Equipo de trabajo: 5 etapas hacia la colaboración empresarial

Cuando los integrantes de un área o empresa trabajan codo a codo, participan, resuelven y se interiorizan en cada una de las etapas del proyecto común, estamos ante un equipo de trabajo.

En esta modalidad, los miembros trabajan interdisciplinariamente para lograr el cumplimiento de los objetivos de la organización. En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es un equipo de trabajo?
• ¿Cuál es la importancia de un equipo de trabajo?
• ¿Cuáles son las características de un equipo colaborativo?
• ¿Cuáles son las etapas de un equipo de trabajo?
• ¿Cómo mejorar el trabajo en equipo en las empresas?

¡Adelante!

¿Qué es un equipo de trabajo?

El concepto de equipo de trabajo se refiere a un grupo de personas que se unen para lograr objetivos específicos. En la definición corporativa, son profesionales a cargo de un departamento que desarrolla actividades específicas.

Un buen ejemplo de equipo de trabajo son los grupos de estudio en las universidades, donde las personas interesadas en un tema en particular se reúnen para leer y discutir la producción científica.

En las empresas, un equipo de trabajo puede dedicarse a investigar y solucionar problemas de atención al cliente; o para estudiar la estrategia comercial y proponer cambios en el plan, por ejemplo.

¿Cuál es la importancia de un equipo de trabajo?

La importancia del equipo de trabajo es evidente: evita fallas en las actividades, aumenta la retención de talentos, satisface a los clientes y promueve la mejora continua de procesos.

1. Evita fallas en las actividades

El 86% de los líderes empresariales culpan a la falta de colaboración como la razón principal de las fallas en el entorno laboral. Y no se equivocan: cuando los profesionales no se comunican de manera asertiva y por los canales adecuados, se corre el riesgo de generar ruido y problemas que afectan el desarrollo de las actividades.

2. Aumenta la retención de talentos

Según un estudio académico, el 40% de los empleados cree que no hay suficiente colaboración en su entorno laboral. En este contexto, algunos profesionales están más sobrecargados que otros, lo que genera altos niveles de estrés y burnout. Como resultado, muchas personas buscan otro trabajo. Por lo tanto, la colaboración es una inversión inteligente para retener talentos.

3. Satisface a los clientes

De acuerdo con una investigación de Zendesk, más del 70% de los clientes asume que las compañías colaborarán en su nombre para evitar la repetición, el tiempo de demora o la confusión. Asimismo, el 68% dice que se molestan cuando los transfieren a otros departamentos.

Sin duda, cuando los equipos de trabajo colaboran con facilidad, todos ganan. Para lograr este objetivo en común, es fundamental contar con una cultura organizacional sólida, segura y sin frustraciones. Si proporcionas eso, entonces tu equipo de atención logrará su objetivo de tener clientes más satisfechos. Ahora veamos algunos consejos para que puedas comenzar a trabajar en ello. 

Te recomendamos leer: ¿Qué es cultura laboral? 4 tips para innovar en México.

4. Promueve la mejora continua de procesos

En un equipo de trabajo, las personas tienen diferentes experiencias educativas y profesionales. Cuando esta diversidad encuentra un entorno colaborativo, las empresas pueden beneficiarse de la mejora continua de los procesos.

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¿Cuáles son las características de un equipo colaborativo?

Las características de un equipo de trabajo colaborativo incluyen: compromiso, heterogeneidad complementaria, interdependencia positiva, comunicación fluida, objetivos comunes y liderazgo horizontal.

Compromiso

El compromiso es un acuerdo, informal o formal, que el equipo de trabajo firma. Aunque hay un objetivo mayor que lograr colectivamente, es primordial que los participantes sientan el proyecto como propio.

Lee: Colaboración y compromiso de los empleados: cómo pueden ayudar los help desks de uso interno.

Heterogeneidad complementaria

Cada miembro del equipo posee habilidades y características diferentes. En un equipo colaborativo, las facultades individuales colaboran en el cumplimiento de los objetivos generales –a eso llamamos heterogeneidad complementaria.

Interdependencia positiva

Al igual que un trípode, si uno de los miembros no trabaja con compromiso, hará trastabillar el trabajo grupal. 

Comunicación fluida

La colaboración depende en gran medida de que el equipo de trabajo se entienda. Un equipo que no se comunique correctamente, no logrará avanzar. 

Aprende qué son los flujos de comunicación interna y cómo gestionarlos.

Objetivos comunes

Los logros obtenidos pertenecen a todo el equipo de trabajo, por eso, cada miembro debe conocerlos y trabajar para alcanzarlos.

Liderazgo horizontal

Cada miembro de un equipo colaborativo aporta desde la propia mirada y participa de la toma de decisiones del proyecto.

Aquí tienes 5 casos prácticos de liderazgo empresarial para inspirarte.

¿Cuáles son las etapas de un equipo de trabajo?

Hay cinco etapas en un equipo de trabajo: formación, conflicto, colaboración, desempeño y celebración.

Formación

En la etapa de formación de un equipo de trabajo, los profesionales son seleccionados por la empresa en función de sus competencias técnicas, habilidades interpersonales y calificación para el puesto. En la primera reunión, los profesionales se conocen y establecen reglas comunes para la convivencia. Es un momento marcado por la formalidad, por lo que los miembros aún se ven como extraños.

