Plan de capacitación de una empresa: 7 pasos para aplicarlo

Implementar un plan de capacitación en las empresas es la mejor opción para aumentar las habilidades técnicas y comportamentales de los funcionarios. Según datos recientes, el 92% de los vendedores afirma que el entrenamiento mejoró sus habilidades.

En efecto, los planes y programas de capacitación estimulan el desarrollo de destrezas en áreas organizacionales fundamentales, como el servicio al cliente, ventas y comunicación.

Y si esto no fuera suficiente razón para invertir en la formación de tus colaboradores, considera este otro dato: el 87% de los trabajadores millennials afirma que las oportunidades de aprendizaje son un componente importante en la satisfacción laboral.

El plan de capacitación de una empresa inicia con el diagnóstico de las demandas de formación de los colaboradores y finaliza con una evaluación del impacto del programa.

Si esta es su primera vez implementando un plan de capacitación de una empresa, no te preocupes. Esta guía completa te ayudará a superar este desafío con éxito.

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En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es y cuáles son los objetivos de un plan de capacitación?
• ¿Cuáles son las 7 etapas de un plan de capacitación?
• 7 consejos para ejecutar un programa de capacitación exitoso
• Modelos de plan de capacitación y cómo diseñarlos
• 3 ejemplos reales de planes de capacitación

Plan de capacitación: definición y objetivos

Un plan o programa de capacitación comprende una serie de acciones de entrenamiento y formación de personas, donde la transferencia de conocimiento puede servirse de actividades teóricas o prácticas.

Formular un buen plan de capacitación parte de considerar la necesidad de conocimiento o habilidades y el tiempo que llevará su ejecución. Es importante que la planificación incluya el número de horas que el empleado precisa invertir en las actividades de formación.

Una investigación demostró que es importante involucrar a todos los empleados en la formación para construir una cultura de aprendizaje, compartir más conocimientos y construir canales de sucesión en las empresas.

El departamento de ventas, en especial, merece una atención constante. Un plan de capacitación en ventas puede implementarse siempre que sea necesario, y no exclusivamente como forma de entrenamiento de nuevos colaboradores.

Ofrecer un programa anual de capacitación para ventas y atención al cliente es una excelente idea si buscas mantener a tu personal motivado y actualizado.

En Estados Unidos, las empresas han aumentado un 32% la inversión destinada a formar a sus empleados y, aunque los objetivos de un plan de capacitación varían según las necesidades de cada organización, en general todos buscan:

• Integrar a los funcionarios en los procesos de la organización;
• Promover la adquisición y mejoría de habilidades técnicas y conductuales;
• Entrenar a las personas para desempeñar de forma satisfactoria las funciones específicas de un cargo.

Un plan de capacitación para ventas y servicio al cliente, por ejemplo, puede desarrollar contenido sobre CRM, gestión de relaciones con el cliente y soporte técnico presencial.

¿Ya estás pensando en tu próximo plan de capacitación? ¡Sigue los consejos a continuación!

Plan de capacitación de una empresa: 7 pasos prácticos

1. Diagnosticar

Determina cuáles son las destrezas que faltan en tu equipo o habilidades que tus colaboradores pueden pulir. Planifica programas de capacitación para atender los propósitos de la organización a corto y largo plazo.

En esta fase inicial del plan de capacitación conviene observar el perfil de los funcionarios y el modelo de formación que se ajusta mejor a cada uno. Las técnicas de enseñanza pueden ajustarse al tipo de aprendizaje que predomina entre los miembros del equipo. Con eso optimizas el tiempo invertido en el programa de capacitación.

2. Priorizar

Puede ocurrir que en la fase de diagnóstico identifiques diversas necesidades en tu equipo de vendedores. ¿Cómo estableces el orden de prioridad para la implementación del plan de capacitación?

Nuestra recomendación es que establezcas un orden de urgencias, y en función de eso, organices cronológicamente los programas de capacitación. La planificación a mediano y largo plazo sirve para mantener una jerarquía de tus necesidades y garantizar que vas a cubrir todos los puntos.

3. Definir objetivos

Pregúntate cuál es el propósito de implementar ese plan de capacitación en particular y deja establecidos los mecanismos de evaluación final. Los objetivos deben ser claros y medibles, para manejar las expectativas de cada programa de formación y facilitar el informe de resultados.

Cuando sepas el motivo que te impulsa a desarrollar un plan de capacitación en tu empresa, transmite tus impresiones y expectativas al resto del equipo. La alineación de metas es importante para alcanzar los objetivos de un programa de capacitación.

