Guía • 24 min read
Service desk: la guía definitiva para aplicarlo en tu empresa
Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM
Última actualización en 18 junio 2021
Para las organizaciones comerciales, la resolución de problemas complejos de soporte que afectan a clientes internos y externos es un gran desafío. En este sentido, una gestión eficiente del service desk puede marcar la diferencia entre usuarios felices o insatisfechos.
Es cierto que los problemas no resueltos generan frustración en los clientes. Sin embargo, según Glance, el 70% de los clientes insatisfechos están dispuestos a perdonar y comprar con un negocio nuevamente si se resuelve su problema.
Un sistema de tickets de soporte eficiente, por tanto, resulta una ventaja competitiva. En este post te mostramos cómo un sistema de ticketing bien gestionado mejora la experiencia del cliente y optimiza los flujos de trabajo.
Si te interesa conocer qué es service desk y cuáles son los tipos de service desk más utilizados, también te ofrecemos abundante información sobre ambos temas.
Además, te contamos sobre ticketing system y las diferencias que existen entre service desk vs helpdesk. Y como valor agregado, te regalamos un paso a paso para la implementación del service desk en tu marca. ¡Acompáñanos!
Service desk: origen y concepto
Los orígenes del service desk se ubican a finales de la década de los 80. Uno de sus antecedentes surgió en los 70: las URA, una de las primera formas de autoservicio conocidas por la humanidad.
En un principio su foco principal estaba dirigido a la parte técnica informática. O sea, el soporte tecnológico no se concebía en pos de mejorar la experiencia del cliente ni de la satisfacción del usuario final.
En aquel entonces, no estaba incluido aún en el service desk el concepto de los contratos de calidad de servicio (SLA), ni tampoco se formulaban objetivos con una demarcación temporal para la solución de problemas.
En la década de los 90 -con el surgimiento de ITIL- nace un marco de trabajo estandarizado para los servicios de soporte informático, el cual da paso a un concepto de Service Desk informático centrado en el cliente.
También en los 90, la investigación académica “Key Factors in Help Desk Success” (Factores clave para el éxito del Help Desk), de Iain Middleton, apunta que, más allá del valor reactivo ante los problemas de los usuarios, service desk demostraba tener un importante valor añadido vinculado a la información recopilada.
El estudio -citado por Wikipedia– reveló que la información levantada durante la resolución de problemas técnicos permite distinguir las preferencias de los clientes y qué es lo que más los satisface, para así perfeccionar los servicios informáticos.
Un importante hito en la evolución del service desk lo marcó la publicación de ITIL v2 en 2000. A partir de ese momento quedó establecido el papel de la mesa de servicio en la gestión de incidencias.
Con esta metodología ya disponible, la mayoría de las organizaciones comienza a considerar el service desk como uno de los principales componentes del soporte técnico-informático.
Durante las dos primeras décadas del siglo XXI, la evolución del service desk fue extraordinaria, acompañando la tremenda transformación que las tecnologías de la información propiciaron en el mundo corporativo.
En las empresas modernas, service desk ha evolucionado y se centra aún más en los negocios, al ser un componente significativo dentro de las operaciones comerciales de las empresas.
Para que te hagas una idea, después del inicio de la pandemia de COVID-19 en 2020, la media semanal de solicitudes de soporte aumentó en un 20%. Muchas de estas solicitudes se atienden y resuelven por equipos de service desk, que precisarán adaptar sus herramientas y procesos para garantizar la satisfacción de los clientes en esos espacios.
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¿Qué es service desk?
La definición de service desk ha sido abordada desde diferentes perspectivas por diversos autores, sobre todo por su cercanía con otros conceptos de soporte, como help desk y call center.
En su Glosario de Términos Tecnológicos, Gartner define service desk como “un help desk que está equipado con los recursos para resolver solicitudes de servicio y llamadas problemáticas”.
Según la Consultora, service desk “le brinda al agente de servicio al cliente o al usuario final la capacidad de diagnosticar, solucionar y corregir problemas de soporte técnico de manera eficiente, en lugar de ser un intermediario”.
En esencia, Service Desk es un software que sirve para gestionar servicios de tecnología de la información. También conocido como soporte de nivel 2, se concentra en la resolución de problemas complejos con foco en la satisfacción del usuario final.
