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Herramientas para ventas: ¿qué son y cuándo usar? [GUÍA]
Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM
Última actualización en 5 agosto 2022
Las herramientas para ventas son instrumentos que facilitan el trabajo del departamento comercial. Pueden ser un software que organiza y estandariza las actividades de la fuerza de ventas; o dispositivos físicos, como máquinas de tarjetas de crédito, lectores de códigos de barras, entre otros.
Comprender qué son las herramientas de promoción de ventas es esencial para cualquier estrategia comercial. Después de todo, son los recursos que te permiten maximizar la productividad de los vendedores, mejorar la visibilidad del pipeline y aumentar los ingresos de tu empresa.
En un momento en el que las Pymes representan el 99% de todas las empresas de América Latina y emplean al 67% de los trabajadores de la región, aprender a hacer que tu compañía alcance su máximo potencial puede ser una ventaja competitiva.
En este artículo aprenderás:
¿Qué son herramientas de ventas?
¿Qué son las herramientas de promoción de ventas?
¿Qué tipos de herramientas de ventas existen?
¿Qué herramientas necesita un asesor comercial?
¿Qué herramientas necesita un ejecutivo comercial?
¿Cuál es la importancia de las herramientas para el departamento de ventas?
¡Adelante!
¿Qué son herramientas de ventas?
Las herramientas de ventas son interfaces digitales que facilitan el trabajo del equipo de ventas. Su objetivo es hacer que la gestión empresarial sea más eficaz, precisa y escalable.
Aunque los tipos de herramientas de venta tienen enfoques diferentes, todas convergen en algunos puntos: quieren optimizar el flujo de trabajo, mejorar la productividad de los profesionales y facilitar la integración entre sistemas.
En otras palabras, implementar herramientas para ventas significa estandarizar los procesos comerciales, ahorrar recursos y obtener más control sobre el rendimiento de tus colaboradores.
Amplía tu conocimiento sobre el tema: 3 tips para una gestión comercial de ventas exitosa.
¿Qué son las herramientas de promoción de ventas?
Las herramientas de promoción de ventas son aquellas que ayudan a los representantes comerciales a comunicarse con los clientes en sus canales favoritos, ofreciéndoles incentivos a corto plazo para incentivar la compra.
Las herramientas para ventas enfocadas en la promoción de productos y servicios a menudo se integran con las herramientas de marketing, ya que las conversiones dependen del éxito de las campañas para atraer y nutrir a los clientes potenciales.
En un software CRM avanzado, es posible integrar ambos en una única interfaz intuitiva. Esto ahorra tiempo y dinero porque todo está a solo unos clics de distancia.
Te recomendamos leer: 10 tips para promocionar un producto nuevo o existente en línea.
¿Qué tipos de herramientas de ventas existen?
Básicamente, existen seis tipos de herramientas de ventas en el mercado:
Customer Relationship Management (CRM)
Herramientas de ventas enfocadas en análisis
Herramientas de ventas enfocadas en inteligencia y automatización
- Herramientas de ventas enfocadas en enablement
Herramientas de ventas enfocadas en entrenamiento
Herramientas de ventas enfocadas en documentación
¡Mira qué significa cada una de las herramientas de ventas!
1. Customer Relationship Management (CRM)
En español, customer relationship management significa gestión de relaciones con el cliente. El término puede referirse a un conjunto de prácticas o un tipo de herramienta que unifica los esfuerzos de ventas en un solo lugar.
Con un CRM de ventas, puedes realizar un seguimiento de los leads, conectar los datos de los clientes y registrar las interacciones de tu equipo con ellos. Además, las herramientas de ventas modernas permiten la integración con otros sistemas y aplicaciones para ampliar las capacidades de las organizaciones.
Para que te hagas una idea, el 91% de las empresas con más de 11 empleados utiliza un software CRM.
En resumen, CRM de ventas te permite anticipar las necesidades de los leads, satisfacer las demandas de los prospectos y superar las expectativas de los clientes actuales.
Lee más: CRM de Ventas: ¿qué es, para qué sirve y qué tan importante es?
2. Herramientas de ventas enfocadas en análisis
Las herramientas de ventas enfocadas en análisis son aquellas responsables de recopilar, almacenar y procesar datos sobre tus clientes y empleados. Su objetivo es generar insights para que los líderes identifiquen las fortalezas y debilidades de la estrategia en base a hechos.
Las herramientas para ventas enfocadas en análisis también ayudan a revelar oportunidades comerciales y proporcionan la base para la mejora continua de procesos.