Conflicto

En la segunda etapa, los integrantes del equipo de trabajo comienzan a comunicarse y mapear su posición en relación al grupo. Como todavía se ven a sí mismos como individuos en lugar de como parte de un proyecto común más grande, surgen conflictos. Es común que los miembros del equipo de trabajo muestren hostilidad y resistencia a las formas de control, especialmente si están encarnados en la figura de un líder.

Colaboración

Después de la formación y del conflicto, llega la colaboración. Esta es la etapa en la que los miembros se dan cuenta de que no pueden hacer todo solos y que quizás el punto de vista de otras personas también sea válido. Es cuando empiezan a sentirse parte de un verdadero equipo de trabajo.

Desempeño

Los resultados del equipo de trabajo aparecen en la cuarta etapa, cuando los integrantes trabajan en un ambiente amistoso y colaborativo. Aquí, la clave del éxito es la flexibilidad: entender cuáles son las necesidades, expectativas y objeciones de cada uno para superarlas como grupo.

Celebración

La celebración es el paso más esperado por el grupo de trabajo. En esta ocasión, todos reflexionan juntos sobre los objetivos iniciales, los cambios de ruta y los resultados alcanzados. Se elaboran planes de continuidad o cambio, incluido el reconocimiento de los miembros más exitosos.

Echa un vistazo: Reconocimiento laboral: el poder de los empleados felices.

¿Cómo mejorar el trabajo en equipo en las empresas?

Para mejorar los equipos de trabajo en las empresas, se puede hacer un diagnóstico de clima organizacional y promover una cultura de colaboración. En seguida, mejorar los flujos de comunicación interna e implementar herramientas omnichannel. Después, definir métricas de éxito y generar informes de rendimiento de los miembros.

1. Haz un diagnóstico de clima organizacional

El diagnóstico de clima organizacional es una excelente herramienta para un equipo de trabajo. Este es un análisis que identifica las fortalezas y debilidades del ambiente laboral, así como el funcionamiento de las operaciones y el sentimiento de pertenencia de los empleados.

Lee: Diagnóstico de clima organizacional: cómo hacer en 4 pasos.

2. Promueve una cultura de colaboración

Plantea objetivos en común, capacitaciones en grupo y actividades de recreación por fuera del contexto laboral. Las dinámicas de integración también son útiles para acercar el equipo de trabajo a la rutina de actividades de una manera divertida.

3. Mejora la comunicación interna

Una buena comunicación es la base para la colaboración y el éxito de un equipo de trabajo. Revisa los flujos, amplía los canales y establece reglas comunes, como plazo para responder una consulta o qué hacer cuando alguien sale de vacaciones.

¿Quieres algunos tips para mejorar la comunicación interna en el trabajo en equipo? Te recomendamos esta guía completa sobre comunicación interna.

4. Implementa herramientas omnicanal

Las soluciones omnicanal son una excelente herramienta para dinamizar el trabajo colaborativo. Por ejemplo, a través de sistemas de ticketing, cada miembro del equipo podrá acceder a los datos que necesite y colaborar con su mirada.

Para aprender más sobre cómo aplicar estrategias omnicanal, mira este video:

5. Define métricas de éxito

Más que saber cuál es la importancia de un equipo de trabajo, debes comprender cómo monitorear el rendimiento de cada miembro. De lo contrario, no lograrás evaluarlos objetivamente.

Si tienes un equipo dedicado al servicio al cliente, puedes definir como métricas de éxito el volumen de tickets resueltos o la tasa de satisfacción con el contacto, por ejemplo.

Alternativamente, si estás en un equipo enfocado en ventas, puedes mirar las cifras de tratos cerrados, las cuotas de ventas, la tasa de retención y el churn rate.

6. Genera informes de rendimiento de los miembros

Por fin, es interesante generar informes de rendimiento de los miembros para acompañar la evolución profesional en relación al equipo de trabajo. ¿Qué profesionales se destacan? ¿Quienes necesitan ayuda?

Ten un equipo más colaborativo con Zendesk

Si quieres fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, es necesario simplificar la manera en que se comparten y organizan los datos. Las soluciones omnicanal son ideales para eso, ya que ofrecen una experiencia única e interconectada tanto para los clientes como para los agentes.

¿No sabes por dónde empezar? Zendesk puede ayudarte. Su solución completa de servicio al cliente fue construida en una plataforma abierta y flexible para que las empresas puedan crear de forma rápida y sencilla experiencias diferenciadas y sin fricciones, junto con una visión completa del cliente a través de todos los canales.

Con esta herramienta eres capaz de:

• Unificar las consultas, dudas y problemas de los clientes en un único lugar;
• Brindar soporte en los canales favoritos de tus clientes;
• Aumentar la productividad de los agentes y la autonomía de los clientes con el autoservicio;
• Personalizar mensajes a gran escala con la ayuda de la inteligencia artificial;
• Analizar tendencias y predecir necesidades con informes inteligentes;
• Monitorear el rendimiento del equipo de atención de manera individual o colectiva.

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