Sin embargo, a día de hoy aún subsisten confusiones entre service desk vs help desk. Veamos a continuación una comparación detallada entre ambos.
Service desk vs helpdesk
Si bien tanto help desk como service desk se utilizan para brindar soporte al cliente interno y externo, existen diferencias entre ambos, sobre todo en lo que se refiere a funciones y alcance.
Para comprender mejor estas diferencias -que no siempre están tan claras- veamos a continuación una caracterización de cada uno de ellos.
Help desk: puerta de entrada del cliente para el soporte
Help desk, también conocido como mesa de ayuda, se ocupa de la solución de problemas de menor complejidad, no necesariamente relacionados con el soporte informático.
Entre sus principales funciones destacan:
- Atender las consultas iniciales de los clientes: En general, el help desk es la puerta de entrada de los incidentes a la empresa. Esta interacción inicial puede ocurrir por diversos canales de comunicación con el cliente establecidos por la organización, de preferencia integrados en un enfoque omnicanal.
- Brindar asistencia en el uso, las propiedades y las condiciones de garantía de los productos y servicios de la marca: Al intervenir tanto en los procesos de preventa como de postventa, help desk permite el desarrollo de lead nurturing. Siendo así, el equipo de soporte nivel 1 contribuye con la educación del usuario para el mejoramiento de la experiencia del cliente durante el disfrute del producto o servicio.
- Registrar los incidentes con ayuda de la tecnología adecuada: La gestión del sistema de tickets de soporte constituye una de la funciones principales del help desk. El uso de un software CRM resulta vital para que esta función se cumpla de forma exitosa.
- Transferir los problemas más complejos para el equipo de service desk: El equipo de help desk está integrado por técnicos con conocimientos generales con un menor nivel de especialización. De esta manera, cuando en help desk se identifica un problema cuya complejidad trasciende los límites del nivel 1, este ticketing se transfiere para el equipo de service desk.
Como puedes apreciar, las funciones de la mesa de ayuda son muy relevantes para cualquier organización. Sobre todo, porque es la encargada del primer contacto con el cliente en el área de soporte.
Aún así, su alcance es limitado. Help desk se ocupa de los problemas de baja complejidad mientras que deriva todo lo que no consigue resolver hacia el área de service desk.
Si te interesa profundizar sobre este tema y formarte una opinión acerca de cuál es la mesa de ayuda idónea para implementar en tu empresa, hemos preparado para ti: Help desk: descubre el mejor software mesa de ayuda para 2021.
Principales características del service desk
A continuación, te ofrecemos una lista con las principales características del service desk (cuya traducción sería mesa de servicio). En ella se aprecian las semejanzas y también las diferencias con help desk (mesa de ayuda).
Como dijimos, la mesa de servicio se conoce también como nivel 2 de soporte. Esto se debe a que el equipo entra en acción después de ser accionado por los técnicos del nivel 1 cuando estos identifican un problema de complejidad superior.
Las siguientes funciones de service desk revelan algunas diferencias sustanciales que hay entre la mesa de servicio y la mesa de ayuda:
- Atender las consultas no resueltas de los clientes: Service Desk solo entra en contacto con el usuario después que help desk identificó el problema y no consiguió darle una solución inmediata. Este contacto -al igual que el del help desk- puede ser presencial, telefónico u online. Lo importante es que esté insertado en una estrategia omnicanal, para de este modo contribuir a una excelente experiencia del cliente.
- Resolver los problemas informáticos más complejos: Los problemas que resuelve service desk siempre están relacionados con el área de informática. Esta una importante diferencia con help desk, que se encarga también de problemáticas relacionadas con productos y servicios que no tienen vínculo directo con el uso de software.
Asimismo, la mesa de servicio no realiza asistencias más básicas como cambio de contraseña o configuración de cuentas. Este tipo de asuntos lo soluciona help desk.
- Capacitar a los técnicos de help desk para el mejor cumplimiento de sus funciones: El equipo de service desk cuenta con un personal técnico altamente especializado, cuyos conocimientos deben aprovecharse para optimizar los flujos de trabajo de la organización y mejorar la competencia de sus recursos humanos.
