(GUÍA) Software para llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados

El software para llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados es una solución conversacional que permite a las empresas brindar asistencia a sus clientes en cualquier momento del día, incluso si los agentes de soporte no están disponibles en ese momento.

El objetivo de las llamadas automáticas pregrabadas es dar respuesta a las preguntas más frecuentes de los clientes, además de brindarles más autonomía, ya que podrán resolver consultas de baja complejidad a su propio ritmo.

De hecho, tener la opción de autoservicio es uno de los aspectos más importantes de la experiencia del cliente para el 20% de las personas encuestadas en un estudio de Zendesk.

Automatizar llamadas telefónicas también es útil para dar avisos de manera proactiva sin que tus empleados tengan que gastar un tiempo valioso en esta tarea repetitiva.

Para que saques el máximo provecho de un software de llamadas automáticas, hemos preparado esta guía completa.

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En este artículo aprenderás:

• ¿Qué son las llamadas automáticas?
• ¿Para qué sirve un software para llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados?
• ¿Cómo automatizar llamadas en el servicio al cliente?

¿Qué son las llamadas automáticas?

Una llamada automática es un mensaje de voz pregrabado que se activa a partir de la interacción humana. Cuando es utilizado por las empresas, tiene como objetivo ampliar la oferta de soporte a los clientes e impulsar la productividad de los agentes a la vez.

Por ejemplo, cuando llamas a una empresa para cancelar tu suscripción de un servicio, escuchas un mensaje pregrabado que te ofrece opciones. A partir de los números que ingresas, se te redirige hacia la solución de tu problema. Y, en el mejor de los casos, logras hacerlo todo solo, sin la ayuda de otro ser humano.

Si estás interesado en un software de llamadas automáticas, te recomendamos leer: ¿Qué es IVR (respuesta de voz interactiva) en atención al cliente?

¿Para qué sirve un software para llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados?

Un software para llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados sirve para mejorar la productividad del equipo de soporte y aumentar la satisfacción de los clientes, además de ahorrar tiempo y dinero a las empresas.

Mejorar la productividad del equipo de soporte

Según un estudio reciente, 7 de cada 10 líderes empresariales cree que la automatización de tareas aumenta la productividad de todos los involucrados. Al automatizar llamadas telefónicas, quitas un peso de encima a los agentes de soporte y les permite enfocarse en consultas más complejas que requieren un toque humano para ser resueltas con excelencia.

Lee también: ¿Qué es la automatización de procesos?

Aumentar la satisfacción de los clientes

De acuerdo con el Informe de Tendencias en CX 2021 de Zendesk, el 40% de los mexicanos utiliza el teléfono para ponerse en contacto con una empresa. No es sorpresa, por lo tanto, que un tercio de las compañías haya añadido este canal de comunicación en el último año.

¿Quieres realizar llamadas automáticas, ayudar a tus clientes y fidelizarlos? Lee: Call center para pymes: ¿cómo ayuda en la retención de clientes?

Ahorrar tiempo y dinero a las empresas

Una nota publicada en Forbes reveló que la automatización inteligente de procesos puede reducir los gastos de una empresa hasta en un 75%. En otras palabras, un software para llamadas automáticas y reproducción de mensajes pregrabados te ayuda a ahorrar tiempo y dinero.

¿También quieres ahorrar recursos en tu empresa con llamadas automáticas pregrabadas? Lee: Soluciones de call center: 5 características clave.

¿Cómo automatizar llamadas en el servicio al cliente?

Aprender cómo automatizar llamadas en el servicio al cliente es sencillo. Empieza por diseñar un flujo de atención telefónica e implementar una solución IVR. Luego, entrena a los agentes de soporte para aprovechar al máximo la herramienta y mejora los procesos continuamente.

1. Diseña un flujo de atención telefónica

El primer paso es diseñar el camino que seguirán los clientes al contactar con tu empresa por teléfono. Habla con los agentes de soporte, que están familiarizados con las preguntas más frecuentes de los consumidores, para mapear toda la red de posibilidades de consultas y problemas que uno puede presentar.

2. Implementa una solución IVR

El segundo paso es implementar una solución IVR, también conocida como respuesta de voz interactiva, en español. Se trata de un sistema telefónico automatizado que responde las llamadas entrantes, recopila información de las personas que llaman y las dirige al agente correcto o a la opción de autoservicio.

3. Entrena a los agentes

¿Sabías que más de la mitad de los empleados no reciben capacitación en sus lugares de trabajo y desarrollan sus habilidades de forma autodidacta? Si quieres un servicio al cliente exitoso, el tercer paso es entrenar a los agentes para que sepan qué hacer antes, durante y después de brindar soporte telefónico.

Inspírate: 5 pilares de etiqueta telefónica para call centers.

Sintoniza con tus clientes gracias a Zendesk

Si estás preparado para mejorar el sistema de gestión de llamadas en tu empresa, te animamos a descubrir Voice, una función integrada en la completa solución de atención al cliente de Zendesk. Con esta herramienta, podrás:

• Agilizar tu flujo de trabajo: la plataforma genera automáticamente tickets y graba las llamadas, liberando a los agentes para que se enfoquen en las conversaciones en lugar de en tareas administrativas.
• Unificar las comunicaciones: gestiona llamadas, mensajes de voz y SMS en el mismo espacio donde administras correos electrónicos, chat y mensajes en redes sociales.
• Acceder a información instantánea: consulta el historial de tickets del cliente para ofrecer un soporte rápido y contextual.
• Personaliza las interacciones a escala: usa recursos avanzados de inteligencia artificial para hacer que cada cliente se sienta único.
• Implementar un desvío de llamadas inteligente: configura el tamaño máximo de la cola y el tiempo de espera en el software de control de llamadas telefónicas.

¿Listo para llevar tu software de llamadas automáticas para reproducción de mensajes pregrabados al siguiente nivel? Regístrate ahora y obtén una prueba gratuita de Zendesk.