8 métodos para hacer tu previsión en ventas

Entre las prácticas habituales que las empresas realizan para llevar adelante un negocio con éxito, está la previsión de ventas o pronósticos de venta.

El concepto de previsión de ventas se refiere a predecir la demanda de ventas de una empresa, y  de su resultados se desprenden las estrategias a seguir en el negocio.

Te preguntarás cómo optimizar tu previsión de ventas para obtener buenos resultados. Para saber cómo calcularla, debes conocer primero de qué se trata. 

En este post te contamos todo lo que necesitas saber sobre la previsión de ventas:

• ¿Qué es una previsión de ventas?;
• ¿Cuál es la importancia de la previsión de ventas? + 3 principios para aplicar;
• 8 métodos para realizar una previsión de ventas;
• ¿Cómo calcular la previsión de ventas?;
• ¿Cómo hacer la previsión de ventas en Excel?.

¿En qué consiste la previsión de ventas?

La previsión de ventas es una práctica que realizan las empresas que consiste en calcular la demanda de ventas para el próximo ciclo. A partir de los análisis de ventas realizadas en el historial de una empresa, es posible hacer un pronóstico a futuro. 

Los resultados que derivan de la previsión de ventas se toman en cuenta al momento de decidir el plan de negocio del ciclo siguiente: 

• ingresos;
• presupuestos;
• gastos;
• destino de los recursos;
• previsión de fabricación.

¿Cuál es la importancia de la previsión de ventas? 3 principios para aplicar 

La previsión de ventas impulsa el crecimiento continuo de tu empresa. A continuación, te mostramos datos que evidencian la importancia de la previsión de ventas:

• La previsión de ventas ayuda a tus equipos a definir y alcanzar los objetivos propuestos: el 97% de las empresas que realizan este tipo de estimación alcanza la cuota de venta pronosticada.
• La estimación de ventas te permite visualizar puntos de dolor en el pipeline de ventas con anticipación y realizar los cambios que necesites.

De hecho,  los equipos con más experiencia en previsión de ventas tienen un 10% más de probabilidades de incrementar sus ingresos anuales. 

3 principios de la previsión de ventas

1- Utiliza la previsión de ventas para orientarte

Los resultados de la previsión de ventas son un insumo estratégico que  te servirá como guía para:

• planificar las acciones en tu empresa
• gestionar inventarios y recursos humanos
• tomar decisiones
• evaluar el rendimiento de tus procesos

No debes tomar el resultado de tu pronóstico de ventas como un hecho, sino como un indicador del camino a seguir para mejorar los resultados de tu negocio.

2- Analiza la información y datos que tiene tu empresa

Si tu empresa lleva tiempo en el negocio, tendrás material suficiente para analizar y encontrar patrones de comportamiento de las ventas en todo el historial previo. 

Si tu negocio es nuevo, puedes obtener datos de negocios que hayas gestionado o, si es tu primer negocio, reunir datos de compañías del mismo sector o enfocarte en la investigación hasta que consigas tus propios datos. 

Si tu empresa recién comienza sus actividades, conoce cómo hacer un proyecto de ventas y empieza con el pie derecho.

3- Establece un objetivo

Sin importar si el resultado del pronóstico de ventas fue mayor o menor al ciclo anterior, debes fijar un objetivo para el próximo ciclo que lo supere. 

Pero no olvides que los objetivos deben ser realistas. Una buena estrategia es guiarte por  objetivos SMART. Si aún no sabes de qué se trata, conoce los objetivos SMART y cómo aplicarlos.

¿Cómo hacer una previsión de ventas? 

Existen diferentes técnicas de previsión de ventas. El factor principal de un pronóstico de ventas es el tiempo que lleva tu empresa en el mercado, ya que necesitas información previa para realizar una correcta previsión de ventas.

Si tu empresa es nueva, puedes utilizar técnicas de previsión de ventas cualitativas:

1- Método Delphi

El método Delphi tiene su base en una serie de encuestas que se realizan a expertos. Los resultados obtenidos se analizan para realizar una nueva encuesta en base a ellos y así sucesivamente, hasta llegar a un consenso en las respuestas para elaborar conclusiones.

2- Consulta al equipo de ventas

Tus agentes de ventas son los que mejor perciben la situación de tu empresa. Son el nexo entre los productos o servicios que ofreces y tus clientes. Por tanto, su visión de las ventas es relevante, sobre todo cuando recién comienzas.

Cada agente de venta presenta estimaciones sobre los productos que pueden ofrecer según la ubicación o contexto del cliente. Registra esas estimaciones y organízalas correctamente para su posterior análisis.

3- Juicio de expertos

Es un método muy similar al anterior, aunque las opiniones las presentan los agentes y ejecutivos más experimentados de una empresa. Si bien se considera que esa experiencia da una ventaja al momento de pronosticar futuras ventas, siguen siendo estimaciones. 

En ese sentido, el método Delphi, por ejemplo, lleva un registro más ordenado si no tienes suficiente información aún para utilizar un método cuantitativo.

4- Pruebas de mercado

Este método de previsión de ventas consiste en poner un producto o servicio en el mercado, limitado a un contexto, tiempo y región determinada para medir su evolución. Los resultados mostrarán qué puntos débiles debes mejorar y cómo optimizar la previsión de ventas.

Si tu empresa lleva un tiempo en el negocio, al menos lo suficiente para haber recolectado información sustancial, podrás realizar métodos de previsión de ventas cuantitativos. 