- Identificar los problemas recurrentes para fortalecer su prevención: Service desk trabaja con un enfoque proactivo. El análisis de la información que se deriva de los tickets de soporte le permite a los miembros de la mesa de servicio identificar aquellos problemas de mayor impacto en el área informática y de este modo proponer soluciones que propicien un mejor funcionamiento de la organización y el mejoramiento de algunos KPI, como por ejemplo, la velocidad media de respuesta.
Resulta evidente que el alcance del service desk resulta muy superior al del help desk. Algunas de las tareas más complejas que asume la mesa de servicio y que confirman la afirmación anterior son:
Resolución de problemas tanto de infraestructura interna como externa;
gerenciamiento de servidores, así como su oportuna manutención;
control y prevención de fallas de seguridad;
análisis preventivo de la infraestructura de los clientes;
actualización de firmware.
Ahora que ya conoces las diferencias entre service desk y help desk, ha llegado el momento de presentarte los diferentes tipos de service desk y sus principales funciones.
Tipos de service desk
1. Service desk local
Este tipo de mesa de servicio se encuentra localizado dentro de la empresa o en sus proximidades. Tiene un costo superior para la empresa debido a los espacios y tecnología propia.
El principal beneficio de este tipo de service desk es que facilita la interacción física entre los técnicos de la mesa de servicio y el resto del personal de la organización comercial.
2. Service desk centralizado
El service desk centralizado cuenta con una central en la cual se concentran todos los llamados de todos los clientes con independencia de su localización física.
Se trata de un tipo de mesa de servicio muy adecuada para empresas que gestionan un volumen mayor de tickets de soporte. La central service desk permite hacer este tipo de gestión aun con equipos reducidos.
3. Service desk virtual
Cada vez más común en estos tiempos de transformación digital y de adopción acelerada de home office, el service desk virtual posee un gran nivel de aceptación entre empresas de diversos perfiles.
Este tipo de service desk se concreta mediante el uso el internet y los softwares de soporte técnico remoto. De este modo resulta posible prestar asistencia a los clientes en y desde cualquier parte del planeta.
Este tipo de soporte es una opción muy atractiva, sobre todo en el contexto de la transformación digital que vive el mundo corporativo. Con la Guía de 4 pasos para realizar soporte técnico a distancia obtienes la información necesaria para implementarlo en tu empresas. ¿Te animas?
4. Service desk follow the sun
Muy a tono también con la transformación digital, este tipo de mesa de servicio facilita el intercambio de las demandas de soporte de los clientes entre diferentes centrales de atención.
Este intercambio posibilita que los clientes reciban -muchas veces con auxilio de la IA– soporte especializado las 24 horas por parte de los equipos pertinentes, sin importar la localización geográfica de técnicos ni usuarios.
5. Grupos de soporte especializado
Este tipo de service desk, tal como su nombre lo indica, está formado por equipos de técnicos especializados en áreas específicas cuyo objetivo es solucionar los problemas más complejos de su área.
Son grupos que funcionan de forma integrada con algunos de los tipos descritos con anterioridad. La idea es facilitar el acceso a los representantes técnicos más idóneos para la resolución de problemas muy complejos.
Sistema de ticketing: componente esencial del service desk
El sistema de tickets de soporte, también conocido como sistema de ticketing, es crucial para el funcionamiento del service desk. Se trata de la herramienta encargada de la comunicación con el help desk y en definitiva, permite que todo el proceso fluya.
El ticketing system, otra denominación posible para el sistema de tickets, permite el acceso a una cantidad ilimitada de solicitudes e incidentes de los consumidores. Aún cuando se originan desde canales distintos, el sistema facilita su gestión a través de una única interfaz.
La centralización de los incidentes de los clientes, además de facilitar un seguimiento coherente al progreso de la solución del problema, aporta valiosos datos, cuya utilidad trasciende los límites del soporte informático.
Si te interesa aprender todo sobre el sistema de tickets de soporte y cómo aplicarlos de forma eficiente en tu empresa, no dejes de leer nuestra guía completa: ¿Qué es sistema de ticketing?
7 ventajas de un service desk eficiente
Ahora que ya conoces el origen del service desk, así como su concepto y las características que lo diferencian de otros tipos de soporte, es hora de descubrir las ventajas que aporta la mesa de servicio a las empresas.
