¿Cómo elegir y llevar a cabo la implementación de un sistema de ventas?

La implementación de un sistema de ventas, hoy en día, es una prioridad para toda empresa. De acuerdo a un reporte de Data2CRM, 50% de los equipos de ventas reportaron percibir mejoras en su productividad a través de un software de CRM o sistema de ventas.

Aquí aprenderás todo lo que hay que saber sobre la implementación de un sistema de ventas o software CRM, y tendrás la respuesta a preguntas frecuentes como:

• ¿Qué es la implementación de un sistema de ventas?

• ¿Qué debe hacer un sistema de ventas?

• ¿Cómo implementar un sistema de ventas en la empresa?

• ¿Cómo elegir un sistema de ventas?

¿Qué es la implementación de un sistema de ventas?

Un sistema de ventas es un conjunto de procesos dentro de una compañía, con el objetivo de conseguir la mayor cantidad de ingresos posibles a partir de las ventas efectuadas. Para ello, un sistema de ventas no solo se identifica con una tecnología, sino con una serie de políticas, herramientas e iniciativas orientadas hacia la consecución de ese objetivo.

En ese sentido, la implementación de un sistema de ventas es el procedimiento por el cual se implanta dicho sistema dentro de una compañía y comienza a operar.

Si bien existen diferentes soluciones de ventas, una de las más conocidas y que mejor se identifica con lo que representa el sistema de ventas, sería el software de CRM –Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés–, siendo esta una implementación de gestión de ventas, marketing y atención al cliente, la cual atiende todos los puntos de contacto con el consumidor.

¿Qué debe hacer un sistema de ventas?

La meta final en la implementación de un sistema de ventas es que se puedan lograr todos los objetivos económicos propuestos. Por ello, existen una serie de funciones que debe cumplir un sistema de ventas para garantizar dicho propósito:

• Gestión de operaciones financieras:un sistema de ventas te permite recopilar información sobre los ingresos que percibiste y comparar dichos resultados con las expectativas de ingresos que tenías.
• Pronóstico de ventas: a partir del historial y reporte de ventas de todos tus vendedores, te ayudará a predecir las ganancias futuras y prepararte mejor económicamente.
• Monitoreo del rendimiento de los vendedores: la implementación de un sistema de ventas te proporciona una visualización completa de todas las operaciones del equipo de ventas, con lo cual puedes estar al tanto de la productividad y ajustar donde haga falta.

Cómo implementar un sistema de ventas en la empresa en 7 pasos

Has llegado a la parte que estabas esperando: cómo implementar un sistema de ventas, de manera que pueda otorgarte buenos resultados.

Realmente, existen una serie de pasos estándar que, si sigues con cuidado y responsabilidad, te llevarán a alcanzar esos resultados que tanto deseas:

Revisa tu proceso de ventas y establece objetivos

Para establecer las metas a conseguir con la implementación de un sistema de ventas –las cuales deben ser realistas y medibles–, es necesario que analices tu proceso de ventas e identifiques cuáles son los aspectos a mejorar y aquellos en los que quieres priorizar. Con base en eso, podrás establecer los objetivos en torno a los cuales crear y configurar el sistema.

Informa sobre el proceso de implementación de un sistema de ventas

La implementación de un sistema de ventas en la compañía puede ser un procedimiento complejo, que afectará profundamente la manera en que el proceso de ventas es llevado en tu negocio. Por ello, es importante que tus colaboradores estén conscientes acerca de la propuesta y que busques formas de integrarlos en su construcción.

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Parte de un software base

Si bien el sistema de ventas está compuesto por un conjunto de procesos, también es una tecnología. Por tanto, es necesario que escojas un software base del cual partir para llevar a cabo la implementación. Una solución SaaS como la que ofrece Zendesk podría ser altamente beneficiosa.

Aprende sobre el software de CRM en: ¿Cuál es el uso del CRM en las empresas?

Define procesos

Junto a tu equipo, perfilen cuáles son los departamentos y procesos en los cuales podrían hacer uso del sistema de ventas. Mientras más a fondo tengan esto claro, mejor.

Implementa el sistema de ventas en tu empresa

Esta es la parte más emocionante: ¡el momento de instalar el nuevo sistema de ventas!

Dado que los próximos pasos tendrán que ver más con cuestiones de supervisión y revisión, aprovecha esta etapa del proceso para configurar tu sistema de ventas correctamente y personalizarlo, de acuerdo a la identidad corporativa de tu empresa.

Entrena al equipo

Una vez lista la implementación, lo que garantizará el éxito de la misma es el uso diario que se le de a la tecnología. Asegúrate de preparar sesiones de capacitación para que todos los involucrados con el sistema lo entiendan y sepan usarlo. ¡No esperes que lo dominen de entrada!

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Monitorea y corrige 

La última etapa nunca acaba, pues es de mantenimiento: revisa periódicamente el rendimiento de tu sistema de ventas y ve si los objetivos se están cumpliendo. 

Ten en cuenta que puedes encontrar errores o aspectos que no están funcionando como lo concebiste. Cuando eso suceda, ejecuta las labores necesarias para rectificar el sistema. Así, podrás perfeccionarlo más con el paso del tiempo.

Descubre cómo elegir un sistema de ventas ideal

A la hora de decidir cómo elegir un sistema de ventas, debes preguntarte cuáles son las funciones y características que estás buscando, y comparar esas necesidades con la oferta de los muy variados sistemas de ventas que encontrarás en el mercado.

Lo ideal sería que lleves a cabo la implementación de un sistema de ventas completo y efectivo, que tome en cuenta tantos aspectos como sea posible, ofreciéndote herramientas no solo para trabajar en dichos elementos, sino para integrar el sistema con otras opciones y aplicaciones. En ese sentido, no hay mejor solución que Zendesk para ventas.

Entre sus principales funciones –habiendo muchas más–, Zendesk te permite:

• Seguir a los clientes potenciales, creando equipos basados en datos para potenciar la productividad, estar al día con las expectativas de los clientes y conseguir una visibilidad total en los canales de ventas.
• Aumentar la productividad de los equipos, cerrando más tratos con menos trabajo, a través de la gestión de contactos y tratos, el seguimiento de la actividad y la generación de clientes. Además puedes establecer disparadores y automatizar procesos para mantener a los representantes concentrados.
• Proporcionar mejores experiencias a los clientes, conociendo todo el panorama sobre dónde se encuentran tus clientes y clientes potenciales en su proceso de compra. Con Zendesk, puedes ver la información principal de los clientes sobre ventas y servicios, todo en una sola plataforma, lo cual permitirá ofrecer una atención más personalizada.

Un buen sistema de ventas nace de buenos procedimientos, tecnologías, herramientas y equipos. Si quieres apuntar a lo más alto en todos estos campos, inicia hoy tu prueba gratuita con Zendesk.