Cómo hacer una planilla de ventas en Excel [GUÍA SIMPLE]

Si estás ante el desafío de monitorear resultados o cambiar tu estrategia comercial, quizás te preguntes cómo hacer una planilla de ventas. 

Después de todo, este documento es un insumo muy valioso para el equipo de ventas, que necesita de datos precisos para analizar tendencias, realizar pronósticos y tomar decisiones estratégicas.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es una planilla de ventas?
• ¿Por qué es importante realizar el registro de tus actividades comerciales?
• ¿Qué incluye el seguimiento diario, semanal y mensual?
• ¿Cómo hacer una planilla de ventas en Excel con gráficos?
• ¿Cómo asegurarte de que el documento sea útil y efectivo?
• ¿Cómo profesionalizar tu reporte?

¿Qué es una planilla de ventas?

Una planilla de ventas es una hoja de cálculo que sirve para registrar, visualizar y analizar los movimientos comerciales de una empresa. Su objetivo es brindar la información necesaria para evaluar resultados, hacer previsiones, crear estrategias y entender el desempeño de los representantes de ventas.

Te recomendamos leer: ¿Qué es control de ventas y cuál es su importancia? 

¿Qué incluye el seguimiento diario, semanal y mensual?

En un reporte de ventas en Excel, puedes segmentar los resultados según el período de tiempo que deseas analizar. Por ejemplo, días, semanas o meses. 

Reporte de ventas diarias

Para anotar las ventas diarias, puedes incluir qué actividades comerciales realizó tu equipo durante el período de un día, como:

• cierre de ventas;
• generación de leads;
• contactos realizados;
• clientes perdidos. 

Entre otros KPI de ventas, el reporte de ventas diario en Excel te ayuda a saber qué tan productiva es tu fuerza de ventas. 

Una herramienta complementaria que puedes usar es la plantilla de evaluación del desempeño de vendedores de Zendesk, con 4 metodologías para evaluar el rendimiento de los vendedores.

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Reporte de ventas semanal 

Administrar tu pipeline de ventas día a día quizás no te de una visión adecuada de tus logros a corto plazo. Para eso existe el reporte de ventas semanal que también puedes hacer en Excel. 

Este documento te permite hacer una evaluación rápida de tu actividad con el fin de tomar decisiones efectivas. Existen estrategias que admiten cambios repentinos cuando el objetivo es impulsar la tasa de cierre. Por ejemplo, si tienes dificultades en la relación con un prospecto.

Digamos que tu planificación daba una semana de plazo para convertir la venta y no lo has conseguido. ¿Qué necesitas cambiar? ¿Es hora de desistir de la venta o un giro en la estrategia puede hacer la diferencia? 

Además del reporte de ventas semanal en Excel, existen otros métodos para visualizar resultados Lee: ¿Qué es la tasa de conversión y cómo se relaciona con el embudo de ventas?

Reporte de ventas mensuales 

Si estás enfocado en tus objetivos de largo plazo, entonces será más productivo para ti comprender cómo hacer un registro de ventas mensual.

Este instrumento te dará los siguientes datos: 

• performance de tu equipo de ventas durante el mes;
• resultados de ventas en este período;
• estado de tu pipeline de ventas.

Además, puedes usarlo a tu favor para analizar indicadores de venta valiosos para tu planificación, tales como: 

1. Leads generados: personas que se interesaron en tu producto o servicio y tomaron algún tipo de acción. Por ejemplo: descarga de contenido (guía o ebook), suscripción a newsletter, inscripción en webinar, entre otros.
2. Leads calificados: leads que has nutrido con información relevante y con los que ya has tenido una conversación. Con ellos, has dado un paso más hacia la conversión. 
3. Costo de adquisición de cliente: el CAC es una métrica que te dice cuál fue el gasto de conseguir a un cliente y si necesitas reducirlo en los próximos meses. 

4. Tasa de conversión: Expresa la relación entre el número de oportunidades generadas (leads) y las que se convierten en ventas efectivas. 
5. Ticket medio: Es lo que obtienes al dividir el valor total de las ventas entre el número de pedidos.

