Según Harvard Business Review, 40% de los gerentes de empresas a nivel mundial dice que los problemas para alinear a los equipos son el mayor reto para que un negocio pueda llevar a cabo su estrategia.
En muchas ocasiones, los colaboradores de un negocio no tienen claro cuál es su vinculación con las metas y prioridades de la compañía. De hecho, el reporte declara que solo el 16% de ellos lo entienden.
Uno de los métodos más efectivos para incrementar la productividad, conexión y cooperación de los equipos es el establecimiento de objetivos precisos, medibles y que atañen a todos los miembros de una empresa. Allí, el panel de ventas funciona como una herramienta ideal para ofrecer esa visualización general tan necesaria de las metas.
Prepárate para ahondar en este tema y en los siguientes aspectos:
- ¿Qué es un panel de ventas?;
- ¿Cuáles son los principales KPIs en ventas?;
- ¿Qué debe contener un informe de ventas?;
- ¿Cuándo hacer un dashboard de ventas?;
- Cómo hacer un dashboard de ventas en 5 pasos;
¡Y conoce la herramienta que te permitirá crear el panel de ventas más completo!
¿Comenzamos?
¿Qué es un panel de ventas?
El panel de ventas es una herramienta que te permite visualizar de forma fácil y en tiempo real las métricas relacionadas a tus indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés). Su objetivo es brindar datos útiles que agilicen la toma de decisiones.
El valor de guardar la información es incuestionable. De hecho, el 42% de los individuos es más propenso a alcanzar sus objetivos cuando estos son registrados en un medio físico, lo que significa que contar con un panel de ventas para tener una vista constante de las métricas más importantes relacionadas al negocio, es fundamental para alinear el trabajo de todos los miembros del equipo y orientarlos hacia las metas.
Antes de entender cuándo hacer un dashboard y cómo se debe hacer, es importante conocer los 5 KPIs en ventas más relevantes y debes incluir en tu trabajo.
¿Cuáles son los principales KPIs en ventas?
1. Ciclo de ventas
El ciclo de ventas o customer journey representa todo el recorrido del cliente en sus interacciones con la marca, desde el primer contacto hasta la compra efectiva.
Esta métrica sirve para medir cuánto tiempo en promedio toma un cliente potencial para convertirse en cliente, y el objetivo es hacer que la duración del ciclo de ventas sea cada vez menor. Si bien no existe una fórmula como tal para medir este indicador, tienes que estar atento a los tiempos del proceso y, si te das cuenta que estos aumentan, plantear estrategias y acciones que ayuden a agilizar el viaje del cliente.
Lee ahora: Ciclo de ventas: 18 consejos para mejorar tu estrategia comercial
2. Ticket promedio
El KPI de ticket promedio indica cuál fue el gasto promedio de cada cliente en cada venta. La idea detrás de este indicador es buscar que los resultados sean cada vez mayores, pues eso se traduce en que los gastos efectuados por los clientes también lo son.
La fórmula para calcular este indicador de ventas es:
TP = Facturación total / Pedidos generados
Por ejemplo:
TP = USD 5000,00 / 987
TP = USD 5,06
3. Coste por lead
Los leads son aquellos clientes potenciales que tienen posibilidades de adherirse a tu marca y convertirse en consumidores, si se hace su captación. En ese sentido, la métrica de coste por lead sirve para identificar qué tantos recursos se invierten en el proceso de generación de leads, y si los resultados que brinda son coherentes con sus gastos.
La fórmula para medir este KPI en ventas es:
CPL = Inversión en Marketing / Número de leads generados
Por ejemplo:
CPL = 2,000 USD / 185 =
CPL = 10,81 USD
4. Tasa de conversión
Con la tasa de conversión, lo que se determina es cuántos leads se convirtieron en clientes. Es una clara muestra de la eficiencia de un equipo de ventas, la cual será mayor en la medida que esta métrica lo sea.
La fórmula para calcular este indicador de ventas es:
TC = Número de ventas / Número de leads x 100
Por ejemplo:
TC = 275 / 1000 x 100
TC = 27,5%
Más información en: ¿Qué es la tasa de conversión y cómo se relaciona con el embudo de ventas?
