¿Qué es un roadmap?: guía para hacer tu hoja de ruta

Un roadmap, también conocido como hoja de ruta o plan de acción, se define como la secuencia general de pasos a seguir para alcanzar los objetivos del diseño de un producto o proyecto particular. Se trata de un documento que sirve para emprender y dar seguimiento a un proyecto, y que incluye las etapas y acciones para concretarlo. Se usa comúnmente para desarrollo de software o proyectos internos de las empresas.

Si tienes un negocio o trabajas en la gestión de proyectos, necesitas conocer qué es un roadmap y aprender a aplicarlo. De hecho, saber cómo hacer un roadmap que funcione puede convertirse en una ventaja competitiva y ayudarte a gestionar mejor tus inversiones: las empresas desperdician US$122 millones por cada inversión de US$1.000 millones debido a una mala gestión de proyectos.

Aquí, además de profundizar en qué significa un roadmap de un proyecto, verás algunas ideas sobre cómo hacer una hoja de ruta que se adapte a las características de tu organización.

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En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es un roadmap?
• Tipos de roadmap
• ¿Cómo hacer un roadmap de producto?
• 7 componentes de una hoja de ruta ágil para productos
• 7 pasos para la elaboración de una hoja de ruta de producto
• Visualización del roadmap
• ¿Qué es el roadmap de un proyecto?
• Roadmap de proyectos vs. roadmap de productos
• 3 componentes de la hoja de ruta de proyectos
• Roadmap para un proyecto de transformación digital paso a paso
• Tecnología al servicio de tu negocio

¿Qué es un roadmap? 

Como se mencionó antes, roadmap significa hoja de ruta. Ambos términos se utilizan de manera indistinta en el mundo corporativo, por tanto, puedes aplicar uno u otro en tu gestión de proyectos o desarrollo de productos. 

“La expresión ‘roadmap’ se utiliza para dar a conocer el ‘trazado del camino’ por medio del cual vamos a llegar del estado actual al estado futuro. Es decir, la secuencia de actividades o camino de evolución que nos llevará al estado futuro”. (Sensagent)

Según esta definición de hoja de ruta, para posicionarse de forma estratégica, las organizaciones necesitan saber exactamente dónde están y, sobre todo, hacia dónde se dirigen. Es ahí donde entra a jugar su rol el roadmap.

Antes de continuar, tienes que saber que el roadmap es una herramienta descriptiva y, sobre todo, visual (usa gráficos para mostrar las demandas de recursos humanos, financieros y tecnológicos; así como los plazos de cumplimiento de las acciones trazadas), cuya función es alinear a todas las personas involucradas en un proyecto. 

En definitiva, el roadmap recoge la secuencia general de pasos a desarrollar para alcanzar los objetivos de un producto o proyecto; y se trata de una herramienta operativa con mayor flexibilidad y dinamismo que el tradicional plan estratégico. 

Para que la hoja de ruta cumpla su cometido, debes hacer un certero diagnóstico inicial. Ese punto de partida sirve para conducir a la organización hacia el escenario ideal. 

Ahora que ya sabes qué es un roadmap, aquí tienes algunos tips antes de pasar a la siguiente fase, donde verás qué tiene que tener un roadmap y cómo hacer tu hoja de ruta: 

• Establece objetivos claros y concisos; 
• Define las etapas (no olvides evaluación y control);
• Considera acciones a corto, mediano y largo plazo;
• Establece tus prioridades en función del ROI. 

Ventajas de usar la herramienta de roadmap

1. Permite que las empresas trabajen con objetivos y direccionamientos claros;
2. Sirve para mapear los proyectos detrás de grandes inversiones;
3. Contribuye a mostrar el progreso a equipos, clientes y accionistas;
4. Define las etapas del proyecto o producto, lo cual facilita la implementación de mecanismos de evaluación y control;
5. Facilita el flujo de trabajo;
6. Mejora la organización de procesos y la productividad; 
7. Propicia que los equipos se mantengan enfocados en lo que más importa: la experiencia del cliente.

En resumen, saber qué es un roadmap y aplicarlo en tu empresa te permite optimizar la gestión de tiempo y de recursos, así como perfeccionar el manejo de riesgos y la gestión de cambios.

Tipos de roadmap

1. Roadmap de producto

Es una hoja de ruta específica para empresas que quieren divulgar un producto nuevo, por ejemplo. En general, se trata de upgrades o cambios en un producto derivados del feedback de los usuarios, por lo que en el proceso se emplean también otras metodologías, como Kanban y Scrum. 

