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Metodologías de gestión de proyectos: 5 modelos provechosos
Por Zendesk
Última actualización en 14 febrero 2023
Las metodologías de gestión de proyectos son indispensables para las empresas que quieren convertir sus ideas en realidad de forma ordenada y productiva, sin perder tiempo, dinero o talento en el proceso.
Si bien una buena gestión de los plazos y las personas puede ayudar a las organizaciones a ahorrar hasta 28 veces más dinero, pocas cuentan con las prácticas y las herramientas necesarias para el éxito.
En efecto, 7 de cada 10 empresas no utilizan ninguna técnica o software de gestión de proyectos, lo que hace que desperdicien más del 10% de los recursos de que disponen.
Si te identificas con alguno de estos datos, quedate tranquilo. Hemos preparado este artículo para que aprendas todo lo que necesitas saber sobre el tema y mejores tu relación con los proyectos que gestionas.
Aquí descubrirás:
- ¿Qué son las metodologías de gestión de proyectos?
- ¿Para qué sirven las metodologías de gestión de proyectos?
- ¿Cuál es la importancia de la tecnología en la gestión de proyectos?
- ¿Cuáles son las ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos?
- ¿Cuáles son las metodologías de gestión de proyectos?
- ¿Cuál es la metodología más utilizada por las empresas exitosas?
¡Adelante!
¿Qué son las metodologías de gestión de proyectos?
Las metodologías de gestión de proyectos son un conjunto de teorías, técnicas y procedimientos que ayudan a las organizaciones a estandarizar cómo una idea se convierte en realidad. Por definición, su objetivo es simplificar este proceso para que los involucrados hagan más cosas con menos tiempo, esfuerzo y gastos.
El concepto de metodologías de gestión de proyectos abarca desde las etapas de ideación y ejecución hasta la evaluación de resultados y mejora continua de procesos. Por lo tanto, se considera una excelente herramienta para reducir la incertidumbre, la presión y los riesgos en la implementación de un plan.
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¿Para qué sirven las metodologías de gestión de proyectos?
En cuanto a sus aplicaciones, las metodologías de gestión de proyectos sirven para estandarizar el flujo de trabajo, mejorar la comunicación del equipo, optimizar el uso de los recursos y facilitar la toma de decisión informada.
Estandarizar el flujo de trabajo
¿Sientes que empiezas de cero cada vez que gestionas un proyecto? Quizás planifiques mientras ejecutas o incluso te adaptes a medida que suceden las cosas. En cualquier caso, esto es un problema, porque pierdes tiempo, energía y, a veces, dinero al no tener una ruta clara a seguir a la hora de tomar las riendas de una iniciativa.
Con metodologías de gestión, puedes estandarizar el flujo de trabajo y facilitar la ejecución de todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto. Y los resultados son excelentes: mejoras la productividad, mantienes feliz a tu equipo y mitigas el estrés administrativo.
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Mejorar la comunicación del equipo
La implementación de modelos de gestión de proyectos puede mejorar la comunicación interna del equipo, especialmente si se trabaja en una actividad multidisciplinar. Cuando todos conocen los pasos a seguir, qué recursos están disponibles y quiénes son los responsables de cada cosa, es más fácil tener autonomía para hacer su parte y pedir ayuda cuando sea necesario.
Te recomendamos leer: 5 estrategias de comunicación interna para equipos exitosos.
Optimizar el uso de los recursos
Las empresas no siempre cuentan con presupuestos robustos para llevar a cabo sus proyectos –e incluso cuando el dinero es abundante, existe la expectativa de que se gastará sabiamente.
Pero el aspecto financiero es solo uno de los recursos que maneja un buen gerente; también hay plazos y personas que debes tener en cuenta.
Las metodologías de gestión de proyectos te permiten asignar de manera inteligente y responsable los recursos para su ejecución.
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Facilitar la toma de decisión informada
¿Sabías que el 60% de las organizaciones no tiene mucha confianza en sus datos y conocimientos analíticos? Afortunadamente, una de las ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos es el establecimiento de métricas objetivas que permiten monitorear la evolución y los resultados de una iniciativa. Con estos datos en la mano, puede tomar decisiones informadas sobre el futuro del proyecto.
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¿Cuál es la importancia de la tecnología en la gestión de proyectos?
La importancia de la tecnología en la gestión de proyectos es evidente: brinda más agilidad, eficiencia, integración y disponibilidad a los procesos.
Agilidad
La tecnología puede ser una gran aliada para automatizar tareas repetitivas que consumen el valioso tiempo de los miembros de tu equipo. En el servicio al cliente, por ejemplo, las respuestas automáticas pueden resolver consultas de baja complejidad en cuestión de segundos, lo que deja libres a los agentes de soporte para tratar problemas más complejos.
Eficiencia
¿Necesitas hacer algo más rápido? Sin duda, la tecnología te ayudará a reducir el tiempo dedicado a las actividades de un proyecto, además de ayudarte a evitar el desperdicio de otros recursos. El software de gestión de clientes, por ejemplo, puede predecir el volumen de interacciones de soporte para la temporada navideña en función de los datos históricos y decirle cuántos agentes humanos necesitará para manejar la demanda del período.
Integración
Otra gran ventaja de la tecnología para la gestión de proyectos es su capacidad para integrar equipos multidisciplinares y crear un terreno común, desde el que todos puedan aportar sin jerarquía con lo que mejor saben. Esto facilita la colaboración en el trabajo, reduce los conflictos y potencia la creatividad.