Además, vale la pena incluir datos de fidelización en el reporte de ventas en Excel.Tus datos de retención de clientes son tan o más importantes que tus datos de adquisición.

De hecho, un aumento de tan solo 5% en la tasa de retención genera entre un 25% y 90% de aumento en las ganancias.

El trabajo que hagas para fidelizar a tus clientes y retenerlos también debe verse reflejado en tu reporte de ventas, pues un gran porcentaje de tus ingresos puede provenir de esa fuente. 

Cuando aprendas cómo hacer una planilla de ventas en Excel, puedes incluir los siguientes datos de fidelización en tu reporte:

• Tasa de retención de clientes;
• Ingresos por recompras;
• Tiempo transcurrido entre la primera y la segunda compra;
• Grado de satisfacción con el servicio postventa.

Puedes obtener esta información de diferentes fuentes, como antiguos reportes de ventas, resultados de encuestas de satisfacción e información almacenada en tu CRM de ventas.

Un CRM de ventas te ayuda a visualizar el historial de cada cliente y todos los acontecimientos de su relación con la empresa; desde el momento en que es un lead hasta la conversión. 

Lee: CRM de Ventas: ¿qué es, para qué sirve y qué tan importante es?

¿Cómo hacer una planilla de ventas en Excel con gráficos?

El software Excel, de Microsoft Windows, es un programa de hojas de cálculo en el que, además de ingresar información de forma ordenada, puedes crear filtros, fórmulas, gráficos, entre muchísimas otras funciones (simples y avanzadas). 

Si no eres usuario de Windows o quieres trabajar de forma colaborativa con otros usuarios en línea, puedes usar las hojas de cálculo de Google, Google Sheets, que también son compatibles con Excel. 

Aprende cómo hacer una planilla de ventas en Excel con los siguientes pasos: 

1. Reúne tus datos de ventas (diarios, semanales o mensuales)

Cuando te preguntas cómo hacer una tabla de ventas, debes tener en cuenta las necesidades de tu empresa. ¿Qué te gustaría saber al mirar un reporte del departamento comercial?

Algunos datos que puedes incluir en tu planilla son:

• Ingresos de ventas semanales;
• Contactos realizados;
• Reuniones comerciales;
• Leas generados;
• Leads calificados;
• Tasa de conversión;
• Costo de adquisición de clientes.

En la hoja de cálculo puedes relacionar todos estos indicadores por vendedor. De esta forma, sabrás a quién adjudicar los resultados y podrás evaluar el desempeño general e individual de tu equipo. 

2. Crea fórmulas para obtener y comparar resultados 

Una de las grandes ventajas de entender cómo hacer una planilla de ventas en Excel es la posibilidad de crear fórmulas para realizar cálculos (simples o complejos) y salvarlos para usar en futuras oportunidades. 

Por ejemplo, si quieres saber cuánto han crecido tus ventas en el mes, la fórmula debe ser la resta entre las ventas del mes actual y las del mes anterior. Con ese resultado tendrás una columna exclusiva para visualizar el crecimiento mensual.

Si quieres que estos datos aparezcan como un porcentaje, ¡es simple! Puedes cambiar el formato de la celda para porcentaje (%) antes de aplicar la fórmula.

Las fórmulas también te ayudarán a comparar otros resultados. Por ejemplo, en qué época del año se registran más ventas, si en algún momento decayó la generación de leads o si aumentó el costo de adquisición de clientes. 

Esta información, que puedes obtener de forma tan simple, vale oro a la hora de tomar decisiones estratégicas y presentar resultados ante los líderes de ventas.

Quizás te interese leer: Cómo hacer un reporte de ventas mensual paso a paso..

3. Crea gráficos para visualizar tus resultados

Si deseas que tu informe de ventas en Excel sea con gráficos, ¡no hay problema! El programa también se destaca por sus posibilidades para crear gráficos de distintos tipos, para ayudarte a visualizar e interpretar la información de forma más fácil. 

Algunos tipos de gráficos con los que puedes ilustrar tus resultados de ventas son:

• Diagrama circular;
• Gráfico de columnas.