En este caso, los usuarios están involucrados en el proceso y forma parte del roadmap consultar su opinión sobre los cambios y nuevas funcionalidades. ¡Más adelante verás cómo hacer uno! 

¿Quieres saber más sobre metodologías ágiles? Descubre qué son, cuáles son las ventajas de implementarlas en tu empresa y cuáles son las más utilizadas.

2. Roadmap estratégico 

Como viste, el roadmap es una herramienta de gestión que sirve para marcar el transcurso de proyectos de larga duración. En lo que se refiere a la planificación estratégica de una empresa, la hoja de ruta estratégica establece una visión de largo plazo para los proyectos que forman parte de la planificación anual, por ejemplo. 

3. Roadmap tecnológico 

Parte de la planificación estratégica de las empresas y de la definición de proyectos tiene que ver con adquirir y aplicar nuevas tecnologías. Ese trabajo también requiere una planificación y es donde el roadmap puede ayudar con la distribución de recursos, comunicaciones, entrenamientos y toda la gestión del conocimiento que requiere un cambio tecnológico en una organización. 

¿Cómo hacer un roadmap de producto?

Hay dos tipos de hojas de ruta: las que se diseñan en función de un producto y las que se crean para regir el desarrollo de un proyecto. A continuación, te mostramos cómo hacer un roadmap de producto.

Este tipo de hoja de ruta debe contener las respuestas a las posibles preguntas que puedan surgir durante el desarrollo del producto. Si aspiras a que tu oferta tenga éxito e impacte de forma extraordinaria en la experiencia del cliente, debes crear un roadmap flexible, que se adapte a los cambios que pueda experimentar el producto. 

Existen diversos enfoques para el diseño del roadmap de productos. Entre los más utilizados se destacan la hoja de ruta en cascada y la hoja de ruta ágil. 

La hoja de ruta de productos en cascada se caracteriza por transmitir un compromiso a largo plazo. Tiene un carácter más estratégico y general que otros tipos de roadmaps. Por su parte, la hoja de ruta ágil resulta más operativa y funcional a corto y mediano plazo. Quizás por eso es la preferida de muchas empresas en su planificación.

Aunque ambas son eficientes, a continuación sigue una descripción de la hoja de ruta ágil y sus componentes; ya que se adapta mejor a las necesidades y hábitos de consumo del cliente actual.

Sigue leyendo y descubre qué tiene que tener un roadmap. 

7 componentes de una hoja de ruta ágil para productos

1. Producto

Artículo o servicio que ofrece la empresa con el fin de satisfacer las necesidades de sus clientes. Puede ser tangible o intangible.

2. Objetivos

Metas que se propone alcanzar la organización en cada una de las etapas de desarrollo del producto. Se caracterizan por estar asociados con indicadores de desempeño concretos, lo cual permite su medición.

3. Cronología 

Calendario que recoge las fechas de lanzamiento de productos, así como los momentos en los que se presentarán las nuevas versiones. 

4. Producto mínimo viable

MVP es una técnica que permite que un nuevo producto adquiera las características necesarias para comenzar a funcionar de manera básica. Es de gran utilidad para conocer la opinión del cliente e introducir cambios.

5. Versiones

Actualización que experimentan los productos desde su lanzamiento como consecuencia de las modificaciones que ocurren durante su desarrollo y evolución. 

6. Funciones

Beneficios que el producto proporciona al cliente. Pueden estar asociados con la apariencia, el uso específico o la posición del producto en el mercado. En esencia, se trata de la relación que se establece entre el producto y el cliente.

7. Historias de usuarios

Término equivalente a características. Contiene la definición de la funcionalidad del producto desde la perspectiva del usuario final. 

7 pasos para la elaboración de una hoja de ruta de producto

1. Diagnóstico inicial 

Antes de lanzarte a producir debes estudiar el escenario que te rodea y realizar un análisis profundo hacia el interior de tu empresa. Los estudios de mercado resultan muy útiles durante este primer paso.

2. Definir objetivos

Los objetivos constituyen el norte fundamental hacia los que se movilizarán los recursos humanos, financieros y tecnológicos. 

3. Mapear de historias de usuarios

Nada como conocer de forma exhaustiva las expectativas del cliente para crear un producto exitoso. Al pensar como el usuario ―y eso incluye al cliente interno― se pueden agrupar todas las sugerencias en un mapa conceptual y obtener así una visión gráfica del producto deseado.

