¿Qué es la previsión de la fuerza laboral? Etapas y funciones

La previsión de la fuerza laboral consiste en anticipar las necesidades futuras de los colaboradores de una organización. Es una actividad clave para las empresas, ya que les permite prever la cantidad de empleados y capacidades específicas que necesitarán en el futuro en cada área.

Según el reporte CX Trends 2024 de Zendesk, el 69% de los líderes de CX afirma que pronosticar con precisión los requisitos laborales futuros es un desafío importante en la actualidad. Por esa razón, el 79% colabora con socios externos o proveedores que simplifiquen la administración estratégica de sus agentes.

En este post, aprenderás cómo se compone la fuerza laboral y cuáles son sus funciones. Además, descubrirás cuáles son las cinco etapas del proceso y cómo potenciarlo con tecnología de última generación.

Contenidos relacionados

• Cómo pueden los líderes de TI eliminar los servicios aislados y mejorar las experiencias de los empleados
• 11 formas de utilizar la IA para ofrecer una mejor experiencia del empleado 
• Cómo afecta la inteligencia artificial en el trabajo [2024] 

En este artículo aprenderás:

• Cómo se compone la fuerza laboral
• Cuáles son las funciones de la fuerza laboral
• Cuáles son las etapas del proceso
• 3 ejemplos de previsión de la fuerza laboral
• Cómo potenciar la planificación de personal con tecnología

¿Cómo se compone la fuerza laboral?

La fuerza laboral de una empresa se define como el conjunto de personas que realizan una actividad remunerada para una organización. Su composición impacta significativamente en la productividad, sostenibilidad y desempeño de la compañía. Por eso, la previsión de la fuerza laboral es esencial para obtener buenos resultados a corto y largo plazo.

¿Cuáles son las funciones de la fuerza laboral?

La fuerza laboral desempeña diversas funciones para contribuir con el funcionamiento de la organización:

Administración de la empresa 

Incluye la toma de decisiones estratégicas y la gestión de los recursos disponibles para lograr los objetivos de la organización. Los responsables de esta función son los líderes y gerentes que deben planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades de la empresa. 

Producción y prestación de servicios

Esta función de la fuerza laboral implica la creación y entrega de los productos o servicios que ofrece la empresa. Los colaboradores se dedican a fabricar bienes, proporcionar servicios o realizar actividades relacionadas con la producción y operaciones, según el tipo de empresa y sector en el que operan.

Ventas

El objetivo de esta área es generar ingresos para la empresa mediante la venta de productos o servicios a clientes potenciales. Los agentes de ventas se encargan de identificar oportunidades de negocio, establecer relaciones con clientes, negociar y cerrar acuerdos. Su objetivo es maximizar las conversiones.

Atención al cliente

Entre las funciones de la fuerza laboral, el servicio de atención al cliente es crucial para mantener la satisfacción y lealtad de los consumidores. Según PwC, es el departamento con mayor incidencia (39%) en la fidelización de los clientes. Los representantes en esta función se dedican a resolver consultas, quejas o problemas de los consumidores de manera eficiente y personalizada.

Gestión de recursos humanos

La gestión de recursos humanos se encarga de reclutar, seleccionar, capacitar, desarrollar y administrar a las personas que forman parte de la fuerza laboral. 

Su objetivo es garantizar que la compañía cuente con el talento adecuado y que los empleados estén motivados y comprometidos con los objetivos organizacionales. Por eso, la previsión de la fuerza laboral es una función estratégica de este departamento.

Descubre 5 estrategias de éxito para motivar a los colaboradores.

5 etapas del proceso de previsión de la fuerza laboral

Ahora que sabes qué es la previsión de la fuerza laboral, descubre cuáles son las cinco etapas clave del proceso y cómo llevarlas a cabo.

1. Analizar la situación actual del mercado y la empresa

En esta etapa se evalúan los factores internos y externos que afectan a la fuerza de trabajo. Esto incluye analizar las tendencias actuales del mercado laboral, los cambios en la demanda del producto o servicio de la empresa así como las modificaciones en el contexto que impactan directa o indirectamente en el negocio. 

Por ejemplo, en 2024 será fundamental que los líderes de CX comprendan la potencia de la IA generativa para impulsar la inteligencia humana de los agentes, de acuerdo con el informe de Zendesk ya citado. 

2. Crear una estrategia 

Una vez realizado el análisis de la situación, establece una estrategia para la previsión de la fuerza laboral. Algunos ejemplos son:

• crear programas de capacitación y desarrollo profesional para fomentar la movilidad interna y el crecimiento en la empresa;
• encontrar fuentes de reclutamiento diversas para atraer talento diverso y calificado;
• establecer políticas de retención de talento como beneficios competitivos o programas de reconocimiento para evitar la rotación de personal;
• adoptar tecnología de gestión de recursos humanos para facilitar la planificación y el seguimiento del personal.  

Recuerda, la estrategia debe alinearse con la visión y misión de la empresa, así como con sus objetivos comerciales a largo plazo.

