¿Qué es un sistema de ventas y por qué debes tenerlo en tu empresa?

La relación entre los procesos comerciales y la tecnología se consolida a medida que avanza la transformación digital. Diversas herramientas ganan protagonismo y facilitan la vida de clientes y empresarios.

La automatización del proceso de ventas es un complejo desafío que debe ser abordado de forma gradual. Un excelente punto de partida resulta comprender qué es un sistema de ventas y definir si tu marca lo necesita.

Las ventas son una preocupación constante en cualquier negocio. Y no es para menos. Durante 5 años disminuyó en un 10%  el número de vendedores que cumplen sus metas, al pasar del 63% al 53%.

Otro estudio ha revelado que cuando los vendedores usan o tienen acceso a un software  de ventas se incrementa en un 24% el número de  representantes que puede alcanzar su cuota anual.

Además, las ventajas de un sistema de ventas trascienden lo económico. ¿Recuerdas aquel informe de ventas que aún no terminas y te ha robado el sueño? Con un sistema de ventas lo obtienes de forma inmediata.

Si te interesa conocer qué es un sistema de ventas online y cómo se relaciona con la gestión del cliente , en este post te brindamos la información que necesitas. 

Al continuar leyendo también descubrirás para qué sirve un sistema de ventas y los criterios que permiten seleccionar al que mejor se adapte a las características de tu marca.

Para ayudarte a evaluar si lo necesitas en tu organización, como regalo adicional te contamos 7 ventajas que aporta a los negocios la utilización de un sistema de ventas. ¡Acompáñanos! 

¿Qué es un sistema de ventas? 

Según el sitio digital Monografías.com, un sistema de ventas es “una completa aplicación, para la gestión de clientes, proveedores y productos, incluyendo la posibilidad de realizar el registro de ventas y generar informes”.

Ahora bien, aunque la anterior es la definición que mejor se ajusta al perfil de este post, no debe obviarse que el concepto de sistema de ventas es en realidad más complejo y abarcador.

La respuesta a qué es un sistema de ventas, puede concretarse tanto mediante la definición de un software como con la conceptualización de una estrategia de ventas.

En el último caso, se equipara el concepto de sistema de ventas con el de proceso de ventas. Ambos enfoques no son ajenos ni excluyentes, sino que se complementan entre sí.

Sin embargo, resulta válido reforzar que en este post la intención está dirigida a profundizar en el concepto que se refiere a los diferentes tipos de software usados por las empresas para la gestión comercial de negocios. 

Ahora que ya sabes qué es un sistema de ventas, te invitamos a descubrir para qué sirve y cuáles son sus componentes. Con este conocimiento podrás desarrollar en tu marca un sistema de control de ventas superior.

Para qué sirve un sistema de ventas: sus componentes

Los componentes de un sistema de ventas online se dividen en dos grandes grupos: Componentes de hardware y Componentes de software .

Componentes de hardware:

1. El monitor o pantalla: Sirve para observar en tiempo real las ventas, así como para leer informes o el registro de entradas y salidas de empleados, entre otras funciones;
2. Lector de código de barras: Wikipedia lo define como un “dispositivo electrónico que por medio de un láser lee el código de barras y emite el número que muestra el código de barras, no la imagen”. El lector de código de barras te sirve para escanear la información de tus productos y adicionar de manera automática los valores hasta calcular el valor total de la compra del cliente;
3. Lector o punto de ventas: Se trata de un componente fundamental para cualquier sistema de ventas online. Te sirve para aceptar en tu negocio tarjetas de crédito o débito como forma de pago;
4. Impresora: La mayoría de los sistemas de ventas online cuentan con una impresora entre sus componentes. Su principal funcionalidad estriba en la impresión de los tickets que conservan como evidencia de la operación financiera tanto la empresa como el cliente;
5. Caja de dinero: La caja donde se deposita el dinero físico de las ventas, aun constituye un importante componente del sistema de ventas. En general, se trata de una gaveta electrónica, cuya apertura y cierre están sincronizados con el sistema.