Lee también: ¿Qué significa feedback? Tipos de feedback y cómo aplicarlos.

4. Establecer prioridades y características 

Cuando la visión general está lista, es la hora de establecer las prioridades y definir qué características va a alcanzar el producto en cada etapa y qué funciones debe cumplir en cada período.

5. Definir niveles

Según la magnitud del proceso necesario para la construcción definitiva de tu producto, debes decidir en cuántos niveles vas a dividirlo. 

Para un producto menos complejo se aconsejan hasta tres niveles, mientras que para aquellos más estructurados puedes establecer hasta seis. Es en este paso que se produce la categorización de las tareas en correspondencia con un cronograma.

6. Representación gráfica 

En este paso debes crear un mapa general de la hoja de ruta al que deben tener acceso todas las partes interesadas. 

Además de los niveles, es esencial que esta representación contenga las pruebas que se realizarán y los plazos establecidos para la incorporación o modificación de funciones.

7. Modificación de la hoja de ruta

La hoja de ruta es una herramienta flexible y es importante que se introduzcan los cambios necesarios de acuerdo con la reacción del mercado y a la satisfacción del cliente con el producto. Te preguntarás… ¿Es necesario actualizar el roadmap? 

Como viste hasta aquí, la herramienta de roadmap sirve tanto para trazar la trayectoria de un proyecto como para organizar la creación de un producto con la colaboración de los usuarios. Según cuál sea el objetivo de la hoja de ruta, demandará o no actualización. 

Si, por ejemplo, se trata del desarrollo de algún tipo de software, un proyecto que exige la participación activa de varios usuarios y de feedback constante, es natural que el roadmap esté en un estado de cambio constante. 

Para otro tipo de proyectos, donde no son necesarios intercambios tan asiduos, el roadmap puede ser más estático y no precisa de actualización constante. 

Visualización del roadmap

Para crear un roadmap de producto puedes utilizar un diagrama de Gantt. Es una gráfica de barras horizontal que permite mostrar el flujo de las actividades, tareas y objetivos (eje Y) en una línea de tiempo (eje X). En este tipo de gráfico cada barra representa una tarea y cómo esta avanza de inicio a fin. La barra en este caso sirve para indicar la duración de cada tarea.

Algunos consejos para usar esta herramienta gráfica:

• Usa una barra para cada tarea o actividad;
• Agrupa las barras por proyecto o equipo;
• Ordena las barras según su prioridad;
• Ordena las barras según su funcionalidad;
• Usa colores diferentes para diferenciar las barras, también para crear categorías según tipo o estatus;
• Utiliza la herramienta de relleno de la barra para mostrar el progreso de cada tarea;
• Utiliza formas o íconos para mostrar hitos;
• Crea flechas para mostrar interrelaciones entre tareas. 

¿Cómo mostrar el roadmap para los accionistas? 

En este caso, quizás no sea necesario mostrar el nivel de detalle que darías para tus equipos internos, sino dar un panorama general de la estrategia y sus avances según algunos marcos de tiempo (trimestral, semestral, etc.). 

¿Cómo mostrar el roadmap para equipos internos? 

En este caso sí es necesario el nivel de detalle, así como indicar la responsabilidad de cada uno en la concreción de las tareas. Para equipos internos es una buena idea crear marcos temporales más próximos, como semanal o mensual, para evaluar los avances de las diferentes tareas. 

Sobre los marcos de tiempo, debes ser responsable y realista al fijarlos. Si quieres ver resultados reales no debes fijar plazos muy acotados que no coincidan con el día a día de tu equipo. 

De esta forma, puedes ofrecer la visualización el roadmap de la siguiente manera:

• Para accionistas o inversores: objetivos generales o de alto nivel;
• Para equipos: tareas específicas y marcos de tiempo, prioridades, hitos y correlación entre equipos y tareas. 

Si bien es posible crear hojas de ruta en Excel, como antiguamente, los diagramas gráficos son más útiles y visualmente atractivos. Algunas herramientas novedosas para crear roadmaps son:

• Trello;
• Roadmap Planner;
• ProductPlan.

¿Qué es el roadmap de un proyecto?

Hasta aquí viste qué es un roadmap de producto y cómo hacerlo, pero, ¿qué es un roadmap de proyecto?

La hoja de ruta de proyecto se caracteriza por ofrecer una panorámica con altos niveles de precisión acerca del cumplimiento de los objetivos, los logros y las entregas de un proyecto determinado.

