4 técnicas para un proceso de integración de personal exitoso

Una de las actividades más relevantes que ocurre en las empresas es el proceso de integración de personal. No es algo que le concierne solo al Departamento de Recursos Humanos, y su papel en los resultados de la empresa es fundamental. 

La forma en como recibas a un nuevo empleado determinará, en gran medida, su compromiso con el negocio. De hecho, un proceso de integración de personal efectivo es capaz de elevar la retención de colaboradores en un 82%. Este dato cobra importancia si tomas en cuenta que, anualmente, las empresas pierden una media de $2,246 por cada empleado que no está comprometido. 

Contratar personas adecuadas e integrarlas con éxito a la organización es un desafío que puedes abordar con una serie de técnicas. Si quieres profundizar en las características e importancia del proceso de integración de personal en las organizaciones comerciales, sigue leyendo y descubre:

• ¿Qué es el proceso de integración de personal?;

• ¿Cuáles son las etapas del proceso de integración?;

• Importancia de la integración del personal;

• Integración de personal en una empresa: los desafíos de la transformación digital;

• Caso de éxito: cómo Mercado Libre ha optimizado su proceso de integración;

• Proceso de integración de personal en el equipo de atención al cliente: 4 técnicas que funcionan.

¿Qué es el proceso de integración de personal?

El concepto de proceso de integración de personal se define como el conjunto de acciones desarrolladas por las organizaciones para la incorporación exitosa de nuevos colaboradores. El objetivo es que los nuevos funcionarios adquieran y desarrollen las competencias necesarias para desempeñarse con éxito en su trabajo y en armonía con los valores de la empresa.

Durante el proceso de integración de personal es la organización la que se presenta ante el nuevo colaborador. Es el momento de comunicar cuáles son los valores de la empresa —un factor importante para el 46% de las personas en búsqueda de nuevas posiciones de empleo. 

Todo proceso de integración de personal debe educar al nuevo colaborador en:

• las normas y procedimientos que regirán su comportamiento durante todo el tiempo que dure la relación laboral; 

• descripción del puesto de trabajo —objetivos, funciones e indicadores utilizados para la evaluación de su desempeño;
• la historia de la empresa, misión, visión y valores;
• el análisis de los diferentes escenarios en los que la organización se posiciona o aspira a hacerlo —lo que forma parte de la propuesta de valor.

Algunas de las características de los procesos de integración son:

Tienen una naturaleza holística

Están diseñados para abarcar diversos aspectos de una empresa y familiarizar al colaborador con todos los componentes que la conforman.

Tienden a ser dinámicos 

Transmiten al colaborador distintos conocimientos en un corto período de tiempo, de manera que pueda ejercer sus funciones con éxito y producir resultados para el negocio.

Son clave para conectar al colaborador con la empresa

Un proceso de integración de personal es donde se da esa primera impresión sobre el negocio, y se comunican los factores más relevantes que determinarán la permanencia del funcionario. Un proceso de integración garantiza, en el 69% de los casos, que los nuevos colaboradores continúen trabajando para la empresa por al menos 3 años. 

Ahora que ya sabes qué es el proceso de integración de personal y sus características, conoce cuáles son las etapas que lo conforman.

¿Cuáles son las etapas del proceso de integración?

Expertos en Recursos Humanos afirman que un proceso de integración de personal conlleva, en promedio, 54 actividades que los novatos deben completar. 

Visto así, puede parecer que este proceso es demasiado extenso. Sin embargo, es más sencillo si conoces las 6 etapas que lo componen:

• Reclutamiento: es la etapa donde se busca una serie de candidatos para las vacantes disponibles en la empresa. Este proceso se realiza para todos los departamentos de la compañía y se reciben postulaciones de fuentes externas e internas.
• Selección: durante esta fase, se hace una consideración sobre todos los postulantes y, finalmente, se elige aquel más apto para el cargo. Para tomar esta decisión, el equipo de reclutamiento analiza factores actitudinales, comportamentales, profesionales y toma en cuenta la experiencia que tiene consigo el candidato.
• Determinación de salarios y beneficios: una vez hecha la selección, se ofrece al candidato seleccionado una propuesta económica que determine cuál es el salario que va a devenir periódicamente y qué beneficios acompañan al cargo.
  
