Integración del equipo: ¿cómo se aplica la IA en el proceso?

La integración del equipo de trabajo es el proceso de reunir a colaboradores con diversas capacidades para alcanzar metas específicas en conjunto. Implica crear un ambiente donde los miembros se sientan motivados, respetados y valorados, con el fin de garantizar el funcionamiento eficaz de las operaciones.

Con un crecimiento del trabajo remoto del 27% en 2022, es cada vez más desafiante lograr integraciones de equipo eficientes con colaboradores que trabajan con modalidad virtual a kilómetros de distancia. Sin embargo, el avance de la tecnología posibilita también nuevas maneras de cooperar, como los software de colaboración y la inteligencia artificial.

Descubre en este post cuál es el objetivo de la integración grupal y cómo hacerlo con ejemplos prácticos. Además, conoce cómo se aplica la inteligencia artificial para optimizar al máximo el proceso de colaboración entre los miembros. 

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En este artículo aprenderás:

• ¿Cuál es el objetivo de la integración grupal?
• ¿Cómo integrar un equipo de trabajo?
• ¿Cómo se aplica la inteligencia artificial en las empresas para la integración del equipo?
• Ejemplos de integración del equipo de trabajo con tecnología

¿Cuál es el objetivo de la integración grupal?

El objetivo de la integración grupal es crear un ambiente laboral positivo y colaborativo donde los miembros del equipo trabajen juntos para alcanzar los objetivos organizacionales.

Esta integración no solo se traduce en un mejor desempeño y una mayor productividad para la empresa, también tiene un impacto positivo en la satisfacción y el bienestar de los empleados. 

Según un informe de Asana de 2023, el 92% de los miembros de organizaciones colaborativas afirman que su trabajo tiene valor, en contraste con solo el 50% de los que forman parte de organizaciones con una colaboración menos sólida.

¿Cómo integrar un equipo de trabajo?

1. Establecer una visión y metas comunes

Define la visión y los objetivos del equipo y asegúrate de que todos los miembros los comprendan y estén alineados con ellos. Al momento de definir las metas, es importante que sean específicas, medibles, alcanzables, realistas y determinadas por el tiempo (metodología SMART).

Por ejemplo, en una empresa de tecnología, el equipo de desarrollo de software tiene la visión de crear productos innovadores que mejoren la vida de los usuarios. Sus metas comunes incluyen lanzar una nueva aplicación móvil dentro de seis meses y aumentar la base de usuarios en un 20% durante el próximo año.

¡Mira estos 4 ejemplos de objetivos de ventas para inspirarte! 

2. Definir roles claros

Define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo para evitar confusiones y conflictos. Asegúrate de que todos comprendan cómo su trabajo se relaciona con el de los demás y cómo contribuye al éxito general del equipo.

Consejo: En este paso, puedes servirte de la matriz RACI. Es una metodología que adjudica los roles de: responsable (quien lleva a cabo la tarea), autoridad (quien toma decisiones), consultor (quien brinda asesoramiento) e informado (quien recibe actualizaciones sobre el progreso).

3. Promover una cultura de equipo

Fomenta un ambiente donde se valore y celebre el trabajo en equipo. Esto implica alentar la colaboración, el apoyo mutuo y el reconocimiento de los logros colectivos.

En este momento, son muy útiles las dinámicas de integración del equipo. Se trata de prácticas lúdicas que fomentan la colaboración entre profesionales y permiten cultivar una cultura organizacional más placentera y productiva.

Dinámica de la isla desierta (ejemplo práctico): es una opción para fomentar y analizar la toma de decisiones. Allí, cada participante debe elegir cinco objetos para sobrevivir en una isla desierta y luego compartir entre todos las respuestas y consensuar prioridades.

¡Descubre más opciones con estos 7 ejemplos de dinámicas de integración de equipo!

4. Fomentar la confianza

La confianza es la base de cualquier equipo efectivo. Se construye a través de la transparencia, la honestidad, el respeto y el cumplimiento de compromisos. Cuando los miembros confían entre sí, están más dispuestos a asumir riesgos, compartir ideas y resolver problemas juntos.

Además, según datos de 2023 de Gallup, los empleados que confían en el liderazgo de su organización tienen 4 veces más probabilidades de estar comprometidos y un 58% menos de probabilidades de buscar activamente un nuevo trabajo.

5. Incentivar el desarrollo y aprendizaje

Proporciona oportunidades de crecimiento personal y profesional para mantener a los miembros del equipo comprometidos y motivados. Según otra investigación de Gallup de 2022, las oportunidades de promoción, desarrollo o carrera profesional son la segunda razón (13%) de abandono de compañía en Estados Unidos.

Para evitarlo es importante brindar espacios de capacitación, mentoría, feedback constructivo y asignar proyectos desafiantes que promuevan el desarrollo de nuevas habilidades.

Aprende cómo crear y aplicar un plan de capacitación en 7 pasos.

6. Implementar procedimientos y sistemas eficaces

Establece procesos claros y eficientes para la comunicación, la toma de decisiones, la resolución de conflictos y la gestión de proyectos. Esto garantiza que el trabajo se realice de manera coordinada y sin problemas. Implementa estas acciones para lograrlo:

• Establece canales de comunicación definidos: correos electrónicos para comunicaciones formales, chats para discusiones rápidas y reuniones regulares para actualizaciones, por ejemplo.
• Aprovecha herramientas colaborativas: implementa software especializado para la gestión de tareas y proyectos o plataformas de mensajería para facilitar la colaboración en tiempo real.
• Define un proceso claro para la toma de decisiones: incluye la identificación de las partes interesadas relevantes, la recopilación de información pertinente y la evaluación de diferentes opciones.
• Establecer un proceso estructurado para la resolución de conflictos: define paso como la identificación de problemas, la escucha activa de todas las partes involucradas y la búsqueda de soluciones mutuamente aceptables.
• Utilizar metodologías ágiles: implementa marcos de trabajo como Agile o Scrum para planificar, ejecutar y monitorear proyectos de manera eficiente.