3. Herramientas de ventas enfocadas en inteligencia y automatización
Las herramientas de ventas enfocadas en inteligencia y automatización son aquellas que buscan utilizar la tecnología para hacer que el flujo de trabajo sea más eficiente y preciso. Su objetivo es aumentar la productividad de los vendedores liberándolos de tareas repetitivas, además de ahorrarles tiempo al automatizar algunos procesos.
Por ejemplo, un equipo de ventas puede usar un chatbot para responder preguntas de baja complejidad de un cliente potencial y desviarlas a un vendedor humano cuando sea necesario. O bien, se puede configurar un CRM de ventas para completar automáticamente algunos campos en el perfil del cliente.
4. Herramientas de ventas enfocadas en enablement
Las herramientas de ventas enfocadas en enablement son aquellas que brindan a los vendedores y a los agentes de servicio al cliente los recursos que necesitan para convertir más.
Un CRM de ventas que tiene esta funcionalidad conecta a los representantes de ventas con el contenido, las herramientas o la información correctos en el momento adecuado, lo que les permite nutrir clientes potenciales y moverlos por el embudo de conversión con más velocidad y consistencia.
Te recomendamos leer: Fuerza de ventas: guía completa para empresas exitosas.
5. Herramientas de ventas enfocadas en entrenamiento
Las herramientas de ventas enfocadas en entrenamiento son aquellas que ayudan a las empresas a garantizar que todos los empleados estén familiarizados con los productos y servicios vendidos. Su objetivo es que los profesionales sepan utilizar sus herramientas de trabajo de la mejor forma posible, ya sean software, información o prácticas.
6. Herramientas de ventas enfocadas en documentación
Las herramientas de ventas enfocadas en documentación son aquellas que permiten a las empresas recopilar firmas en documentos electrónicos, como contratos de venta y propuestas, de manera segura y ética.
El CRM de ventas de Zendesk, por ejemplo, se integra fácilmente con PandaDoc. Esto te permite crear propuestas, cotizaciones, contratos y facturas a partir de tickets y registros de usuarios, además de recopilar firmas electrónicas legalmente válidas. También podrás enviar y rastrear documentos en tiempo real.
¿Qué herramientas necesita un asesor comercial?
Las herramientas para ventas que necesita un asesor comercial son aquellas enfocadas a gestionar el funnel de ventas y comunicarse con el cliente. Después de todo, su función es ayudar a los clientes a elegir los mejores productos y servicios de acuerdo con sus necesidades.
Si quieres descubrir qué herramientas necesita un asesor comercial en detalle, te recomendamos leer: Asesor de ventas: ¿qué es y cuáles son sus funciones?
¿Qué herramientas necesita un ejecutivo comercial?
Las herramientas para ventas que necesita un ejecutivo comercial son aquellas enfocadas en monitorear el éxito de la estrategia implementada y el rendimiento de los colaboradores. Por lo tanto, tools dedicadas al Business Intelligence le resultará más útil.
Echa un vistazo a este artículo: Métricas de ventas: 5 indicadores efectivos para medir el desempeño de tu equipo comercial.
¿Cuál es la importancia de las herramientas para el departamento de ventas?
La implementación de herramientas para ventas ayuda a tu empresa a convertir los datos en conocimiento útil, fomentar el espíritu colaborativo, impulsar la productividad, facilitar la gestión del equipo comercial y monitorear el rendimiento de los profesionales.
¡Mira algunos datos que demuestran los beneficios de los diferentes tipos de herramientas de ventas!
1. Para convertir los datos en conocimiento útil
De acuerdo con un estudio de KPMG, el 70% de las empresas cree que los datos son fundamentales para comprender cómo los clientes utilizan sus productos. Sin embargo, solo el 10% de las organizaciones cree que se destaca en la gestión de la calidad de los datos y el análisis.
Esto significa que, si bien las compañías reconocen la importancia de los datos, pocas están tomando medidas concretas para aprovecharlos al máximo. En este contexto, las herramientas de ventas surgen como un recurso que permite almacenar, procesar e interpretar la información recopilada de forma estandarizada.
A partir de un CRM de ventas, por ejemplo, es posible identificar tendencias y patrones de comportamiento del consumidor — lo que, a su vez, conduce a la creación de estrategias más asertivas en el futuro.
Además, los diferentes tipos de herramientas para ventas suelen operar con las mejores prácticas de seguridad y privacidad, aspecto fundamental para ganar la confianza del cliente y asegurar la credibilidad en el mercado.