  En esta etapa del proceso de integración de personal, el candidato seleccionado puede aceptar o rechazar la propuesta. En caso de que ocurra lo último, el equipo de reclutamiento selecciona a la segunda mejor opción o inicia el proceso desde cero.
• Orientación y adaptación profesional: en esta fase del proceso de integración, se introduce el colaborador a su equipo y a la empresa en general. Es necesario explicarle cuáles son sus responsabilidades, cómo es el día a día dentro de la empresa, la cultura corporativa, presentarlo e integrarlo a sus compañeros, entre otros aspectos.
• Entrenamiento del personal: esta es quizás la etapa del proceso de integración que más tiempo toma, pues su objetivo es capacitar al colaborador el tiempo que sea necesario para garantizar un buen desempeño y que se sienta parte de la compañía y de su equipo. Puede tomar desde algunas semanas hasta varios meses.

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• Evaluación de desempeño: por último, se hace una evaluación de desempeño que determine la efectividad del nuevo colaborador. Estas evaluaciones deberían realizarse periódicamente para plantear acciones y estrategias de mejora en caso de que sea necesario. 

¿Sabes qué son los indicadores de gestión? Aprende qué es KPI y cómo usarlos para medir el desempeño de tu negocio. 

Importancia de la integración del personal

El proceso de integración laboral se trata de la primera interacción del colaborador con la empresa, con la cual se inicia el camino hacia el compromiso laboral. 

Desde el punto de vista psicológico, el proceso de integración de personal tiene un impacto crucial en el trabajador. Es una situación en la que las expectativas se mezclan con la incertidumbre, y donde el nuevo colaborador se pregunta si se sentirá a gusto con la empresa. 

Según el experto David Zinger, es fundamental conseguir buenos resultados en los procesos de integración laboral, pues el compromiso con el trabajo tiene un impacto tremendo en la organización:

“El compromiso de los empleados es el arte y la ciencia de implicar a las personas en conexiones auténticas y reconocidas respecto a la estrategia, roles, desempeño, organización, comunidad, relación, clientes, desarrollo, energía y felicidad; para apalancar, sostener y transformar trabajo en resultados”.

La importancia de la integración del personal radica, a su vez, en que es un momento idóneo para incentivar las conexiones entre las personas que integran la organización,lo que conducirá a un ambiente laboral sano. También una ocasión de aprendizaje, no solo para el colaborador, sino también para quienes lo reciben, ya que el intercambio de ideas durante este proceso beneficia el crecimiento de la organización.

¿Aún no estás convencido de los beneficios que un buen proceso de integración laboral trae para tu empresa? Te mostramos más:

• El proceso de integración de personal permite construir y consolidar la experiencia del colaborador desde el inicio de su relación con la empresa —este es un aspecto cada vez más importante, pues la satisfacción de los colaboradores eleva su productividad en un 40%, lo que a su vez aumenta en un 18% la experiencia de los clientes.
• El proceso de integración laboral refuerza la cultura organizacional —69% de las compañías que invierten en onboarding e integración afirman que sus colaboradores no solo comprenden bien los valores de la empresa, sino que los asimilan y ayudan a promoverlos.

¿Quieres entender cómo mejorar la satisfacción de tus clientes internos o colaboradores? Consulta este artículo y mejora el rendimiento de tus equipos.

Integración de personal en una empresa: los desafíos de la transformación digital

“Con el trasfondo de unos cambios vertiginosos e interacciones que se sitúan a niveles de récord, las empresas no han tenido otra alternativa que cambiar de maneras impensables en un momento en el que la experiencia del cliente es más importante que nunca”.

Zendesk, Informe de Tendencias en Experiencia del Cliente 2021.

En la actualidad, las empresas atraviesan profundas transformaciones, producto de cambios políticos, sociales y económicos. En todos los ámbitos se ha producido una importante aceleración de la transformación digital y, hoy por hoy, las interacciones entre negocios, colaboradores y clientes trascienden el espacio físico. De hecho, un 51% de la población prefiere el trabajo a distancia.

Estas transformaciones también afectan a  los procesos de integración de personal, sumando nuevas formas de interacción a un proceso que ya tenía cierto nivel de complejidad. Esto, por supuesto, exige una mayor flexibilidad y creatividad a la hora de gestionar tu negocio..

Para ayudarte con este desafío, te mostramos a continuación 3 dinámicas de integración grupal súper efectivas. 

3 dinámicas de integración grupal infalibles

Las dinámicas de integración grupal constituyen una valiosa herramienta para alcanzar una integración horizontal que atienda los desafíos de la transformación digital y los cambios que el teletrabajo introdujo en las empresas.

1. Dinámica “Punto de partida”

El proceso de integración de personal se caracteriza por la emisión de una gran cantidad de información desde la empresa hacia el colaborador. En la dinámica punto de partida, en cambio, el funcionario asume el rol de emisor.

En ella, todos los miembros del equipo al que se integrará el nuevo colaborador y él mismo responden a preguntas como:

• ¿Por qué estoy aquí?;

• ¿Cuáles son mis expectativas?;

• ¿Cómo puede mi experiencia contribuir al desarrollo del equipo?