¿Cómo se aplica la inteligencia artificial en las empresas para la integración del equipo?

La investigación CX Trends 2024 de Zendesk revela que el 71% de los líderes de CX que ven a la IA como una fuerza para amplificar la inteligencia humana cree que estas herramientas deben estar integradas directamente en las que los agentes ya utilizan.

En este sentido, la inteligencia artificial puede aplicarse para la integración del equipo en una empresa en distintos procesos: 

1. Reclutamiento y selección de personal 

Los sistemas de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos de candidatos, incluidos currículums, perfiles en redes sociales y resultados de pruebas de habilidades, para identificar a los profesionales más adecuados para un puesto.

2. Onboarding de empleados 

Los chatbots con IA proporcionan asistencia automatizada durante el proceso de incorporación de nuevos empleados. Pueden responder preguntas comunes, brindar información sobre políticas y procedimientos, y ofrecer orientación sobre la cultura de la empresa.

Aprende qué es la cultura organizacional y 7 pasos para implementarla.

3. Análisis de equipos y dinámicas de grupo

La IA puede analizar datos sobre la interacción y el rendimiento del equipo, como el tiempo de respuesta en proyectos colaborativos, la frecuencia de comunicación entre los miembros del equipo y los resultados del trabajo en equipo. Así, es posible identificar patrones y tendencias que afecten la integración del equipo y su rendimiento.

4. Colaboración y comunicación 

Los sistemas potenciados con IA pueden mejorar la colaboración entre los miembros del equipo al ofrecer herramientas de comunicación integradas, como chats en tiempo real y plataformas de colaboración, que facilitan el envío de información y la coordinación de tareas.

Además, también permite optimizar el cumplimiento de actividades diarias para potenciar el rendimiento. Mira este ejemplo de cómo Zendesk IA simplifica el trabajo de los agentes y transforma un día complicado en uno de máximo rendimiento. 

https://www.youtube.com/watch?v=WKyKf4uaAk8&ab_channel=ZendeskLATAM

Ejemplos de integración de equipos de trabajo con tecnología

Peek

Peek es un sistema de plataforma de reservas online para tours y actividades. Esta empresa incorporó Tymeshift —compañía de Zendesk— para potenciar la integración de sus equipos y logró:

• Ahorro de tiempo y eficiencia en la planificación: la automatización del proceso de gestión de equipo redujo el tiempo dedicado a la planificación y el monitoreo de rendimiento. Antes, se necesitaban horas para recopilar y organizar los datos en hojas de cálculo, pero ahora se soluciona en pocos minutos.
• Mejora en la toma de decisiones basada en datos: la plataforma proporciona datos específicos y análisis detallados sobre el rendimiento del equipo. Esto permite tomar decisiones más informadas sobre la asignación de personal y la gestión de la carga de trabajo para mejorar la integración del equipo.
• Visibilidad y transparencia: Tymeshift proporciona una mayor visibilidad sobre el rendimiento individual y del equipo, lo que facilita la responsabilidad mutua y la colaboración entre los miembros del equipo. Los marcadores y la competición amistosa agregaron un elemento de motivación adicional para el equipo.

PURE

PURE Insurance es una compañía de seguros que incorporó la tecnología de Zendesk para brindar un servicio rápido, personalizado y eficiente tanto a sus clientes como a sus empleados. Entre los resultados se destacan:

• reducción de fricción en el proceso de escalamiento de consultas: el software de Zendesk permitió que los equipos colaboren y compartan información sin problemas. Esto mejoró la experiencia de los empleados y aumentó su productividad hasta alcanzar los más de 5000 tickets mensuales promedio.
• optimización y mejora continua con Zendesk Assist: los consultores de Zendesk Assist brindaron asesoramiento experto sobre la implementación de nuevas funciones y mejoras de procesos, lo que contribuyó a la capacitación interna y a una integración y colaboración eficiente entre los miembros del equipo.
• decisiones eficientes basadas en datos: con informes y análisis detallados disponibles en Zendesk, el equipo de PURE puede tomar decisiones informadas y estratégicas para mejorar continuamente el proceso de soporte y la experiencia del cliente interno.

GitHub

La plataforma de desarrollo de software GitHub adoptó Zendesk para administrar las solicitudes de asistencia de los clientes y de los empleados. Algunas de las metas que alcanzaron para mejorar la integración del equipo son:

• Colaboración remota y comunicación simplificada: Dado que el 100% del equipo de asistencia de GitHub trabaja de manera remota, la adopción de Zendesk facilitó la comunicación interna. Esto resultó en una derivación de tickets más fluida y la coparticipación más efectiva entre los miembros del equipo.
• Implementación rápida con servicios profesionales de Zendesk: GitHub migró hacia la nueva plataforma en un tiempo récord gracias a la ayuda de los servicios profesionales de Zendesk, lo que les permitió finalizar el proceso de implementación de manera rápida y eficiente.
• Integración de herramientas y plataformas: GitHub aprovecha la API de Zendesk para integrar diferentes funciones de la organización, como la creación de tickets a través de la API, la integración con Slack para facilitar la colaboración entre equipos y la automatización de procesos mediante ChatOps.

Si quieres potenciar la integración del equipo de trabajo de tu empresa con tecnología, puedes implementar el software para el servicio de atención al cliente de Zendesk. ¡Mira todas las posibilidades de planes que tiene para tu negocio!

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