1. Contribuye a aumentar la satisfacción de los clientes
Las interacciones que ocurren entre el cliente y el equipo de service desk poseen un valor incalculable. Esta conversación en la que el usuario recibe la solución de un problema complejo, resulta memorable.
Se trata de un contexto más que idóneo para fortalecer el compromiso con el cliente y cultivar su lealtad. Es el tipo de experiencia del cliente que toda organización debe potenciar.
De hecho, un estudio reveló que el 62% de los usuarios piensa que el conocimiento o el ingenio de un representante de servicio al cliente es el factor más importante para una experiencia positiva.
2. Mejora la calidad de la respuesta a los usuarios
Contar con un equipo altamente especializado, capaz de dar una respuesta eficiente ante problemas complejos, constituye una sólida ventaja competitiva para cualquier marca.
Ofrecer respuestas de calidad a tus usuarios consolida la identidad corporativa de tu empresa y fortalece la autoridad de la organización, sin importar el segmento o el modelo de negocios al que te dedicas.
Cuando tus respuestas tienen calidad, la experiencia es superior a las de otras marcas. Y el 73% de las empresas con una experiencia de cliente “superior a la media” obtienen mejores resultados que la competencia.
3. Disminuye el tiempo de respuesta ante los incidentes
El tiempo de respuesta resulta vital para proporcionar una experiencia del cliente que sea sólida y memorable. El service desk es un software que tiene un impacto directo en este importante KPI.
El uso adecuado de respuestas predefinidas para mantener al cliente informado mientras se procesa su solicitud, así como la gestión eficiente de la herramienta de ticketing son algunas de las ventajas que permiten economizar tiempo.
El tiempo de respuesta importa. Tan es así, que el 66% de los adultos afirma que lo más importante que puede hacer una empresa para ofrecer una buena experiencia de cliente en línea es valorar su tiempo.
¿Quieres aprender cómo monitorear el tiempo de respuesta y otros KPI clave de customer support? Conoce 6 métricas clave para medir la eficiencia del servicio al cliente.
4. Fortalece el trabajo en equipo y la comunicación institucional
Por su eficiencia para resolver problemas complejos relacionados con el soporte informático de diversas áreas, así como por su posición privilegiada en la interacción con el cliente, el service desk posee un carácter estratégico.
La introducción del service desk en las organizaciones, además de facilitar la solución de demandas informáticas de mayor complejidad, estimula la interacción con el cliente interno.
Una de las ventajas más sobresalientes es la implementación de un sistema de gestión del conocimiento para registrar el aprendizaje en un lugar al que puedan acceder los integrantes de los diferentes equipos.
5. Reduce el costo del servicio de soporte
El ahorro de costos y la escalabilidad son dos ventajas que el service desk proporciona a las organizaciones. Para ello resulta imprescindible una gestión eficiente del software.
Con un software service desk, tu empresa puede aligerar la carga de los equipos de ingeniería al liberarlos del trabajo simple, lo cual propicia que se puedan concentrar en actividades de valor.
Un ejemplo es el autoservicio, que además de ahorrar costos, es muy popular entre los clientes.
Así lo manifestó casi el 30% de los clientes consultados por Zendesk para el Informe de Tendencias 2020. Estos usuarios prefieren encontrar las respuestas que necesitan online sin comunicarse con un agente.
Según Statista, el 79% de los consumidores estadounidenses afirma haber utilizado al menos en una ocasión un portal de autoservicio para el servicio al cliente.
6. Proporciona información valiosa sobre el cliente y la organización
La interacción del cliente con el service desk, además de ser una magnífica oportunidad para mejorar la customer experience, constituye una valiosa fuente de información.
Dicha fuente no solo aporta datos acerca de las necesidades no resueltas del usuario o sobre las principales expectativas del cliente. Service desk también brinda información vital referida al funcionamiento de la organización, por ejemplo:
¿Cuáles son las áreas con mayor número de tickets?
¿Qué tipo de incidencias resultan más complejas para el equipo de help desk?
Esto y mucho más puedes conocerlo al analizar los informes de service desk.
7. Facilita la identificación de problemas sistémicos en la organización
Puedes utilizar service desk como una herramienta de supervisión. Esto se debe a que con ella es posible identificar y abordar las incidencias de servicio con un carácter preventivo.
