Planificación de ventas: ventajas y cómo hacerla en 5 pasos

La planificación estratégica es el documento que establece los objetivos a largo plazo en una empresa para alcanzar el éxito comercial. Esta metodología implica identificar oportunidades y desafíos y definir estrategias para alcanzar esos objetivos.

Sin embargo, muchas empresas desconocen cómo hacer una planificación de ventas, lo que genera pérdida de tiempo, dinero y otros recursos valiosos para la organización.

Si quieres delinear un plan para que tu empresa alcance el éxito, sigue leyendo y aprenderás:

• ¿Qué es un plan de ventas?

• ¿Qué es un plan de operaciones?

• ¿Qué es la planificación estratégica?

• ¿Cuáles son las ventajas de la planificación estratégica?

• ¿Cuáles son los tipos de planificación estratégica?

• ¿Cómo debe ser la planificación de ventas y operaciones?

• ¿Cómo se hace la planificación estratégica de ventas?

• 7 consejos para mejorar tu planificación estratégica

• Ejemplo de planificación estratégica: el caso de Shipit

¿Qué es un plan de ventas?

Un plan de ventas es un documento que contiene información sobre el objetivo comercial, el público objetivo y los recursos de una empresa. También señala el diferencial de tu producto o servicio frente a la competencia.

Ten en cuenta que la ausencia de un plan de ventas perjudica tus ganancias en hasta un 10%.

Te recomendamos leer cómo hacer un plan de ventas en 8 pasos.

¿Qué es un plan de operaciones?

El plan de operaciones es un documento que concentra todos los detalles relacionados con la producción de productos y servicios que ofrece una empresa, con el objetivo de ayudar en la toma de decisiones y asegurar la eficiencia de la gestión.

El plan operativo en la estrategia de ventas promueve la mejora continua de procesos. Se encarga de:

• establecer los objetivos que la empresa desea alcanzar;

• describir los procedimientos para las actividades operativas: tareas, responsables, tiempo;

• establece los recursos necesarios, ya sean recursos humanos, materiales o financieros:

• propone un cronograma con fecha de comienzo y finalización de cada proceso;

• define los indicadores para medir la operativa de la empresa;

• monitorea y controla los procesos, y asigna responsables de estas tareas.

¿Qué es la planificación estratégica?

La planificación estratégica es un documento que describe qué caminos debe seguir una empresa para cumplir con sus objetivos a largo plazo y cuáles son las acciones necesarias para lograr el éxito esperado. Su objetivo es contextualizar metas, movilizar recursos, emprender acciones y apoyar la toma de decisiones en todas las actividades realizadas por los colaboradores.

Si una planificación estratégica está bien estructurada integra los departamentos del negocio, como marketing, contabilidad, TI, en la búsqueda del mejor desempeño de una empresa. Aquí tienes un ejemplo de lo que puede aportar cada sector:

• el departamento de marketing proporciona información sobre las necesidades y preferencias de los clientes;
• el departamento de TI puede brindar soporte en la implementación y mantenimiento de herramientas tecnológicas útiles para el área de marketing y de gestión financiera;
• el departamento de contabilidad puede evaluar el retorno sobre la inversión (ROI) y asignar recursos de forma eficiente.

Como ves, los tres departamentos trabajan juntos para ayudar a definir objetivos y crear estrategias alineadas con las metas de la empresa.

4 ventajas de la planificación estratégica

Las ventajas de la planificación estratégica incluyen una mejor comunicación interna, la asignación inteligente de recursos, la toma de decisiones informada y la detección de amenazas que puedan interferir en el éxito de las metas de la empresa.

Mejor comunicación interna

La comunicación interna es la piedra angular de la colaboración organizacional. Adoptar los canales adecuados para realizar una solicitud u obtener información hace que las interacciones se vuelven más asertivas y el trabajo más productivo.

Sin embargo, no todas las empresas tienen un flujo de comunicación interna eficiente. De hecho, el 40% de los empleados cree que no hay suficiente colaboración en su entorno laboral.