4. Elaborar el programa de capacitación

Mientras mejor estructurado esté tu plan de capacitación, más sencillo será que alcances tus objetivos. El programa debe ser específico en relación a:

• Contenido: tópicos que serán desarrollados durante las actividades, técnicas y habilidades por adquirir;
• Técnicas de capacitación: método de enseñanza y mecanismos para la adquisición de destrezas;
• Cronograma: esquematización de actividades con fecha y horario;
• Público: grupo de personas a quienes se destinan las actividades de capacitación;
• Recursos humanos: instructores necesarios para cada actividad del programa;
• Recursos materiales: presupuesto e infraestructura disponibles.

5. Ejecutar

Lleva a la práctica el programa de capacitación y observa a los participantes durante todo el proceso. Recuerda que las anomalías o contratiempos sirven para hacer ajustes en futuras instancias de capacitación.

Toma en cuenta el abanico de metodologías de enseñanza que se pueden aplicar en las empresas y explora tus recursos con creatividad:

• Juegos;
• Role play;
• Proyectos;
• Clases formales;
• Dramatizaciones;
• Estudio de casos;
• Material audiovisual;
• Conferencias grabadas;
• Capacitación práctica durante el trabajo;
• Rotación de las personas entre departamentos con funciones diferentes.

Si sientes que las necesidades de tu organización así lo ameritan, puedes ir más lejos y diseñar un programa de cursos a distancia.

Al ejecutar tu plan de capacitación, intenta no tomar decisiones de última hora y prepárate para los imprevistos. Por ejemplo:

• Ten a la mano un facilitador suplente, por si acaso alguien cancela;
• Si vas a utilizar material de apoyo impreso, añade algunas copias para los colaboradores que se animen a participar en el último momento.
• Organiza una dinámica de integración de grupo adicional, por si acaso en algún momento sientes que necesitas romper el hielo.
• Prepara un par de actividades extra y déjalas de reserva, en caso de que el grupo avance en el programa más rápido de lo que habías imaginado.

6. Evaluar

Para evaluar tu programa de capacitación utiliza instrumentos cuantitativos para conocer el impacto de la estrategia ejecutada. Al mismo tiempo, conviene que controles tus expectativas y seas flexible con los criterios de evaluación del programa.

La evaluación depende de cuál haya sido el propósito inicial:

• ¿Mejoraron las ventas? ¿En qué porcentaje?
• ¿Recibieron más y mejores feedbacks? ¿Cuántos puntos mejoró la calidad en el servicio al cliente?
• ¿Optimizaron el seguimiento de leads? ¿Cuánto creció la conversión por lead magnet?
• ¿Están usando las funciones del CRM para vendedores?
• ¿Disminuyeron los conflictos internos al aplicar estrategias de comunicación intersectorial?

Por otra parte, es clave recoger la percepción del equipo sobre el programa de capacitación. La última fase puede incluir:

• Formularios y encuestas para medir el nivel de satisfacción;
• Buzón de sugerencias para las próximas iniciativas;
• Instrumentos de evaluación para medir el cambio de comportamiento después de asistir al plan de formación.

7. Certificar y cerrar

Al final, es importante emitir certificados a los participantes. El cierre de la acción también incluye la confección del informe del plan de capacitación, que contiene documentos, resultados, período de validez y elementos auditables por órganos de control externo (si se aplica). Es el caso de planes de capacitación internos para trabajar con alimentos o fármacos, por ejemplo.

7 consejos para ejecutar un plan de capacitación exitoso

1. Conoce a tu equipo

Si no sabes con quién trabajas, cuáles son las carencias e intereses del grupo, difícilmente sabrás cuál es el área más interesante a la que dirigir un programa de capacitación.

Existen 4 momentos clave para obtener información:

• Al realizar la descripción de funciones de un cargo;
• Al introducir una herramienta o servicio en la organización;
• Al rotar a los funcionarios entre áreas diferentes;
• Cuando la información se obtiene por vías de comunicación interna.

2. Evalúa las opciones de capacitación

Existen varias maneras de brindar un plan de formación a tu equipo. Puedes delegar la función de facilitador del programa en algún miembro de la organización que tenga dominio técnico del contenido y habilidades para la transmisión del conocimiento.

Otra alternativa es contratar un servicio externo, como un especialista capacitado en la formación de recursos humanos.

3. Define un propósito práctico

¿Sabes qué esperas después de implementar el programa de capacitación? No es válido aplicar una estrategia al azar para ver si el desempeño del equipo mejora en algo.

Las acciones de tus objetivos determinan qué tan fácil será evaluar la eficacia del programa. Dale preferencia al uso de los verbos aumentar, disminuir, excluir, duplicar, convertir, proyectar; en lugar de conocer, saber, entender.

¡Cuanto más materializable sea tu objetivo, mejor!