Roadmap de proyectos vs. roadmap de productos

Para que entiendas bien las diferencias entre uno y otro y puedas aplicar la herramienta según tus necesidades, ahora verás las principales utilidades según el propósito. 

El roadmap de producto exige el input de los desarrolladores sobre las nuevas funcionalidades y cuándo serán lanzadas. De esta forma, el resto de los equipos pueden estar al tanto de los avances y hacer su trabajo en consecuencia. Por ejemplo, el equipo de marketing precisa saber la fecha de lanzamiento para preparar comunicaciones y eventos. 

El roadmap de proyecto se aplica a otras acciones que pueden ir más allá de un lanzamiento de producto. Por ejemplo, eventos, programas de responsabilidad social empresaria, cambios en la cultura organizacional, etc. Es decir, todo lo que involucra los pasos a seguir para completar un proyecto con éxito. 

La hoja de ruta de proyectos, por tanto, propicia la alineación de los implicados en torno a los objetivos y a los valores de la empresa; y su divulgación resulta un punto clave en la estrategia de comunicación institucional.

A diferencia de la hoja de ruta de producto, el roadmap de proyecto puede ser utilizado tanto para un evento virtual, como por ejemplo, un webinar, como para el proceso de implementación de un software, como un CRM de ventas.

De hecho, cualquier proyecto que inicies en tu empresa debería contar con hoja de ruta. Al usar esta herramienta de gestión, adquieres una percepción más completa del proceso en cuestión. 

Mira a continuación los tres componentes fundamentales del roadmap de proyectos.

3 componentes de la hoja de ruta de proyectos

1. Herramientas tecnológicas: Cada una de las soluciones que se van a utilizar en el roadmap de proyecto deben estar recogidas en la hoja de ruta. Especial atención merecen las que garantizan la seguridad de los datos y las que facilitan la automatización de procesos. 
2. Recursos humanos: El triunfo de cualquier proyecto depende en primer lugar de la calidad humana y profesional de las personas que se involucren en él. Por tanto, el roadmap de proyecto debe priorizar, tanto en su diseño como en su ejecución, los recursos humanos idóneos para las tareas previstas.
3. Planificación: Como toda herramienta de gestión, la hoja de ruta de proyecto debe comprender una planificación minuciosa de las tareas y las etapas correspondientes. Entre las principales acciones se destacan la comunicación oportuna y eficiente del roadmap a todos los involucrados en el proyecto, con énfasis en la participación de los clientes.

Roadmap para un proyecto de transformación digital paso a paso

En el contexto de la transformación digital resulta muy útil conocer qué es un roadmap y cómo hacerlo. Puedes adaptar a tu realidad la hoja de ruta que te ofrecemos a continuación.

1. Construye las bases para la transformación digital de tu empresa 

Contrario a lo que podría pensarse, el mayor obstáculo para la transformación digital no reside en la implementación de nuevas tecnologías, sino en las barreras culturales corporativas. 

Al realizar el diagnóstico para tu roadmap de transformación digital, no te olvides de explorar los conocimientos y la inclinación de tu equipo ante este desafío.

El diagnóstico de clima organizacional permite identificar las fortalezas y debilidades de una empresa con respecto al entorno laboral. Aprende cómo hacer uno en 4 pasos.

2. Diseña y desarrolla la estrategia de cambio 

En el diseño del proyecto debes considerar con igual rigor tanto las variables técnicas como las culturales. Recuerda que el objetivo final es el desarrollo de capacidades que funcionen como ventajas competitivas.

En este sentido, es clave la correcta identificación de problemas. Otra recomendación es que el diseño esté enfocado en las personas y no en los procesos.

Por ejemplo, la determinación de fechas de entrega parcial con un carácter periódico razonable, permite que no transcurra un tiempo excesivo sin evaluar el desarrollo del proyecto. El análisis objetivo de estas entregas debe ser usado para la mejora continua del proyecto de transformación digital. Esto permite, entre otras ventajas, que aumente la satisfacción del cliente.

3. Crea un proceso de transformación digital sostenible

Tu hoja de ruta debe garantizar que se mantengan las capacidades alcanzadas. De lo contrario, corres el riesgo de perder la inversión, pues la transformación digital es un proceso que no se detiene.

Lejos están los tiempos en los que las soluciones y tecnologías innovadoras solo les importaban a los expertos digitales. La transformación digital es hoy una preocupación para todas las empresas y los equipos. Ya no se trata de evolucionar para no quedarse atrás. Es básicamente una cuestión de supervivencia.

Tecnología al servicio de tu negocio

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