Una eficiente comunicación interna facilita la coordinación entre equipos para alcanzar las metas del plan estratégico y promueve un ambiente de trabajo colaborativo, lo que fomenta la participación y el compromiso de los empleados.Descubre 5 estrategias de comunicación interna para equipos exitosos.

Asignación inteligente de recursos

Los vendedores dedican alrededor del 65% de su tiempo de trabajo a actividades que no generan ingresos. Esto se debe a que muchas tareas aún se realizan manualmente, lo que reduce la productividad y evita que los representantes de ventas se dediquen a lo que realmente deben: cerrar tratos.

El tiempo, el dinero y las personas son recursos valiosos para una empresa. Por lo tanto, es importante poner en marcha la planificación estratégica para optimizar no solo la distribución, sino también la gestión eficiente de estos elementos en la rutina de trabajo.

La correcta asignación de recursos en la planificación de ventas permitirá priorizar, evaluar y adaptar los recursos a los objetivos de la empresa.

Toma de decisiones informada

Según un estudio de McKinsey, solo el 20% de los ejecutivos afirma que sus empresas sobresalen en la toma de decisiones. En un mercado que demanda cada vez más precisión y rapidez, este dato revela un escenario alarmante.

La planificación estratégica puede ayudar a los líderes a tomar decisiones informadas con rapidez A través del análisis de datos, la evaluación del entorno del negocio y de los posibles riesgos, podrán respaldar sus determinaciones.

¿Te animás a mejorar la planificación estratégica de tu organización? Lee: 5 casos prácticos de liderazgo empresarial para inspirarte. 

Detección de amenazas para el éxito de las metas

La planificación estratégica proporciona una mayor visibilidad de las oportunidades y amenazas, ya que es un documento que mapea la situación en que se encuentra una empresa, sus fortalezas y debilidades, y sugiere medidas concretas para utilizarlas a su favor.

Para que esta detección de amenazas sea efectiva, es necesario realizar un plan que detalle cómo participa cada una de las áreas involucradas (seguridad, proveedores, clientes, etc.) y clasificar el tipo de amenazas posibles. Por ejemplo:

• robos;

• pérdidas de capital;

• roturas;

• fallos tecnológicos;

• ataques informáticos, entre otros.

3 tipos de planificación estratégica

Si bien existen muchos tipos de planificación estratégica, los más comunes son el modelo básico, el modelo basado en problemas y el modelo FODA. Los detallamos a continuación:

1. Modelo básico

El modelo básico es aquel que describe la visión, la misión, los objetivos comerciales y los valores de tu empresa. Sirve como hilo conductor para las acciones iniciales de una empresa nueva, con poca o ninguna experiencia en planificación estratégica.

Si bien es básico, consta de las siguientes etapas:

1.  Analiza el entorno para evaluar factores que pueden incidir en la gestión de la empresa. Esto incluye a la competencia, los avances tecnológicos, las tendencias del mercado, entre otros.

2. Define la misión (propósito) y visión (como espera verse a futuro) del negocio y sus objetivos a largo plazo.

3. Fija objetivos que cumplan con las características SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y en un plazo determinado).

4. Desarrolla estrategias y planes de acción para alcanzar los objetivos surgieron de la evaluación interna.

5. Implementa las acciones de la programación de ventas y las monitorea en forma constante para realizar ajustes y alcanzar las metas.

Lee: Cómo hacer una misión y visión empresarial en 6 pasos.

2. Modelo basado en problemas

El modelo basado en problemas es el que identifica un obstáculo para el desarrollo de la empresa y diseña un plan estratégico para solucionarlo. Es útil para Pymes que tienen algún conocimiento en su rubro de actividad, pero aún no crecieron lo suficiente.

3. Modelo FODA

Por último, el modelo FODA es el documento que se genera en base a las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que enfrenta un negocio. Es recomendado para empresas que ya entienden cuáles son sus diferenciales competitivos, pero necesitan visibilidad para saber cómo planificar el proceso de ventas e implementarlo estratégicamente en el mercado.