5. Costo de adquisición de cliente
El KPI costo de adquisición de cliente mide toda la inversión que un negocio hace en el proceso para convertir a un lead en cliente de la empresa. La idea de aplicar esta métrica es observar si los costos para adquirir un nuevo cliente son menores o mayores que los ingresos que se perciben de las ventas.
Algo a destacar es el hecho de que, para medir este KPI, las inversiones a tomar en cuenta son solo aquellas destinadas directamente a la adquisición de nuevos clientes. De igual modo, los clientes adquiridos que se consideran dentro de la fórmula son solo aquellos que resultaron del trabajo de los equipos de marketing y ventas, y no por otras vías.
La fórmula para calcular este indicador de ventas es:
CAC = Suma de las inversiones / Clientes adquiridos
No te pierdas: Costo de adquisición de clientes: calcula en 1 minuto
¿Qué debe contener un informe de ventas?
¿Sabías que el 79% de los ejecutivos de ventas afirman que uno de los motores más importantes para llegar a las metas es mejorar la productividad de los equipos de ventas?
Uno de los factores de mayor relevancia para mejorar la productividad es contar con la información y documentación necesarias para acortar tiempos, agilizar procesos y dar lugar a acciones fundamentadas en resultados.
El informe de ventas es ese documento que resume todas las actividades de ventas de una empresa. Siempre se establece para períodos de análisis en específico, e incluye información como leads, nuevos clientes, costos, ganancias, volumen de ventas y demás.
En general, un buen informe de ventas debe ser:
- conciso, pues la idea es que presente un resumen útil y fácil de digerir;
- preciso, con toda la información pertinente y tan completo como sea posible;
- flexible y con espacios para modificaciones o imprevistos, de hacer falta.
Si lo que te preguntas es cuáles datos deberían incluirse dentro del informe de ventas, algunos que no puedes dejar de lado son:
- métricas de los KPIs;
- número de productos vendidos;
- ganancias;
- ventas netas;
- ventas regionales (si aplica);
- crecimiento de las ventas;
- productividad del equipo, entre otros.
¿Cuándo hacer un dashboard de ventas?
El panel de ventas hace que sea más fácil identificar tendencias, a partir de los análisis y conclusiones que se pueden extraer de los datos recabados. Dado que esta herramienta ayuda a las empresas a tomar decisiones basadas en datos, de una forma fácil y veloz, “¿cuándo hacer un dashboard de ventas?” es una pregunta de fácil respuesta: siempre.
De acuerdo a cómo sean los períodos de ventas de tu empresa –ya sea que los manejes de forma mensual, trimestral o semestral–, es válido y recomendable hacer un panel de ventas para cada uno de ellos. Esto te permitirá extraer insights valiosos de cada proceso, al mismo tiempo que prever tendencias y cambios para que los próximos sean mejores y apunten de una forma más precisa hacia las metas que tu negocio quiere lograr.
Cómo hacer un dashboard de ventas en 5 pasos
Ya conoces qué es el panel de ventas, cuáles son los principales KPIs en ventas, qué debe contener un informe de ventas y cuándo hacer un dashboard. Por lo tanto, ya cuentas con la mayoría de herramientas y conocimientos para abordar la tarea de crear tu propio panel de ventas, completo y efectivo. Solo necesitas seguir estos sencillos pasos:
1. Selecciona tus métricas
El panel de ventas te va a proveer una visualización de los resultados de tus indicadores clave de rendimiento. Sin embargo, es responsabilidad de tu negocio escoger cuáles serán aquellos con los cuales va a trabajar.
Para decidir las métricas a incluir en tu panel de ventas, lo esencial es determinar cuáles son las metas de tu empresa y, con base en ellas, establecer los objetivos e indicadores que mejor se alineen.
Algunas preguntas que puedes responder para ayudarte en la selección de las métricas son:
- ¿Cuántos clientes estás cerrando en general mes a mes?;
- ¿Cuál es tu balance de ganancias y pérdidas actual?;
¿Cuál es el promedio de transacciones que tu negocio está generando?
2. Conoce tus capacidades
Existen numerosas plataformas y opciones para la creación de un panel de ventas. Conforme a cuál método escojas, el manejo de estas herramientas puede ser desde muy intuitivo hasta difícil de perfeccionar.