Service desk funciona como un sistema de alerta anticipada que te permite avizorar las causas de posibles futuras interrupciones en el servicio y así impactar de manera positiva en la gestión proactiva de problemas.
Para que te hagas una idea, cada minuto de inactividad en los servidores de los centros de datos puede costar hasta 9000 dólares, según un informe publicado en México por la agencia Notipress.
Además de las 7 mencionadas, existen otras ventajas al implementar un service desk en tu organización. Entre ellas, la capacitación de clientes internos y externos, así como el aumento de la productividad.
Ahora que ya conoces algunas de las muchas ventajas que puedes aprovechar si cuentas con un service desk en tu empresa, te mostraremos un paso a paso para implementarlo.
Paso a paso para implementar un software de service desk
Si estás tan entusiasmado con las bondades de service desk que has decidido implementarlo en tu empresa, es conveniente que le des un vistazo a este paso a paso que te proponemos.
Se trata de criterios generales que puedes adoptar con independencia del perfil o el tamaño de tu negocio. Es muy importante que adaptes cada sugerencia a la realidad de tus clientes y de tu organización
1. Haz una planificación cuidadosa
El proyecto de implementación del service desk debe ser planificado de manera cuidadosa y detallada. No es conveniente dejar nada a la improvisación en un asunto con este nivel de complejidad.
El road map u hoja de ruta que definas debe incluir aspectos tales como el resultado esperado al final de la implementación, la lista de las actividades que serán ejecutadas con sus correspondientes fechas y responsables.
La planificación es el principio del camino para el éxito y service desk no constituye una excepción en este sentido. Al contrario, por ser transversal, demanda una planeación superior.
Un estudio desarrollado en México concluyó que las empresas altamente competitivas son aquellas que innovan, tienen un nivel tecnológico superior y poseen una planeación estratégica en su gestión empresarial.
2. Involucra a todos
Quizás parezca que la implementación del service desk es un proceso que involucra solo al personal de TI, pero esto no es exactamente así. Sin restar protagonismo al área, debes lograr involucrar al resto de los equipos.
De hecho, en muchas organizaciones service desk trasciende los límites del soporte para convertirse en un componente integral de las operaciones comerciales de las empresas.
Esto se debe en gran medida al avance acelerado de la transformación digital y a la necesidad intrínseca de modernización que demandan las empresas para conseguir mantenerse en el mercado.
Siendo así, resulta conveniente involucrar al usuario final en la implementación del service desk. Sobre todo al cliente interno, quien a fin de cuentas es corresponsable de los procesos de soporte en la empresa.
3. Controla y evalúa los cambios
La gestión de cambios resulta crucial en la implementación del service desk. Es muy probable que se propongan muchos cambios y hasta que sean necesarios, pero no se deben hacer de forma descontrolada.
Las decisiones sobre modificaciones en el proyecto se deben tomar de forma colegiada, en el contexto de un genuino y eficiente ejercicio de gestión de cambios.
Un elemento muy importante a considerar al decidir sobre los cambios del proyecto es la cuestión de minimizar los riesgos. Recuerda que en planificación la falta de cálculo resulta tan peligrosa como la inflexibilidad.
4. Define un período de pruebas
La definición de un período piloto en el que se puedan realizar pruebas que simulen escenarios lo más parecidos posible al entorno de producción real es un requisito indispensable para implementar service desk.
Una alternativa muy utilizada por las empresas es la puesta en marcha parcial del service desk para una determinada región geográfica o para un área de negocios específica.
Otra alternativa son los user acceptance testing, que sirve para probar la solución con aquellos usuarios que lo deseen. En cualquier caso el objetivo es el mismo: verificar la efectividad de la solución en un entorno real.
5. Mide el desempeño del service desk
Una vez terminado el período de prueba de forma satisfactoria, puedes extender el uso del service desk para todas las regiones y áreas comerciales de tu empresa y empezar a recoger los frutos.
Sin embargo, se debe enfocar la implementación como un proceso continuo, y medirlo de forma sistemática con las métricas adecuadas para evaluar su impacto en la organización
En este sentido, la elaboración de un checklist de funcionalidad del software desde el principio del proyecto es de gran utilidad. Otra herramienta crucial es la encuesta de satisfacción con los usuarios finales.