Es un modelo flexible, capaz de adaptarse a las particularidades de tu empresa. Más allá de saber qué es la planificación de ventas FODA, debes saber cómo aplicarla. Aquí tienes un paso a paso sencillo:

• identifica fortalezas internas de la organización, es decir, las áreas que la empresa cuenta con una ventaja competitiva. Esto incluye recursos como la infraestructura, habilidades y conocimientos del personal, reputación del negocio, etc;
• visualiza oportunidades que favorezcan el crecimiento de la empresa, como las tendencias del mercado y las nuevas demandas del cliente;
• analiza debilidades y limitaciones de la empresa, como la falta de recursos, deficiencia en los procesos o falta de experiencia o personal capacitado;
• identifica las posibles amenazas que pueden afectar al negocio, como contexto económico desfavorable, cambios impositivos y nuevos competidores.

Si quieres asegurarte de que tu planificación estratégica no quede desfasada en poco tiempo, mira el video donde Martin Reeves, presidente del Instituto BCG Henderson (BHI), enseña 5 patrones de éxito estratégico.

¿Cómo hacer la planificación de ventas y operaciones en 5 pasos?

La planificación de ventas y operaciones es un proceso de negocios que ayuda al equipo directivo a alcanzar sus objetivos en todas las áreas y procesos de una empresa; desde la cadena de suministro hasta la atención a la demanda.

Una planificación de ventas y operaciones eficaz involucra algunas etapas. ¡Sigue leyendo para conocerlas!

1. Pronosticar y recopilar de datos

La primera etapa en el proceso de planificación de ventas y operaciones es realizar un pronóstico en el que se recopilan los datos necesarios para pronosticar las ventas futuras.

Los datos pueden ser obtenidos de fuentes como:

• datos históricos de ventas en periodos anteriores;

• información del mercado, como tendencias de la industria, condiciones económicas;

• opiniones de los clientes para conocer preferencias, necesidades y expectativas,

Descubre para qué sirve un pronóstico de ventas.

2. Planificar la demanda

A continuación, analiza tus pronósticos en función de los factores internos y externos que podrían afectar la demanda de tus ventas y modifica el inventario en caso de que sea necesario.

En esta etapa de la planificación de ventas, puedes gestionar la demanda con incentivos de precios y modificaciones de costos que representen un beneficio para tus clientes y te ayuden a cumplir con tus objetivos.

3. Planificar el suministro

La planificación estratégica del suministro de tus productos o servicios se basa en los ajustes de inventario. Su objetivo es determinar si existen restricciones para la entrega relacionadas con las personas, proveedores, maquinaria o tecnología.

Programa reuniones periódicas con los involucrados en el suministro para una mejor coordinación con tu equipo. De igual manera, anticipa las necesidades del consumidor para cumplir con sus expectativas y mejorar su experiencia.

Aprende cómo anticiparse a las necesidades del cliente en 5 pasos.

4. Reunión previa de ventas y operaciones

El objetivo de esta reunión es tener la aprobación del equipo ejecutivo en relación a los planes que piensas implementar para cambiar los procesos en el suministro, en las estrategias de ventas y en las operaciones.

De esta forma, los equipos sabrán hacia dónde va la empresa y aportarán desde su área para la perfeccionamiento de los procesos.

Te puede interesar: cómo elaborar un plan de mejora continua y optimizar la gestión de tu empresa.

5. Concluye con el proceso de ventas y operaciones

Para finalizar y poder implementar con éxito tu planificación de ventas y operaciones, deberás delegar algunas acciones a tu equipo de trabajo. Guarda la información en un espacio compartido para brindar visibilidad a todo el equipo.

Ten en cuenta que la planificación estratégica puede generar un impacto positivo en tu empresa, ya que simplificará los procesos y la colaboración entre tus colaboradores.

Es recomendable que tus agentes cuenten con herramientas de colaboración donde los equipos internos y externos puedan interactuar y actualizar los tickets de servicio en tiempo real, lo que aumentará su productividad.

Esto, sumado a un espacio de trabajo para el agente, les permitirá administrar las conversaciones y responder desde un solo lugar, sin perder detalle del contexto del cliente.

¿Cómo hacer una planificación de ventas?