Te recomendamos leer: 8 formas de administrar con eficacia los datos de tus clientes.
2. Para fomentar el espíritu colaborativo
Según una investigación reciente, 4 de cada 10 empleados cree que no hay suficiente colaboración en su entorno laboral. Además de impactar en la calidad de la comunicación interna, los profesionales afirman que esto dificulta la capacidad de priorizar tareas, mantener una actitud positiva y crear una experiencia compartida.
Aquí, las mejores herramientas de ventas unifican el espacio de trabajo y permiten que los profesionales tengan acceso al mismo conjunto de información. Esto fomenta no solo la colaboración, sino también la transparencia en los flujos comerciales, haciendo que todos sientan que están trabajando hacia un objetivo común.
En épocas de mayor actividad, como Navidad, un representante de ventas con menos trabajo puede ofrecer ayuda a un colega y fortalecer los lazos de la cultura organizacional.
Quizás te interese leer: Comunicación efectiva: qué es y cómo usarla para mejorar tus ventas.
3. Para impulsar la productividad
¿Sabías que los vendedores dedican casi el 65% de su tiempo de trabajo a actividades que no generan ingresos? Esta cifra es demasiado alta para ignorarla: sugiere que el talento de un vendedor exitoso se desperdicia en tareas que no impulsan el crecimiento financiero de tu empresa.
La buena noticia es que las herramientas de ventas pueden solucionar este problema. Muchas de ellas ofrecen automatización de procesos, es decir, utilizan tecnología para que las tareas repetitivas se realicen por su cuenta.
Dentro de un CRM de ventas, por ejemplo, puedes automatizar el envío de correos electrónicos de follow-up y personalizarlos a gran escala con unos pocos clics. Estas y otras características de los diferentes tipos de herramientas para ventas son ventajosas porque:
optimizan el tiempo del equipo comercial;
aumentan la productividad de los vendedores;
estandarizan procesos repetitivos;
reducen las posibilidades de errores humanos;
disminuyen los costos;
fomentan la escalabilidad.
Si tienes interés en herramientas para departamento de ventas, lee: 8 factores que afectan la productividad de vendedores (+TIPS).
4. Para facilitar la gestión del equipo comercial
De acuerdo con un estudio sobre liderazgo empresarial, la inteligencia emocional (36%), el intelecto (27%) y las competencias gerenciales (16%) son las habilidades más importantes para el éxito de un proyecto.
Si las dos primeras características dependen más del profesional, la tercera se puede potenciar con herramientas de ventas. Con un CRM de ventas, por ejemplo, los líderes pueden optimizar el flujo de trabajo, asignar tareas de manera inteligente y tomar decisiones estratégicas basadas en datos, no en intuición.
Además, las herramientas para ventas dan más visibilidad al embudo de ventas, facilitan la identificación de oportunidades, el cierre de tratos y el pronóstico de ventas: todos pilares de una buena gestión y estrategia comercial.
Conoce los tipos de liderazgo empresarial aquí.
5. Para monitorear el rendimiento de los profesionales
A diferencia de lo que mucha gente podría creer, el 82% de los empleados aprecia los feedbacks positivos y negativos de sus gestores. En el caso de los equipos comerciales, las herramientas de ventas son excelentes aliadas para esta tarea.
La mayoría de las herramientas para departamento de ventas ofrecen la capacidad de monitorear métricas, crear informes a partir de modelos prediseñados y generar análisis sobre el desempeño de los profesionales.
Es posible que desees saber quién vendió más en un mes, quién tuvo más posibilidades de convertir clientes y no lo hizo, entre otras cosas. Un CRM de ventas como el de Zendesk le ayuda a descubrir esto y más.
Conoce las herramientas de ventas de Zendesk Sell
En este artículo aprendiste qué son herramientas de ventas, cuáles tipos de herramientas de ventas existen y por qué implementarlas en tu empresa.
Si quieres vender más y mejor con una sola herramienta, te invitamos a conocer la solución completa de ventas de Zendesk. Con este CRM de ventas podrás:
Diseñar y administrar un pipeline que se adapte a tu negocio;
Automatizar tareas administrativas y enfocarte en cerrar más tratos;
Monitorear el rendimiento de tus representantes de ventas;
Hacer llamadas, enviar correos electrónicos, programar reuniones desde un único lugar;
Segmentar y filtrar leads en tiempo real;
Acceder el historial de tratos con unos pocos clics;
Obtener informes inteligentes sobre el comportamiento de tus clientes.
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