3. Recopilar y analizar datos

En esta etapa se recopila y analiza información relevante relacionada con el personal de la empresa. Esto incluye aspectos como:

• Datos históricos de empleo: información sobre la cantidad de empleados contratados en el pasado, su rendimiento y tiempo en la empresa.
• Tendencias de contratación y retención: análisis de métricas como la tasa de retención de empleados y la efectividad de los programas de contratación y retención implementados.
• Proyecciones de crecimiento de la empresa: anticipación del crecimiento en términos de ingresos, número de clientes, lanzamiento de nuevos productos o servicios.
• Cambios en la demanda del mercado: análisis de datos de ventas, estudios de mercado y análisis de la competencia para comprender cómo impactarán en la demanda de productos o servicios y en las necesidades de fuerza laboral. 

4. Desarrollar escenarios y planes de acción

A partir del análisis de datos, se desarrollan varios escenarios posibles sobre cómo puede evolucionar la fuerza laboral de la empresa en el futuro. 

Esto incluye identificar posibles riesgos y oportunidades, así como desarrollar planes de acción para abordar cada escenario. Las alternativas deben ser flexibles y adaptativas para ajustarse a cambios inesperados en el mercado o en la empresa.

Por ejemplo, según la investigación de Zendesk mencionada, uno de los aspectos que deben contemplar los líderes de CX es la seguridad y protección de datos. Si bien la IA generativa es una oportunidad para impulsar la personalización, la vulnerabilidad digital representa un riesgo que deben contemplar al momento de desarrollar sus estrategias. 

5. Implementar y seguir las estrategias

En esta etapa se implementan los planes de acción y se sigue de cerca su ejecución. Esto implica asignar recursos, comunicar claramente las expectativas y responsabilidades a los agentes, y monitorear continuamente el progreso hacia los objetivos establecidos. 

Es importante realizar ajustes según sea necesario a medida que cambian las circunstancias, y asegurarse de que la estrategia de previsión de la fuerza laboral esté alineada con los objetivos generales de la empresa.

✅ Planifica tu estrategia de gestión de fuerza laboral con este checklist.

3 ejemplos de previsión de la fuerza laboral 

Startup de tecnología

Las startups de tecnología operan en industrias altamente dinámicas y competitivas, donde la innovación y la agilidad son cruciales para el éxito. Por eso, tienen equipos pequeños pero altamente especializados, enfocados en el desarrollo rápido de productos y servicios disruptivos.

En este sector, la previsión de la fuerza laboral implica la anticipación de las necesidades del mercado y la contratación de talento especializado. Esto es clave para mantenerse a la vanguardia y satisfacer las demandas cambiantes de los clientes.

Descubre cómo Zendesk IA ayuda a las empresas de tecnología:

¿Cómo ayuda Zendesk AI a las empresas de tecnología?

Organización de salud

Las organizaciones de salud operan en un entorno altamente regulado y están orientadas hacia el servicio al paciente. Cuentan con variedad de profesionales, desde médicos y enfermeros hasta terapeutas y personal de apoyo administrativo.

En este sector, resulta esencial comprender las tendencias demográficas y las necesidades de atención médica de la comunidad para garantizar la prestación de servicios de alta calidad y satisfacer las demandas de una población en constante cambio.

Según un estudio reciente de Pwc, los desafíos de dotación de personal, la inflación de costos y las reducciones de fondos gubernamentales ejercen una mayor presión sobre los proveedores de atención médica. En ese sentido, las soluciones tecnológicas son activos atractivos en los que invertir como medio para cerrar esas brechas.

Descubre estas cinco soluciones tecnológicas útiles para implementar en un hospital. 

Negocio retail

El sector minorista se caracteriza por una fuerte estacionalidad en la demanda, con picos de actividad durante períodos como las vacaciones y las ventas de temporada. Suelen tener una fuerza laboral diversa, que incluye desde personal de ventas hasta logística y atención al cliente.

En este sector, anticipar y gestionar la mano de obra adecuada durante períodos de alta demanda es crucial para garantizar una experiencia de compra positiva para los clientes y maximizar las ventas.

Por ejemplo, si un comercio minorista prevé un aumento del 30% en las ventas durante la temporada navideña, es importante contratar personal adicional en áreas clave como cajas registradoras, atención al cliente y logística. Esto permitirá manejar el aumento en el tráfico de clientes y garantizar que los productos estén disponibles y se entreguen a tiempo.

Descubre también estas tres técnicas de ventas retail que no fallan. 

¿Cómo potenciar la previsión de la fuerza laboral con tecnología?

Conocer qué es la previsión de la fuerza laboral es solo una pieza del rompecabezas. Para garantizar la rentabilidad del negocio a largo plazo a partir del éxito con tus clientes, necesitas de la tecnología.

En este sentido, el software para el servicio de atención al cliente de Zendesk ofrece capacidades innovadoras de IA que agilizan y automatizan la administración de los equipos de trabajo a la vez que impulsan los resultados de su actividad.  

Regístrate o solicita una demostración gratuita.