Cómo hacer una hoja de cálculo de ventas con gráficos

Para crear un diagrama o gráfico circular o de columnas, selecciona los datos que quieres que allí se reflejen; por ejemplo, el mes actual y el total de ventas. 

Luego haz clic en “insertar gráfico” y elige el tipo de gráfico. 

También puedes personalizar el estilo, como colores, tipo de fuente, colocar negritos y lo que sea necesario para dejar tu reporte de ventas en Excel con gráficos más llamativo y comprensible.

Además, es posible darle un título al gráfico. Por ejemplo: “ventas totales de marzo” o “leads generados vs leads calificados abril”.

Tip Extra: ten en cuenta el contexto

Otro aspecto importante es que el reporte de ventas en Excel no debe quedar en el papel, o mejor dicho, en la computadora. Úsalo para analizar tus resultados, evaluar a tu equipo y hacer tu planificación. Y sobre todo, ten en cuenta el contexto en el cual se enmarcan dichos resultados. 

El escenario actual, derivado de la transformación digital y los cambios derivados de la pandemia de COVID-19, ha transformado casi definitivamente el comportamiento del consumidor y las empresas han tenido que actuar en consecuencia. 

Según datos del Informe CX Trends 2023 de Zendesk: 

• el 75% de los líderes empresariales afirma que su objetivo es hacer que el servicio al cliente se sienta más conversacional y menos transaccional;
• el 70% de los clientes espera que cualquier persona con la que se relacione tenga el contexto completo.

Este es un contexto interesante en el cual analizar tus resultados de ventas. ¿Tu servicio y estrategia cumple con las expectativas de los clientes actuales? ¿Tus equipos de ventas, marketing y atención al cliente colaboran entre sí? ¿Cómo impacta esto en tu reporte de ventas diarias, semanales y mensuales?

¿Cómo hacer una plantilla de ventas efectiva?

Una buena manera de seleccionar datos relevantes para su informe es tratar de responder una pregunta objetiva. Por ejemplo:

• ¿Cuántos nuevos clientes ganaste en el último trimestre?
• ¿Cuántos tratos cerró el vendedor X en el mes?
• ¿La tasa de retención está aumentando o disminuyendo?

Otra estrategia interesante es buscar patrones en los datos. Analiza si hay algún elemento que se comporte consistentemente en tu hoja de cálculo o aspectos que han cambiado drásticamente.

Cuando adoptas esta perspectiva analítica, puedes analizar la información recopilada de manera crítica y encontrar oportunidades para la mejora continua en muchas áreas.

Finalmente, una técnica para hacer que tu planilla de ventas sea efectiva es comparar los resultados con tus objetivos. Por ejemplo, si deseas aumentar tu presencia de e-commerce un 10% en los próximos seis meses, analiza las cifras actuales para ver si estás cerca o lejos de hacer realidad este objetivo.

¿Cómo profesionalizar tu reporte de ventas con Zendesk?

A medida que tu negocio crece, ciertas herramientas pueden volverse difíciles de manejar, o incluso te llevará mucho tiempo gestionarlas –tiempo que podrías estar dedicando a vender. 

De hecho, un estudio indica que los representantes de ventas pasan apenas un tercio de sus horas productivas conversando con posibles clientes. 

Por lo tanto, aprender cómo hacer una planilla de ventas en Excel desde cero quizás no sea la mejor opción. De hecho, la tecnología puede ser una gran aliada para aumentar la productividad de los vendedores y facilitar la toma de decisión estratégica impulsada por datos.

Con el software de ventas de Zendesk, podrás ofrecer las mejores experiencias a los clientes y a los representantes comerciales.

Entre sus funciones principales para el análisis de datos se destacan: 

• Cálculo de métricas de desempeño, para que puedas obtener una mejor visibilidad de tu pipeline de inmediato;
• Análisis de tendencias en tus regiones de actuación para que analices los factores subyacentes que impulsan los resultados;
• Más de 20 tipos de gráficos personalizables para facilitar la lectura de tus datos;
• Pronósticos inteligentes de volumen de transacciones,crecimiento de ingresos, entre otros;
• Posibilidad de descargar los datos de los clientes en una variedad de formatos (CSV, Excel, PDF o imagen) para utilizarlos como mejor te convenga.

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