en una plataforma simple y accesible.  Existen software de ventas que incluyen funciones como: administración de mensajes, mensajería de colaboración entre agentes, organización de actividades mediante tickets, entre otros.

Si quieres saber más sobre cómo opera un CRM de ventas, te dejamos esta guía completa para entender el concepto, sus funciones y su importancia para tu empresa.

2. CRM de soporte

Este software de negocios brinda soporte técnico de forma eficiente y efectiva para reducir el tiempo de espera. Cuenta con una base de datos de clientes e información útil de los productos o servicios que la empresa ofrece a la disposición de los agentes de atención.

Lo ideal es que el software de soporte ayude tanto a agentes como a clientes. Si tu empresa necesita soporte técnico a nivel interno, herramientas como help desk para equipos internos, pueden transformar la forma en cómo tus agentes se desempeñan.  

5 claves para elegir el mejor software de negocios

Busca un proveedor confiable 

Si bien algunas empresas crean sus propios software a medida, los proveedores externos son la opción más común. Busca empresas transparentes, con experiencia y ve las recomendaciones de otras empresas que usan el mismo tipo de software que tú precisas. Algunas empresas ofrecen periodos de prueba gratuitos que puedes usar para probar si se trata del software adecuado para ti. 

¿Cuánto puedes invertir? 

Si no estás en condiciones de invertir en un software para negocios, existen versiones gratuitas con funciones limitadas que pueden ayudar con la eficiencia de tus procesos. 

También existen empresas que trabajan por suscripción. Un plan mensual puede ser más adecuado para pymes o startups. Puedes reservar una parte de sus gastos fijos para pagar el plan que se ajuste a lo que tu empresa necesita.  

3. Prueba el producto 

No hay nada mejor como la experiencia para probar la eficiencia de un software de negocios. 

Los períodos de prueba son muy valiosos porque permiten ver qué recursos son necesarios para poner incorporar este tipo de software en una empresa. ¿Necesitarás capacitar a tus funcionarios? ¿qué necesitan aprender? 

4. Flexibilidad 

Hoy en día existen software para negocios “open source” que funcionan con varios sistemas operativos. Se trata de una inversión que puede valer la pena, si deseas que todo su equipo de colaboradores acceda a la información desde cualquier dispositivo. 

5. Ventajas para pequeñas empresas 

La tecnología en la nube democratizó el acceso a los servicios a través de internet. Esto trajo una ventaja significativa para las pequeñas empresas que no están en condiciones de adquirir una o varias licencias. 

Las pequeñas empresas pueden contar con software para negocios de punta sin que esto implique adquirir nuevo hardware o cambios en su estructura, como espacio para más computadores, impresoras, etc. 

Tal vez te interese leer: Tecnología de nube, ¿para qué es y cómo usar?

¿Listo para escoger el mejor software de negocios para tu empresa?

Estudios recientes muestran que 50% de los líderes de empresas reconoce la utilidad de contar con mejores herramientas y que 4 de cada 5 líderes esperan invertir cada vez más en software para negocios.

Tú también puedes ser uno de ellos. 

Zendesk Sell es el CRM de ventas para mejorar la productividad, los procesos y la visibilidad del pipeline de los equipos de ventas. 

Con Sell, los representantes y agentes acceden a herramientas integradas que ofrecen el contexto completo de la cuenta de un cliente, para mantenerlos al día y permitirles capitalizar las oportunidades. Por ejemplo, cuando un ticket de soporte se convierte en preguntas acerca de productos nuevos, se puede pasar ese lead al equipo de ventas. Además, el seguimiento es fácil porque la captura de datos está automatizada, de manera que los representantes y agentes se mantengan sincronizados.

Conoce otras funciones de Zendesk Sell como: 

• CRM Móvil;

• Automatización del correo electrónico;

• Registro de llamadas;

• Integración con aplicaciones. 

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