Algunos de los beneficios de aplicar un proceso de integración laboral siguiendo esta dinámica:

• sirve para romper el hielo entre el nuevo colaborador y su equipo, quienes pueden tener una mejor idea sobre sus personalidades, ambiciones y características;
• al dejar que los colaboradores hablen, la empresa puede entender mejor sus perfiles y ver qué tan alineados están con los valores y objetivos del negocio.

2. Dinámica “La sustancia de las personas”

El objetivo de esta dinámica es estimular un debate sobre competencias y características en general de los miembros del equipo. Se utiliza la fantasía y no involucra características físicas.

La idea es que, en una reunión virtual o presencial, cada uno de los miembros del equipo exprese con qué planta u objeto identifica a su compañero y por qué. 

¿Beneficios de un proceso de integración laboral que utilice esta dinámica?

• permite que el nuevo colaborador se familiarice con las características de sus colegas, así como constatar la impresión inicial que ha causado en ellos;
• ayuda a ejercer la empatía, ya que los miembros del equipo están obligados a salir de sí y ponerse en los zapatos del otro

3. Dinámica “Cada quien a lo suyo”

Se trata de un interesante juego de roles que puede aplicarse en diferentes reuniones online. Su principal objetivo es identificar y analizar el impacto de los roles asumidos en función del objetivo del grupo. Además, se puede establecer un tiempo límite para alcanzar la meta.

Entre los roles que puedes asignar están:

• el fotógrafo 

• el interrogador

• el animador

• el escribano

• el focalizador

En un proceso de integración laboral que utilice esta dinámica…

• los colaboradores desempeñan responsabilidades diferentes y esenciales para la consecución del objetivo planteado. Esto incentiva el trabajo en equipo y permite apreciar el papel que cada rol juega. 
• la empresa es capaz de ver cómo se desempeñan sus colaboradores en situaciones de presión o con tiempo límite, así como el funcionamiento del equipo como un todo y su capacidad de organización.

Caso de éxito: cómo Mercado Libre ha optimizado su proceso de integración

Ya sabes que los tiempos que corren exigen un margen de flexibilidad y nuevas propuestas a la hora de conducir procesos de integración de personal efectivos, virtuales o presenciales. Si quieres conocer un caso real en el que puedes inspirarte, Mercado Libre constituye un referente ideal.

Esta empresa es una plataforma de comercio electrónico que, desde el comienzo de sus operaciones en 1999, le ha brindado a numerosos usuarios en América Latina la posibilidad de acceder a una amplia variedad de productos y servicios.

Según Statista, para el 6 de julio de 2020, el valor neto de Mercado Libre se estimó en casi $51.5 mil millones de dólares, el más alto en la historia de la compañía.

Para sostener su crecimiento, la compañía ha tenido que incrementar a un ritmo vertiginoso las contrataciones y, por ende, fortalecer el proceso de integración de personal. 

¿Cómo lo hacen? A través de su dinámica de Fit Cultural, un proceso de onboarding en el que buscan integrar a los nuevos colaboradores de forma rápida y eficiente, para favorecer la retención a largo plazo.

El Fit Cultural consiste en una serie de actividades donde se imparten los valores y principios de la organización, con el objetivo de que el colaborador internalice la cultura organizacional, se implique en ella y asuma sus ideales como propios.

Por otro lado, cada equipo dentro de la empresa  puede involucrarse en el proceso de búsqueda e integración de potenciales colaboradores para su departamento, siempre y cuando cumplan con los lineamientos establecidos por la empresa.

No te pierdas: Qué es la cultura organizacional: 7 pasos para implementarla

Proceso de integración de personal en atención al cliente: 4 técnicas que funcionan

El proceso de integración de personal en atención al cliente posee ciertas particularidades. Al tratarse de un equipo que funciona como la “cara” de la empresa, la preparación debe ser muy cuidadosa.

A diferencia de lo que puede suceder en otras áreas, en el servicio al cliente el nuevo colaborador va a entrar en contacto con los consumidores de manera casi inmediata, lo cual amerita una capacitación específica.

Las 4 técnicas que funcionan para la integración del personal en el equipo de atención al cliente son:

Diseña una experiencia de onboarding memorable

Asegúrate de que el proceso de integración de tu nuevo agente supere todas sus expectativas. Esto le permitirá constatar cómo es el tratamiento en la empresa y le servirá de modelo para brindar una excelente experiencia del cliente.

