Cómo hacer un reporte de ventas mensual paso a paso

Aprender cómo hacer un reporte de ventas mensual es fundamental para cualquier líder de equipos comerciales. Con este documento, puedes saber si tus estrategias están funcionando, además de identificar oportunidades y prevenir problemas.

De hecho, el Informe de Tendencias 2021 de Zendesk reveló que más del 60% de las empresas realizó inversiones relacionadas a la toma de decisiones basada en datos. Las tecnologías que automatizan los reportes de ventas y ganancias, por ejemplo, se suman a esa cuenta.

En este artículo, descubrirás qué lleva un reporte comercial y cómo hacerlo en cinco pasos muy sencillos. Con menos intuición y más hechos, podrás guiar tu negocio hacia el éxito. ¿Empezamos?

¿Qué es un reporte de ventas y ganancias?

Un reporte de ventas es un documento que analiza el desempeño del equipo comercial en un período determinado: puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.

Su objetivo es evaluar la efectividad de las estrategias de ventas empleadas, incluyendo la capacidad para alcanzar las metas establecidas y los obstáculos a superar.

Cuando los resultados obtenidos en un reporte de ventas y ganancias se comparan con otros períodos, es posible identificar tendencias y hacer predicciones basadas en el patrón de ocurrencias de un hecho dado.

¿Cuáles son los principales elementos de un reporte?

Antes de aprender cómo hacer un reporte de ventas mensual, es bueno tener en cuenta los elementos principales que deben incluirse en tu análisis. ¡Echa un vistazo!

Datos generales sobre las ventas

• Número de ventas realizadas x número de oportunidades generadas en el período;

• Crecimiento de ingresos y posibles pérdidas financieras;

• Cantidad promedio gastada por cliente;

• Tasa de conversión de oportunidades.

Datos operacionales de ventas

• Cantidad de tratos cerrados por vendedor;

• Cantidad de reuniones agendadas;

• Porcentaje de cuota de ventas que se ha alcanzado.

Datos de fidelización

• Tasa de retención de clientes;

• Ingresos por recompras;

• Tiempo transcurrido entre la primera y la segunda compra;

• Grado de satisfacción con el servicio postventa.

¿Cómo hacer un reporte de ventas mensual?

Ha llegado el momento de aprender cómo hacer un reporte de ventas mensual. Con el siguiente paso a paso, podrás evaluar el desempeño de tu equipo comercial e identificar oportunidades de mejora.

Paso 1: Selecciona los datos relevantes

El primer paso en un reporte comercial es determinar qué datos son relevantes para las personas a las que presentarás el documento.

Un gerente de marketing, por ejemplo, puede estar interesado en saber qué campañas han generado los clientes más rentables para la empresa. Un gerente de retención, por otro lado, puede querer saber la cantidad de clientes que han comprado más de una vez y cuánto tiempo tardó en ocurrir.

Es esta información la que revelará la efectividad de las estrategias adoptadas y podrá orientar la toma de decisiones basadas en hechos, incluida la asignación inteligente de recursos.

Paso 2: Define los parámetros de análisis

Una vez que hayas seleccionado y filtrado los datos relevantes para tu reporte, es el momento de definir los parámetros de análisis, también conocidos como KPI de ventas.

Algunos datos generales que siempre son interesantes: número de productos vendidos, ingresos, costo de adquisición de clientes (CAC), retorno de inversión (ROI) y tasa de retención.

Según el objetivo y la audiencia a la que se dirige tu reporte, es posible que también desees incluir el crecimiento de las ventas, nuevas oportunidades, rendimiento del equipo o vendedores individuales.

Paso 3: Compara la información obtenida con periodos anteriores

En un reporte de ventas y ganancias es fundamental indicar el período analizado y compararlo con datos anteriores. En el caso de una investigación mensual, normalmente analizarás 30 días de datos.

Sin embargo, esta es solo una forma de hacerlo. Puedes observar el desempeño de tu equipo de forma trimestral, semestral y anual. Todo depende del propósito del documento.

Por lo tanto, es importante tener un sistema para recopilar, organizar y almacenar esta información. El software CRM de ventas, por ejemplo, hace este trabajo de manera excelente y es capaz de automatizar varios elementos de un reporte.

Paso 4: Contextualiza los resultados obtenidos

Los números fuera de contexto pueden ser engañosos y dar lugar a interpretaciones erróneas. Para evitar que esto suceda, es importante explicar por qué esos datos están ahí, cómo se obtuvieron y qué significan.

Por ejemplo, si trabajas en una agencia de turismo enfocada en países tropicales, es posible que las ventas caigan durante el invierno en esa región del planeta. Después de todo, los atractivos del destino son el calor, las playas y las actividades al aire libre.

Sin embargo, estas inferencias no siempre son evidentes. Recuerda conectar estos puntos explícitamente en tu reporte de ventas mensual.

Paso 5: Presenta tus hallazgos visualmente

La forma en que presentas la información a tu audiencia es tan importante como los datos en sí.

En lugar de darles decenas de páginas con extractos, porcentajes y otras cifras difíciles de entender, intenta utilizar gráficos para facilitar la visualización de los resultados.

Además de hacer que la información sea más agradable, los gráficos facilitan la identificación de tendencias y permiten una comparación más inmediata.

Automatiza tu reporte comercial con Zendesk

Aunque sepas cómo hacer un reporte de ventas mensual, esta es una tarea que puede llevar tiempo si se realiza manualmente.

Después de todo, a medida que tu negocio crece, también lo hace el volumen de datos: son más clientes y más transacciones para analizar.

Con la solución de ventas de Zendesk, puedes automatizar tu reporte comercial y mejorar la productividad de tu equipo. Esta herramienta te permite:

• Tener más visibilidad del embudo de ventas;

• Hacer un pronóstico de ventas realista, basado en el patrón de períodos anteriores;

• Monitorear el rendimiento de tus representantes de ventas;

• Obtener recomendaciones de leads inteligentes;

• Integrar con otros sistemas para mantener tu negocio sincronizado.

¿Listo para automatizar tu reporte de ventas y ganancias? Empieza tu prueba gratuita hoy.