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Disponibilidad
La mayoría de las soluciones de gestión de proyectos están basadas en cloud computing, lo que significa que los archivos están disponibles las 24/7 desde cualquier parte del mundo; solo necesitas estar conectado a Internet para acceder, editar y compartir con tus compañeros de trabajo. Este es un beneficio de la tecnología que no se puede pasar por alto, especialmente si se gestionas empleados en diferentes países o zonas horarias.
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¿Cuáles son las ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos?
Las ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos incluyen organización, productividad, empatía y colaboración.
Organización
La metodología no es más que “la manera de hacer algo”. En este sentido, las plantillas de gestión de proyectos ofrecen una guía para organizar sus proyectos en etapas y simplificar su ejecución. Gracias a la visibilidad adquirida, puedes ver el todo, incluso si estás trabajando en una parte.
Productividad
Una de las ventajas más importantes de utilizar una metodología de gestión de proyectos es hacer que los empleados sean más productivos. Cuando todos saben lo que quieres lograr, es más fácil invertir tiempo, talento y energía en actividades, así como mantenerse motivado ante un obstáculo.
Empatía
Algunas personas tienen facilidades con fórmulas, cálculos y razonamiento lógico. Otros tienen más aptitud para las abstracciones, las interpretaciones subjetivas y la humanización de los procesos. También hay aquellos que combinan un poco de ambos. Con una metodología de gestión, puedes evaluar las fortalezas de cada empleado y utilizarlas a favor del proyecto, sin subestimar ninguna habilidad.
Colaboración
¿Has visto cómo los futbolistas se juntan para competir en el Mundial? Más que el deseo de marcar goles en solitario y ganar un partido, existe el entendimiento de que todos los profesionales tienen un objetivo común: ganar el título. La misma lógica se puede aplicar a las empresas. Una visión común es una poderosa herramienta para unir a los colaboradores.
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¿Cuáles son las metodologías de gestión de proyectos?
Las principales metodologías de gestión de proyectos son: ágil, cascada, ruta crítica, Scrum y Kanban.
Metodología Ágil
La metodología ágil es, de hecho, un principio de gestión que divide los proyectos en fases de corto plazo (sprints) con el objetivo de obtener resultados rápidos y efectivos. Cuenta con un seguimiento diario, donde el responsable del proyecto revisa el cumplimiento de lo definido. Se recomienda para casi todos los equipos.
Metodología de la cascada
También conocida como “waterfall”, la metodología de la cascada es la más popular de todas. Consiste en planificar un proyecto de principio a fin y dividirlo en pasos secuenciales, que deben completarse en un orden determinado para lograr los resultados. Su gran ventaja es que permite al administrador controlar los detalles de cada paso. Se recomienda para proyectos grandes y complejos.
Metodología de la ruta crítica
Como el nombre lo sugiere, la metodología de la ruta crítica se basa en la teoría de las restricciones. Asume que los imprevistos pueden ocurrir en cualquier momento y que es importante avanzar lo más posible antes de que esto se convierta en una realidad. Por lo tanto, esta metodología se enfoca en identificar restricciones, definir acciones prioritarias y subordinar otras actividades a ellas.
Metodología SCRUM
La metodología SCRUM se basa en sprints de hasta 30 días. Durante este período, los equipos pequeños (hasta 10 personas) planifican objetivos, ejecutan actividades e informan regularmente los resultados a una persona llamada scrum master.
Metodología Kanban
Si estás buscando algo simple de entender y ejecutar, la metodología Kanban es tu mejor opción. En esta técnica, el proyecto se divide en actividades que se organizan en tres etapas: hacer, haciendo y hecho. Solo puedes cambiar el estado de una actividad cuando cumples al 100% la condición del siguiente paso. Por ejemplo, si necesitas enviar 20 correos electrónicos a clientes potenciales, pero hasta ahora solo has enviado 15, esa actividad continúa en la sección “hacer”.
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¿Cuál es la metodología más utilizada por las empresas exitosas?
La metodología más utilizada por las empresas exitosas es aquella que se adapta a la realidad del momento, facilita la rutina laboral en el presente y proyecta resultados positivos para el futuro. Al combinar estos tres elementos, garantizas que tomarás decisiones alineadas con tu estrategia comercial.
Más que teorías y técnicas populares, necesitas hacer un diagnóstico sincero del estado actual de tus operaciones, así como metas a corto, mediano y largo plazo. Y, por supuesto, ¡trabajar duro para hacerlos realidad!
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Brinda a tu equipo las herramientas para gestionar proyectos con éxito
En este artículo aprendiste qué son, para qué sirven y por qué las metodologías de gestión de proyectos son importantes, además de las ventajas de implementarlas. También viste cuáles son los modelos y las técnicas más populares en el mercado.
Si quieres ayudar a tu equipo a tener éxito, debes brindarles las herramientas adecuadas para su trabajo. Con la solución completa de servicio al cliente de Zendesk, por ejemplo, eres capaz de:
- Acompañar el cliente en todos los momentos de su relación con la empresa;
- Brindar soporte en los canales de comunicación favoritos de tu audiencia;
- Monitorear el comportamiento de los consumidores con informes automatizados;
- Personalizar las interacciones a gran escala;
- Anticiparte a las necesidades de tus clientes en función de los datos;
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