La planificación estratégica de ventas se realiza en cinco pasos: fija tus objetivos, estudia el mercado, define un plan de acción, invierte en tecnología y gestiona tu equipo. Veamos cada paso en detalle:

1. Fija tus objetivos

Los objetivos de ventas necesitan ser alcanzables. La manera más eficiente de lograrlo es planificarlos conjuntamente. Aquí tienes algunos tips:

• Describe los objetivos de forma breve y clara;

• Establece fechas límites para lograrlos;

• Realiza un seguimiento diario.

Para la definición de metas claras y alcanzables, te recomendamos usar la metodología SMART. Entiende cómo ponerlo en práctica con: ¿Cómo establecer metas de ventas y tener éxito?

2. Estudia el mercado

El segundo paso de la planificación estratégica de ventas es estudiar el mercado y la competencia. Puedes hacerlo con un enfoque cuantitativo, mediante técnicas estadísticas para recopilar, organizar e interpretar los datos que obtengas.

O puedes hacerlo de forma cualitativa, con preguntas abiertas para comprender pensamientos y sentimientos sobre un producto, servicio o empresa.

En ambos los casos, es importante que logres responder las siguientes preguntas en esta etapa:

• ¿Cuál es tu ventaja competitiva?

• ¿Qué problemas resuelven tus productos o servicios?

• ¿Cómo puedes comunicar tu propuesta de valor a los clientes?

• ¿Qué conocimientos, herramientas o recursos necesita tu equipo para tener éxito?

• ¿Existe estacionalidad en la industria en la que operas? ¿Cómo puedes adaptarte?

Haz tu investigación de mercado cualitativa en 7 pasos.

3. Define un plan de acción

Una vez que fijes los objetivos y estudies el mercado, el próximo paso es definir un plan de acción y comunicar a tu equipo la estrategia que pondrás en marcha.

Para definir cómo planificar el proceso de ventas necesitas:

• Realizar un diagnóstico: elige un período y evalúa el estado de tus ventas, incluyendo quiénes son tus clientes, qué producto se vende más y a partir de qué acciones;
• Revisa el perfil de tu cliente ideal: haz un estudio del buyer persona para conocer las necesidades de tu público objetivo y su comportamiento de compra;
• Define un presupuesto: establece un monto para tus campañas comerciales y de marketing.

Te recomendamos leer: Cómo sacar un presupuesto de ventas en 4 pasos.

4. Invierte en tecnología

Contar con herramientas que te ayuden a elaborar un plan de ventas y operaciones es una buena inversión.

Un CRM (o software de gestión de las relaciones con los clientes, en español) te ayuda a gestionar todas las etapas del proceso comercial, incluyendo:

• la creación de presupuestos;

• el análisis de datos;

• previsiones de ventas;

• monitoreo de indicadores clave de rendimiento;

Descubre para qué sirve un CRM de ventas y sus ventajas para optimizar tu empresa.

5. Gestiona tu equipo

Un estudio reveló que el 52% de los empleados desconoce la visión de la empresa para la que trabajan. Si ese porcentaje también es válido para la planificación estratégica del departamento de ventas, tienes problemas.

Tu fuerza de ventas debe conocer en detalle cuáles son tus objetivos, qué recursos están disponibles para lograrlos y cuándo se espera alcanzarlos. Esto ayudará a que sean más efectivos en sus acciones diarias.

¿Quieres evaluar el rendimiento de tu equipo? Lee: 5 métricas para evaluación de la fuerza de ventas.

6 consejos para mejorar tu planificación estratégica

La planificación estratégica es algo dinámico, por lo que debe ser revisada y actualizada periódicamente. Para que tengas éxito, seleccionamos buenas prácticas basadas en datos que aplicar:

1. Permanece abierto a los cambios

Enfrentados a una pandemia global sin precedentes, los equipos de ventas comenzaron a cambiar sus prioridades.

En efecto, el Informe de Tendencias de Ventas de Zendesk encontró que el 40% de los líderes de ventas sienten que deben ser más receptivos a las necesidades cambiantes de los clientes potenciales y actuales como resultado de la pandemia.

Esta tendencia debe reflejarse en tu planificación estratégica. Saber cómo hacer una planificación implica desarrollar un documento lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios repentinos, como una crisis económica, por ejemplo.