Este tipo de método es más eficaz ya que se basa en el comportamiento de los consumidores y sus preferencias en ciclos anteriores.

5- Run rate o tasa de partida

Este método de previsión pronostica ventas a futuro tomando como referencia las transacciones efectuadas en el ciclo anterior. Generalmente, el ciclo de ventas es anual, pero puedes adecuar el periodo de tiempo según la actividad que realices. 

Este método ayuda a tu equipo a tener un pronóstico más acertado y a determinar objetivos reales. 

6- Suavizamiento exponencial

Este método se caracteriza por dos beneficios:

• ofrece resultados congruentes;
• funciona con pocos registros del ciclo anterior.

Para pronosticar la demanda se mide la información de venta en una serie temporal. Por ejemplo, de enero a diciembre, cuáles son los meses en que la demanda de tu producto aumentó y cuáles en los que disminuyó respecto al ciclo anterior. 

De esta forma, sabrás en qué momento del ciclo debes satisfacer una demanda mayor y prepararte.

7- Tasa de crecimiento medio

Este método de previsión de ventas es más flexible porque puedes determinar el periodo que tomarás como referencia para realizar el pronóstico.

Puedes analizar la tasa de crecimiento de la semana, el mes o el año anterior, según el período que quieras medir. Para esto, necesitas los reportes previos para medir la tasa de crecimiento y realizar el pronóstico de ventas. 

Para aplicar este método, simplemente multiplica la tasa de crecimiento de las ventas en el período elegido por los ingresos percibidos en el mismo período del ciclo anterior.

Aprende cómo hacer un reporte de ventas en Excel y optimiza tus registros.

8- Regresión lineal simple

Este método de previsión de ventas pronostica la demanda en base a causas variables e invariables, entre estas, tiempo, precios de tu empresa, precios de la competencia, contexto de la región, etc.

En una previsión de ventas, la variable dependiente es la demanda y la variable independiente, el tiempo. Este tipo de proyección muestra una visión gráfica para visualizar mejor la ecuación.

¿Cómo calcular la previsión de ventas?

Si bien cada método de previsión de ventas tiene su fórmula y sus pasos, te mostramos cómo calcular la previsión de ventas de manera general:

1. Primero, debes dividir el total de ventas del ciclo entero entre la cantidad de períodos (meses en este caso). Por ejemplo, si estás en mayo y hasta el momento registran un total de $120.000 en ventas; divides 120.000 entre 5.  El promedio es $24000.
2. Multiplica ese resultado por la cantidad restante de periodos (o meses). En este ejemplo: x 7: $168.000.
3. Finalmente, suma el total de ventas efectuadas en el primer período más el resultado del período faltante. Es decir, $120.000 + $168.000. La previsión de ventas es $288.000.

Ahora ya sabes cómo calcular la previsión de ventas manualmente, a continuación verás cómo hacerlo en Excel.

¿Cómo hacer la previsión de ventas en Excel en 4 pasos?

1- Ingresa los datos en la planilla

Crea una hoja de cálculo en Excel y crea dos columnas de datos: una de ellas con entrada de fecha y, la otra, con los valores del ciclo de ventas o ciclos anteriores. Puedes obtener información importante a partir de los registros de ventas de periodos anteriores. 

Aprende cómo hacer un inventario de ventas en Excel y organizar tus entradas y salidas.

2- Crea la hoja de previsión y selecciona el tipo de gráfico

En la barra de herramientas, busca la pestaña datos, y en previsión selecciona “Hoja de previsión” o “Previsión”. Aparecerá el recuadro “Crear hoja de cálculo de previsión” y verás un gráfico. En la esquina superior derecha, encontrarás las 2 opciones:

• gráfico de barra;
• gráfico de líneas.

Selecciona el que prefieras para visualizar la previsión de ventas.

3- Determina el período de la previsión

Al final de  ese mismo cuadro tienes la opción para determinar la fecha de fin de la previsión. Por ejemplo, si realizas el informe en marzo de 2022 y quieres hacer una previsión hasta diciembre de 2022, indicas esa fecha como fin de la previsión de ventas.

4- Crea tu previsión de ventas

Por último, haz clic en “Crear”. ¡Y listo! Encuentra tu previsión de ventas en la hoja anterior a la que ingresaste los datos.

Si tienes en cuenta que el factor principal de esta actividad es la información, es importante que analices la posibilidad de adoptar un CRM de ventas para centralizar y gestionar los datos de tus clientes. 

Un reporte de Zendesk, muestra que las empresas entienden la necesidad de adoptar tecnología de avanzada y optimizar sus operaciones para optimizar su negocio. De hecho, el 38% de los equipos de ventas piensan adquirir nuevas herramientas de CRM.

Optimiza tus datos para la previsión de ventas con Zendesk

Con la ayuda de un software de CRM, tu previsión de ventas puede ser más sencilla de hacer, visualizar y compartir con tu equipo. Zendesk para ventas organiza los datos y optimiza los procesos de tu equipo de ventas para mejorarla visibilidad del pipeline e identificar clientes potenciales. 

Además, brinda herramientas a tus agentes de ventas para realizar un seguimiento ágil de todo el ciclo de ventas, sin perder información valiosa.

Zendesk te ayuda en la previsión de ventas:

• Crea métricas de desempeño y análisis de tendencias;
• Facilita la lectura de datos;
• Lleva un mejor control de tu cartera de clientes;
• Crea listas de clientes potenciales;
• Optimiza la prospección de ventas;
• Mantiene los datos actualizados.

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