Explorando el mundo de los software para la automatización de flujos de trabajo

El progresivo incremento del interés e inversiones en software para la automatización de flujos de trabajo es claro. Así lo reveló una encuesta de McKinsey & Company a ejecutivos de diversas compañías en 2020, donde el 66% admitió que sus empresas se encontraban realizando pruebas piloto en la automatización de procesos empresariales en una o más unidades de negocio. Cabe destacar que para 2018 ese porcentaje era casi un 10% menor.

Probablemente te encuentras en uno de dos bandos: o estás enterado del tema y entiendes bien de qué va, o por el contrario, has escuchado términos como “sistemas de flujo”, “herramientas de control de flujos”, “automatización de flujos de trabajo” y aún te preguntas en qué idioma están hablando.

Por eso, en esta ocasión vas a aprender qué es un software para la automatización de flujos de trabajo y por qué es tan importante para tu empresa, explorando diversos temas como:

• ¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

• ¿Cuáles son los sistemas de flujo de trabajo que existen?

• ¿Por qué usar software para la automatización de flujos de trabajo?

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

La automatización de flujos de trabajo se podría definir como un proceso o sistema con el propósito de hacer que parte del flujo de tareas -documentos e información del espacio de trabajo- se pueda realizar por sí solo, con base en unos criterios y reglas establecidos por la empresa. Un software para la automatización de flujos de trabajo es la herramienta en la cual se basa dicho sistema.

A partir de este método, es posible elevar la productividad de los diversos agentes, puesto que  logra que dichas actividades tengan lugar de forma automática, dándoles libertad para concentrarse en procesos más complejos y que requieran de toda su experticia.

Es importante que tengas en cuenta que no se puede tener un flujo de trabajo automatizado por completo, pues no todas las tareas pueden ser resueltas de forma automática. Las oportunidades en que puedes aplicar este tratamiento a tus actividades son:

• Cuando la tarea es rutinaria y tiene una alta frecuencia de repeticiones. 

• Cuando estás trabajando con informaciones muy detalladas donde no hay lugar para errores, como el trabajo con datos, tablas, listas… solo por mencionar algunos ejemplos.

• Cuando la tarea es sencilla y se puede hacer más eficientemente a través de la automatización.

¿Cuáles son los sistemas de flujo de trabajo que existen?

Cada empresa es un mundo, al igual que las diferentes áreas. No es lo mismo el departamento de ventas que el de recursos humanos, por ejemplo. Cada unidad funciona a su manera y, si no hay orden en los flujos de trabajo y trabajo en equipo, una empresa podría llegar a desplomarse.

Por esa razón, existen diferentes tipos de flujos de trabajo, cada uno con sus características propias:

Flujo de trabajo administrativo

Es el método más empleado en toda compañía, dada la gran cantidad de documentos administrativos que deben manejar. 

¿Para qué empresas es útil? Lo cierto es que todas pueden hacer uso de él, pues una buena gestión administrativa es imprescindible. Un ejemplo concreto a nivel de departamentos podría ser el de recursos humanos, el cual suele tramitar muchos pedidos del resto de áreas dentro de la empresa.

Aprende sobre otras tareas administrativas donde utilizar herramientas de control de flujos en: (GUÍA) Sistema de tickets para optimizar el flujo de trabajo

Flujo de trabajo de producción

Este es el método utilizado con aquellas tareas relacionadas a acciones fijas, que no cambian. Se le emplea por su efectividad a la hora de planificar la producción, proceso clave de un business plan.

¿Para qué empresas es útil? Aquellas que requieren un elevado control del seguimiento del producto desde que se fabrica hasta llegar a manos del consumidor. Tener un flujo de trabajo automatizado aquí te permite saber en qué etapa se encuentra la producción y cómo se desarrolla.

Lee más sobre productividad y trazabilidad en: Conoce las características de un CRM: las ventajas para tu empresa

Flujo de trabajo ad hoc

Este es quizás el tipo de flujo de trabajo más versátil de todos. Se caracteriza porque las reglas de los procedimientos pueden construirse y ajustarse en la medida que el proceso avance.

¿Para qué empresas es útil? Puede usarse en compañías que trabajan por pedidos que difieren de cliente en cliente, como una consultoría de ingeniería. Así, el flujo de trabajo se estructura para cada caso en concreto, de forma personalizada.

Descubre los beneficios de personalizar la atención al cliente en: Empieza a ofrecer un servicio de atención al cliente personalizado

¿Por qué usar software para la automatización de flujos de trabajo?

En una era tan marcada por el avance de la transformación digital, obviar los beneficios de un software para la automatización de flujos de trabajo sería negarte a extraer todo el potencial que esconde tu empresa. Según un análisis de Forrester en 2018, las inversiones en automatización tan solo en el sector marketing alcanzarán los 25 billones para 2023, lo cual demuestra la apuesta que se le está dando a esta tecnología.

Sabiendo más acerca de qué son las herramientas de control de flujos, así como su funcionamiento y tipos, otros beneficios que pueden brindarte son:

• Incremento en la productividad, pues ahora estás trabajando de forma más eficiente y en menos tiempo.
• Disminución de costos, dado a dicho aumento en la productividad. 
• Mejor entendimiento de los flujos de trabajo de tu empresa, debido a que puedes identificar más fácilmente el rendimiento en cada una de las fases del proceso.

En síntesis, un software para la automatización de flujos de trabajo te proporcionará una serie de ventajas que te permitirán enfocarte en las tareas más desafiantes y dejar que la herramienta se ocupe de aquellas cosas rutinarias que tienen mucha relevancia pero no necesitan que inviertas tanto tiempo en ellas. Esto se traduce en una mayor satisfacción con tu trabajo y tu día a día.