La evaluación de cierre de la implementación del service desk también es muy relevante. Aquí es esencial valorar el aspecto financiero y recopilar las mejores experiencias para proyectos futuros.
Mejores prácticas de service desk
El uso continuo del service desk por diversas empresas ha dado lugar al establecimiento de lo que se conoce como procedimientos recomendados o mejores prácticas.
A continuación, te ofrecemos una lista de estos procedimientos, los que aparecen divididos en tres grandes grupos para facilitar su comprensión.
Grupo 1. Prácticas de fidelización de cliente
- Comprende las necesidades reales de tus usuarios. Un primer paso es la construcción de tu buyer persona.
brinda un autoservicio de calidad al que el cliente pueda acceder en cualquier momento desde sus canales preferidos.
Usa los contratos de calidad de servicio (SLA).
Resuelve la mayor cantidad de incidencias posibles durante la primera interacción con el cliente.
Mide la satisfacción del cliente respecto al service desk de forma sistemática.
Grupo 2. Prácticas de gestión de personas y de generación de informes
Evita que las incidencias se conviertan en problemas: usa la información generada por el service desk para controlar la operación y corregir el tiro cuando sea necesario.
Ten un manual de procedimientos claro y conocido que delimite la delegación y remisión a instancias superiores.
Potencia el software de service desk para la generación de informes en menos tiempo y con menor esfuerzo.
Reconoce al personal de service desk y hazlo de forma cotidiana.
Garantiza que la gerencia acceda en tiempo real a las operaciones e informes de service desk.
Entrena al personal de service desk no solo en aspectos técnicos, sino también en la comunicación y en la atención al cliente.
Grupo 3. Prácticas de uso de tecnologías y de gestión del conocimiento
Controla las delegaciones y remisiones a instancias superiores mediante la implementación de capacidades de flujo de trabajo de solicitudes de servicio.
Automatiza las solicitudes frecuentes con el autoservicio, utilizando un enfoque omnicanal.
Identifica las preguntas frecuentes y pon a disposición de tus clientes las respuestas automatizadas.
Usa el software de service desk para registrar las comunicaciones entre agentes y usuarios.
Mantén actualizadas tus bases de datos.
La implementación de las mejores prácticas de service desk, así como la elección de la solución tecnológica que mejor se adapte a la realidad de tu empresa, son cruciales para ofrecer una excelente experiencia del cliente.
Hay muchos factores que contribuyen con una experiencia positiva del cliente:
precios accesibles;
gama de productos o servicios disponibles;
conveniencia o facilidad de uso;
promociones ofrecidas y muchos otros.
Pero entre ellos, el servicio es fundamental. La experiencia del cliente es la suma de cada momento de servicio a lo largo de la jornada del cliente, de una interacción a otra.
La principal diferencia entre el servicio de hoy y el de hace 10 años es que los clientes esperan un servicio premium desde la primera interacción de ventas o de marketing, que se prolongue hasta el momento en que piden ayuda, después de la compra y todo el camino de regreso.
El servicio de atención al cliente es algo más que el cliente; también incluye a tu negocio y tus equipos. Tu empresa merece una tecnología de lujo para el service desk y Zendesk te la ofrece.
Al adoptar Zendesk para el Servicio de Atención al Cliente podrás:
- Administrar y responder desde un único lugar: Facilita el seguimiento, la priorización y la respuesta a los clientes con un espacio de trabajo unificado de agente. Con el contexto completo del cliente los agentes pueden proporcionar un soporte mejor y más personalizado.
- Optimizar tu trabajo con el desvío y la inteligencia empresarial: Aprovecha la inteligencia empresarial y el desvío integrados para recopilar detalles esenciales e introducir menos datos. Además, podrás derivar los problemas al agente más preparado para resolverlos.
- Ofrecer contenido de autoservicio a gran escala: Faculta a los gestores de contenidos con una administración del conocimiento integrada. Comparte la carga de trabajo haciendo que los agentes aporten su experiencia directamente desde su espacio de trabajo.
- Disponer de datos valiosos para un análisis completo: Analiza las necesidades de tus clientes, supervísalas y actúa en consecuencia. Integra los sistemas de ventas, de atención al cliente y de terceros con análisis e informes fáciles de usar.
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