¿Cómo lograrlo? Algunos tips:

• Prepara a tus colaboradores para recibir al nuevo miembro del equipo, explicándoles cuál es el rol que jugará, qué día se integrará a la empresa y todos los detalles necesarios, como darle la bienvenida y ofrecerle ayuda en cualquier cosa que necesite.
• Preséntate ante el nuevo colaborador e introdúcelo a aquellas personas con las que se relacionará en su día a día. Esto le ayudará a conocer mejor a su equipo y sentirse a gusto en menos tiempo.
• Haz seguimiento en los días posteriores a la actividad principal del proceso de integración. Asegúrate de recibir feedback por parte del nuevo colaborador, preguntarle cómo se siente y qué le ha parecido el equipo y la empresa.

Especifica el horario y metodología para el encuentro

El primer día de trabajo puede ser desafiante y generar incertidumbre en algunas personas. Por ello, es importante que le brindes al nuevo colaborador todas las herramientas para que se prepare mentalmente para el inicio de su relación profesional con tu empresa.

¿Sugerencia? Explícale previamente al nuevo colaborador cómo será la dinámica de su primer día de trabajo y todo lo que debe esperar. Especifica la hora a la que tiene que presentarse y qué necesita llevar al espacio de trabajo o tener presente durante ese día. A través de una comunicación efectiva que brinde información clara para el novato, la ansiedad disminuye y la productividad aumenta —hasta un 25%, de hecho.

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Elabora un plan de capacitación individual

El onboarding no termina después del primer día de trabajo. Por el contrario, es un proceso que debe tomar el tiempo necesario –incluso meses– para garantizar que el nuevo colaborador se integre completamente a la compañía y quiera quedarse con ella. Sin embargo, 1 de cada 4 colaboradores afirma que su proceso de integración de personal duró menos de un día.

¿Cómo hacer frente a esta realidad? Garantiza que tu proceso de onboarding cuente con un plan de capacitación individual que estimule el desarrollo de competencias y la adquisición de nuevos conocimientos por el iniciante. Haz que este plan sea supervisado durante varios meses y obtén reportes sobre el rendimiento y asimilación de todos los aspectos del trabajo por parte del colaborador. 

¿Te interesa disminuir la rotación de personal en tu negocio? Aprende qué es turnover, cuáles son sus tipos y el porcentaje ideal al que debes apuntar.

Asigna a un asesor experimentado

Como última técnica, cuenta con la ayuda de  un miembro actual del equipo con experiencia, resultados sólidos y competencias comunicativas que pueda asesorar de forma directa al nuevo colaborador por un período razonable.

Esto no solo te ayudará con tus labores de supervisión, sino que será muy útil para el colaborador iniciante, quien podrá contar con un compañero de equipo en el cual apoyarse.

Zendesk te brinda herramientas con las cuales optimizar tu proceso de integración de personal

Como sabes, la experiencia del cliente es el resultado de la suma de cada interacción entre tu cliente y tu empresa.

La principal diferencia entre el servicio de hoy y el de hace 10 años es que los clientes esperan que el servicio premium sea incorporado desde la primera interacción de ventas o de marketing. En ese sentido, el proceso de integración de personal en el equipo de atención al cliente es clave si aspiras a obtener y mantener la excelencia en el servicio al cliente.

Adoptar tecnología acorde resulta vital para cumplir con esta meta, y Zendesk para el servicio de atención al cliente puede ayudarte con eso. 

Aparte de facilitar la vida a tus clientes, Zendesk prepara a tu equipo para el éxito y mantiene tu negocio en perfecta sintonía. El espacio unificado del agente hace más fácil el proceso de integración de personal.

Al implementar esta plataforma única y súper completa en tu empresa, consigues:

• Administrar y responder desde un solo lugar. Facilita el seguimiento, la priorización y la respuesta a los clientes con un espacio de trabajo unificado de agente. Con el contexto completo del cliente –incluidas más de 1000 integraciones prediseñadas– los agentes pueden proporcionar un soporte mejor y más personalizado.
• Aumentar la eficiencia de los agentes. Ahorra tiempo a los agentes con herramientas de colaboración que les permiten conectarse eficientemente con sus socios internos y externos. Ayúdalos a dar una respuesta más rápida con contestaciones preparadas y los detalles que se necesitan para cada problema.
• Optimizar tu trabajo con el desvío y la inteligencia artificial. Aprovecha la inteligencia artificial y el desvío integrados para recopilar detalles esenciales e introducir menos datos. Además, podrás derivar los problemas al agente más preparado para resolverlos.

Estas y muchas otras ventajas aguardan por ti. Implementa Zendesk para el servicio de atención al cliente y haz el proceso de integración de personal más liviano y efectivo. ¿Qué esperas? Solicita ahora tu demostración gratuita.