Componentes de software:

1. Software de ventas local: Se trata de un software que se instala directamente en las computadoras de tu negocio. Exige la compra de licencias para su uso. Su instalación y mantenimiento tienen un costo que debes evaluar antes de realizar su adquisición, ya que puede demandar un personal especializado con el que quizás no cuentas en tu organización;
2. Software de ventas en la nube: Se trata de un sistema cuyo acceso y soporte se establecen a través de Internet. En general, su costo inicial resulta inferior al del software de ventas local. Sin embargo, debes considerar el costo del personal especializado que necesitarás para su gestión y manutención. Si te preocupa qué pasa con tus operaciones comerciales en caso de una caída de Internet, hay una buena noticia para ti: casi todos estos sistemas en la nube son capaces de rastrear tus ventas y sincronizarlas cuando vuelven a estar online. La posibilidad de actualizarse de forma automática y su movilidad son dos de los grandes beneficios que este tipo de sistema le aporta a tu empresa.

Resulta oportuno destacar que en el escenario de la transformación digital han aparecido nuevas formas de pago online. Entre ellas se destacan el pago a través del código QR y de las transferencias PIX. 

Un sistema de ventas online moderno y eficiente debe incluir entre sus componentes este tipo de alternativas digitales. De esta forma puedes contribuir a mejorar la calidad de tu servicio y la experiencia del cliente.

7 ventajas de un sistema de ventas

1. Optimiza el flujo de trabajo;
2. Automatiza la gestión de clientes;

3. Favorece la gestión contable;

4. Mejora el seguimiento a los productos y la identificación de tendencias;
5. Facilita la segmentación de mercado;

6. Permite realizar inventarios con mayor precisión;

7. Genera reportes de ventas en tiempo real.

Resulta lógico que te preguntes cuál es el mejor sistema de ventas. Sin embargo, es importante resaltar que la elección depende mucho de las características de tu empresa. Lo mejor es el “traje a la medida”.

Entre los aspectos que debes considerar para tu elección, se destacan:

• Facilidad de uso, 

• Flexibilidad;

• Durabilidad;

•  Información práctica que aporta el software;

• Seguridad informática;

• Calidad del servicio al cliente.

En resumen, las empresas necesitan de una tecnología que se adapte a sus necesidades individuales, proporcionándoles la capacidad de controlar y mejorar las experiencias de sus clientes. 

Hay muchos factores que contribuyen a una experiencia positiva del cliente: precios accesibles, gama de productos o servicios disponibles, conveniencia o facilidad de uso, promociones ofrecidas y muchos otros factores – pero, entre ellos, el servicio es fundamental. 

La experiencia del cliente es la suma de cada momento de servicio a lo largo de la jornada del cliente, de una interacción a otra. 

La principal diferencia entre el servicio de hoy y el de hace 10 años es que los clientes esperan que el servicio premium sea incorporado desde la primera interacción de ventas o de marketing, y que se prolongue hasta el momento en que piden ayuda, después de la compra y todo el camino de regreso. 

Para alcanzar el éxito, las empresas deben integrar el servicio a la jornada en cada punto de interacción y utilizar las percepciones del cliente y los datos de servicio para enriquecer la experiencia general. 

Con base en el servicio y un profundo conocimiento de la mentalidad del cliente, Zendesk ofrece a las empresas los recursos que necesitan para crear experiencias fáciles, cohesivas y sin fricciones, antes y después de la venta. 

Si quieres que tu sistema de ventas sea excepcional, es aconsejable incorporar también un CRM de ventas. Te recomendamos Zendesk para ventas, el CRM que funciona como un fuerte aliado para la actividad comercial.

Con él puedes crear listas de leads basadas en el sector, el tamaño de la compañía, el rol y más. Además, puedes automatizar el contacto con tus leads a través de sus herramientas de comunicación integradas. 

Algunas de sus funciones incluyen:

Seguimiento del correo electrónico: Registra al instante en Sell todos los correos electrónicos relacionados con contactos y leads. 

Informes listos: Analizan métricas clave como el recuento de correo electrónico y los resultados para que puedas aprovechar al máximo las técnicas de ventas y las conversaciones por correo electrónico.

Aumenta las conversiones: Crea listas de clientes potenciales objetivo, identifica a los profesionales adecuados en cada cuenta y haz prospecciones fácilmente en varios canales.

Conoce aquí todas las funciones de Zendesk para ventas. 

Si introduces Zendesk para ventas en tu sistema de ventas, podrás eliminar contratiempos significativos en tu actividad comercial.

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