Analiza las capacidades y limitaciones de tu equipo de IT, así como cuánto entrenamiento y recursos estás dispuesto a destinar para los fines del panel de ventas. Una vez hayas establecido las reglas de juego, podrás determinar con mayor precisión y confianza cuál es la herramienta o sistema de panel de ventas más apropiada para tu negocio.
3. Escoge una herramienta de panel de ventas
Con las métricas ya definidas, toca el momento de seleccionar la herramienta de panel de ventas que vas a utilizar para materializar tus planes.
Puede ser difícil saber cuál es la mejor plataforma para crear un panel de ventas, especialmente si no habías usado ninguna antes. Existen muchas opciones en el mercado, e invertir en una tecnología que no estás seguro si funcionará para los fines que buscas, puede ser algo riesgoso.
¿Nuestra recomendación? Busca herramientas de panel de ventas que te permitan hacer testeos gratis, de manera que puedas probar sus características y cómo se acoplan las soluciones que ofrecen a las necesidades de tu negocio.
Por otro lado, puede ser muy útil indagar softwares de CRM de ventas que, en muchas ocasiones, traen funciones de panel de ventas, junto a otras tecnologías que pueden ser útiles para el crecimiento de tu equipo de ventas y diferentes departamentos. Uno de estos software es Zendesk para ventas.
Expande horizontes: ¿Qué es CRM? ¿Para qué sirve esta solución?
4. Exporta tus datos al panel de ventas
Ya seleccionada la plataforma de panel de ventas a usar, debes subir toda la información que tienes, de manera que tu panel de ventas comience a funcionar y te provea toda la información que necesitas, de forma automática.
Si venías utilizando un software CRM, lo más probable es que ya cuentes con informes de ventas generados por el sistema que puedes exportar con poca dificultad al panel de ventas.
En cambio, si estabas llevando tus procesos de una manera manual, tienes que asegurarte de contar con los informes de ventas que quieres ver reflejados en el panel de ventas, de manera que puedas subirlos manualmente al panel.
Zendesk te brinda todos los conocimientos que necesitas para crear un reporte de ventas completo y práctico. Lee la guía: Reporte de ventas: ¿cómo hacer en 5 pasos simples?, y descubre todo lo que necesitas para sacarle el máximo provecho a tus informes y panel de ventas
5. ¡Comparte el panel de ventas con tu equipo!
Uno de los aspectos clave dentro de todo este proceso es la comunicación con tu equipo y su participación. Si nadie tiene acceso al panel de ventas, o no saben muy bien cómo usarlo y entender los datos que refleja, el trabajo hecho no será más que tiempo perdido.
Asegúrate que todos los departamentos cuenten con acceso al panel. Por otro lado, destina tiempo y recursos en entrenamientos de panel de ventas, de manera que todos los miembros de tu equipo puedan aprovechar su potencial. Recuerda que, cuando los objetivos son claros y visibles, así como las métricas que los acompañan, los colaboradores pueden sentirse más motivados y se facilita la cooperación interdepartamental.
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Crea el panel de ventas más completo con Zendesk
Viste que, además de herramientas de panel de ventas, existen software de CRM muy completos que no solo incluyen esta tecnología entre sus opciones, sino que te ofrecen múltiples más para llevar tu trabajo y los resultados de tus equipos a un nuevo nivel.
Zendesk para ventas es una solución de CRM que permite maximizar la productividad, mantener la visibilidad de los canales de ventas y aumentar los ingresos.
Entre sus ventajas, Zendesk te permite:
- Una visualización completa de los canales de venta, por lo que podrás salvarte de sorpresas al pronosticar y administrar de forma precisa tu canal de ventas en tiempo real. Zendesk te da una visibilidad total para que puedas planificar, hacer seguimiento y analizar tu proceso de ventas sin hacer grandes esfuerzos.
- Conseguir los datos correctos, pues podrás personalizar la plataforma para adaptarla a las necesidades de tu empresa. Lleva los elementos personalizados de Zendesk Sunshine a los clientes potenciales, contactos y ofertas.
- Configurarlo de forma sencilla, ya que Zendesk para ventas incorpora una interfaz intuitiva y conversacional construida en torno a las actividades de venta cotidianas, lo que facilita en gran medida su uso.
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