Te puede interesar: Gestión de crisis: 3 pasos para evitar el caos en tu empresa.

2. Supera las expectativas de los clientes

Las expectativas de los clientes cambiaron rápidamente en los últimos años, por lo que muchas empresas tienen dificultades para seguir el ritmo.

De hecho, el Informe CX Trends 2023 de Zendesk descubrió que mientras que el 83% de las compañías encuestadas está repensando el recorrido del cliente para crear una experiencia más fluida, el 62% de los consumidores piensan que hay margen de mejora.

Echa un vistazo: Customer expectations antes, durante y después de la venta.

3. Conecta con tu equipo

Según un estudio, el 67% de los vendedores siente que el liderazgo en su empresa es demasiado optimista y está desconectado de su realidad. Este es un problema para la planificación estratégica, porque genera expectativas que pueden no cumplirse.

Por lo tanto, es importante conectarte con tu equipo para involucrarlos en todas las etapas de la planificación. De esta forma, los empleados podrían hacer notar las posibilidades, obstáculos y dudas que enfrentan y sentir los tienes en cuenta.

Inspírate: 4 técnicas para un proceso de integración de personal exitoso,

4. Desarrolla las habilidades necesarias

Al momento de crear tu plan estratégico, ten en cuenta qué habilidades necesita desarrollar tu equipo para implementarlo con éxito. Para esto, diseña un plan de capacitación o contrata a un proveedor externo para realizar un taller especializado.

Es un hecho que casi el 59% de los empleados no reciben capacitación en sus lugares de trabajo y desarrollan sus habilidades de forma autodidacta

5. Define métricas para evaluar tus esfuerzos

La única forma de saber si tu plan funcionó es establecer un parámetro objetivo, conocido como métrica o KPI.

La elección del parámetro de medición dependerá de tu objetivo. Imagina que quieres aumentar las ventas en un 30% en los próximos tres meses, algunas métricas interesantes que puedes utilizar son:

• promedio de ventas en general;

• número de tratos cerrados en el período establecido;

• el ticket medio de los clientes en este intervalo.

Si quieres conocer más, lee: Métricas de ventas: 5 indicadores efectivos.

6. Registra tu desempeño

Monitorear el desempeño a través de métricas objetivas está bien, pero es aún mejor si llevas un registro de estos datos de forma estandarizada para crear un historial de las estrategias implementadas, y determinar qué acciones funcionaron y qué podría mejorar.

Con la información que obtienes a lo largo del tiempo, refuerzas los aprendizajes positivos y evitas caer en errores conocidos.

Ejemplo de planificación estratégica: el caso de Shipit

Uno de los ejemplos de planificación estratégica más tangible es el de Shipit, una compañía que ayuda a los retailers a automatizar, monitorear y gestionar el sistema de envíos en un solo lugar.

Esta empresa, de origen chileno, necesitaba asegurar su flujo de comunicación a través de toda su cadena para optimizar el servicio a sus clientes. Con la ayuda de Zendesk pudo analizar su servicio al cliente, además de organizar las solicitudes que recibían diariamente.

Actualmente Shipit cuenta con una base de más de 1000 clientes activos y recibe un promedio de 22 mil tickets mensuales de clientes y 10 mil tickets de los proveedores de logística.

Conoce la historia completa de Shipit.

Zendesk facilita tu planificación estratégica

En este artículo aprendiste qué es la planificación estratégica, para qué sirve y cuáles son sus ventajas. También descubriste qué tipos de planificación de ventas existen, y cómo diagramar este documento con éxito.

Si quieres dar el siguiente paso y facilitar tu planificación estratégica, Zendesk puede ayudarte. Con el software de atención al cliente de Zendesk serás capaz de:

• implementar un espacio de trabajo donde los agentes puedan contactarse desde un solo lugar;

• permitir que tus equipos se mantengan conectados y actualizados mediante las herramientas de colaboración;

• administrar el conocimiento para que los agentes cuenten con toda la información y la pongan a disposición del cliente;

• dirigir los tickets de servicio al agente con el conocimiento y la experiencia adecuada.

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