4. Selecciona el público

No es necesario que la organización entera participe de todos los planes de capacitación. Es fundamental filtrar los perfiles y funciones dentro de la empresa que se benefician con el contenido de cada programa de formación.

Si prestas atención durante la fase de diagnóstico de necesidades, la estructuración de los grupos puede ayudarte a optimizar el alcance del plan de capacitación.

5. Escoge el modelo y las técnicas de enseñanza

¿Será un plan de capacitación con actividades en línea, tendrá clases presenciales o será una mezcla entre ambos formatos? ¿Estás consciente de los límites de cada modelo de enseñanza-aprendizaje?

Si tienes equipos heterogéneos, cerciórate con anticipación de que todos los miembros tienen acceso a las herramientas necesarias para desarrollar las actividades.

6. Escoge el contenido según su impacto

Ten presente que las destrezas y conocimientos impartidos en un programa de formación son el medio para que el trabajo sea cada vez más eficiente.

La razón de ser de un plan de capacitación es, fundamentalmente, beneficiar a la empresa y a sus colaboradores. Diseña programas con potencial de influir sobre las métricas de ventas y en el funcionamiento de la organización.

7. Escoge la metodología según el presupuesto

Ahora conoces las modalidades de planes de capacitación, pero ¿sabes escoger la que más te conviene?

Analiza cómo se implementarán las actividades de formación, cuál es el efecto esperado y cuál es el presupuesto disponible.

Si es posible, contrata los servicios de un capacitador externo experto en el área; si no, adapta el plan y emplea recursos humanos internos.

Modelos de plan de capacitación: aprende a diseñarlos

El equipo de planificación puede presentar un plan de formación completo para la gestión de capacitación en la organización. Éste contempla necesidades de capacitación a corto, mediano y largo plazo y consiste en:

• Plan de capacitación general: contiene las líneas de formación que dirigen las necesidades de la organización. Visión a largo plazo;
• Mapas de necesidades de capacitación sectoriales: dedicados a recoger las funciones de la empresa por área. Su número aumenta con la complejidad del negocio. Visión a mediano plazo;
• Planes de capacitación individual: aplicables a grupos pequeños, que ejercen la misma función dentro de un sector, o para cargos individuales. Visión a corto plazo de las necesidades de formación;
• Catálogos de actividades con contenido programático: se elaboran en el marco de un plan de capacitación como respuesta a demandas puntuales del personal o ante necesidades emergentes de la empresa. Los programas anuales que repiten el contenido teórico pueden renovar el catálogo de actividades prácticas.

Antes de escoger cómo impartirás los contenidos del programa de formación, hazte estas tres preguntas:

1. ¿Necesitas un plan de capacitación de tipo inductivo (integración del nuevo empleado), preventivo (preparación para adoptar nuevos métodos), correctivo (solución de problemas de desempeño) o de desarrollo de carrera (crecimiento profesional)?
2. ¿Deseas promover un plan de capacitación bajo la modalidad de formación, actualización, especialización o perfeccionamiento de tus recursos humanos?
3. ¿Esperas alcanzar un nivel de capacitación básico, intermedio o avanzado?

Esas 3 respuestas te guiarán para formular planes de capacitación adecuados a las necesidades de la organización y de tus funcionarios.

Para profundizar en el diseño de planes de capacitación, consulta esta guía técnica para la elaboración de programas de capacitación.

Si después de revisar el tema sientes que aún tienes dudas, te invitamos a responder esta evaluación sobre las fases de ejecución en un plan de capacitación.

Por último, usa como referencia planes de capacitación de organizaciones reales.

Planes y programas de capacitación: 3 ejemplos reales

1. Coca-Cola FEMSA México

Coca-Cola utiliza G-learning para la formación interna de su personal en México. Con este abordaje creativo, la empresa estimula la capacidad de los funcionarios de aprender jugando, mientras promueve motivación, sentido de pertenencia y engagement:

2. Capacitación en higiene y seguridad laboral de la UBA

La Facultad de Agronomía de la Universidad de Buenos Aires imparte cursos teórico-prácticos de prevención de riesgos para el personal. Además de ser una obligación legal, lo desarrollan como actividad de responsabilidad social, que brinda a la población conocimiento con utilidad dentro y fuera del lugar de trabajo:

3. Plan de capacitación para procesos administrativos

Si te interesa el diseño de programas de formación para el fortalecimiento de los procesos administrativos, te invitamos a revisar esta propuesta detallada de un plan de capacitación para una pequeña empresa en El Salvador.

Este caso empresarial refleja cómo el aumento en la complejidad de las organizaciones crea necesidades en los funcionarios. Al dominio de habilidades comportamentales y a la adquisición de destrezas técnicas, se les suma la necesidad de herramientas tecnológicas más eficientes.

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