Objetivos estratégicos y entorno colaborativo: las claves detrás de la gestión del equipo de ventas

Un excelente desempeño comienza por establecer expectativas claras. Este es el primer paso para que la gestión del equipo de ventas de tu empresa sea exitosa.

Para lograrlo, debes entender qué es el equipo de ventas, qué debe tener y en qué consiste su gestión, y luego enfocarte en dos grandes esferas: las metas propiamente dichas y el entorno que facilitará alcanzarlas. 

¿Qué es el equipo de ventas?

El equipo de ventas, o equipo comercial, es el departamento responsable por alcanzar las metas en ventas y ganancias de una organización; lo que significa que constituyen un enlace directo entre los productos o servicios ofrecidos por la compañía y sus consumidores.

El equipo de ventas desempeña diversas actividades para cumplir con las metas de ventas diarias, mensuales, trimestrales y anuales de la empresa. Ése es el objetivo de un equipo de ventas y aquello que los impulsa desde un punto de vista laboral.

La importancia del equipo de ventas radica en que no solo genera ganancias para la compañía, sino que sus representantes tienen un impacto fundamental en la reputación de la marca y el crecimiento general de la empresa. Por otro lado, en muchas ocasiones el equipo de ventas es el que tiene el primer acercamiento a los consumidores y garantiza su retención, pues siempre están trabajando sus relaciones con ellos.

¿Qué debe tener un equipo de ventas?

Posiblemente te preguntes cómo se hace un equipo de ventas y cuáles son los distintos roles y actores que lo componen. Aunque cada negocio tiene sus propias formas de organización y trabajo, algunos de los representantes generales que te puedes encontrar dentro de un equipo de ventas son:

• El director de ventas: es la figura de liderazgo dentro del departamento, ayudando a su equipo a mantenerse enfocado en los procesos que mayor valor tienen. Su liderazgo se basa en monitoreo y motivación.

• El especialista en ventas:  apoya en la gestión del equipo de ventas a través de demostraciones y la creación de propuestas para posibles clientes.

• El ejecutivo de ventas: se encarga de guiar a los prospectos cualificados a través del pipeline de ventas, con el objetivo de llegar a un acuerdo y que se produzca la venta.

• El representante de desarrollo de ventas:  busca a los nuevos leads para los ejecutivos de ventas y suelen ser ese primer contacto que un cliente potencial tiene con la organización.

• El representante de satisfacción del cliente:  está allí una vez se concretó la venta para preservar la relación con los clientes y motivarlos a realizar nuevas compras.

Lo que debe tener un equipo de ventas y aquello que lo hace exitoso es el resultado de una sinergia entre los diferentes representantes del equipo, quienes son sus pilares y los que llevan adelante todos los procesos del departamento. Para ello, no solo es necesaria la integración, sino una buena planificación, motivación y cultura organizacional sólidas que identifique a todos y les brinde un propósito.

¿Cómo realizar la gestión del equipo de ventas con enfoque en las metas?

1. Desarrollar objetivos SMART

Lo primero es fijar objetivos específicos y contundentes que sean realistas, tangibles y que delimiten claramente la meta a la que se quiere llegar. Peter Drucker popularizó la metodología SMART, que consiste en describir de una forma sencilla los objetivos de un equipo o de cada miembro, para alcanzar resultados de forma estratégica. 

Vamos a entender por cada una de sus letras qué significa un objetivo SMART:

• Específico (Specific, por su sigla en inglés): el objetivo debe ser lo más específico posible y describir claramente lo que se quiere alcanzar, por ejemplo: “aumentar las ventas de nuestro producto X”.

• Medible (Measurable): debe incluir una métrica relevante que permita identificar el punto exacto que se quiere alcanzar como determinante de éxito: “aumentar las ventas de nuestro producto X en 20%”.

• Alcanzable (Achievable): debe incluir de qué forma real y específica se va a lograr el objetivo: “aumentar en 20% las ventas de nuestro producto X a través de Y acción”.

• Relevante (Relevant): por qué es importante y cómo va a impactar los resultados del equipo comercial: “aumentar en 20% las ventas de nuestro producto X a través de Y acción, para expandir nuestro market share en Ciudad de México”.

• Temporal (Time-bound): se debe marcar claramente el plazo en qué se conseguirá.  Debe ser real y alcanzable: “aumentar en 20% las ventas de nuestro producto X, a través de Y acción para expandir nuestro market share en Ciudad de México, en los próximos 6 meses”. 

Quizás te interese: ¿Cómo establecer metas de ventas y tener éxito?

2. Objetivos por resultado-clave o OKR

En la gestión del equipo de ventas también se habla de otra metodología conocida como OKR (Objective and Key results) o, en español “Objetivo y resultados clave”, que fue implementada inicialmente por Intel y después popularizada por Google, donde se aplica hasta hoy. 

Un OKR consiste en un objetivo que define la meta a ser alcanzada y las claves (Key) que miden o demuestran que efectivamente se está consiguiendo. En palabras más simples: ¿a dónde necesito llegar y cómo sabré que estoy llegando?

La razón por la que se establece este marco de trabajo es porque muchos equipos del mismo segmento pueden tener el mismo objetivo, por ejemplo: “maximizar la fuerza de ventas en X región”. La diferencia con un OKR es que les permitirá determinar de qué depende para que esto se logre. Así: 

Resultado-clave 1: Identificar 100 prospectos cada semana.

Resultado-clave 2: Agendar reuniones demostrativas con 15 prospectos por semana.

Resultado-clave 3: Convertir dos prospectos en leads cada semana. 

En este caso, el objetivo debe ser aspiracional y ambicioso –lo que lo diferencia con la metodología SMART– y las claves para alcanzarlos deben incluir métricas. Observa otro ejemplo:

Objetivo: aumentar la retención de clientes.

Resultado-clave 1: Redireccionar todas las quejas en un lapso de 24 horas y resolverlas en máximo 48 horas.

Resultado-clave 2: Retener al 50% de los clientes a través de nuestro programa de fidelización. 

Resultado-clave 3: como el análisis de feedback revela que 85% de los clientes están satisfechos con el producto, debemos ofrecer al 15% restante una solución individual relevante.   

Lo que tiene en común el establecimiento de objetivos SMART con los OKR es que ambos obedecen a una gestión de equipos de ventas enfocado en metas y en las acciones/métricas específicas que determinarán cómo se cumple.

La gran diferencia está en que los OKR son creados a partir de su relación con la jerarquía organizacional. Es decir, son más ambiciosos, y para su cumplimiento a cabalidad a veces es necesario involucrar a más departamentos además del comercial. 

3. Necesitas un CRM de ventas que optimice el trabajo

Para manejar un equipo de ventas exitoso se necesita un sistema que facilite el trabajo del equipo y que proporcione una excelente experiencia al cliente. 

Un 64,2% de las empresas que ya usan un CRM califican esta herramienta como “impactante” o “muy impactante”, en lo que estrategia de empresa y atención al cliente se refiere. 

Claro que esto no es una decisión que depende solamente del gestor del equipo de ventas, y además de los argumentos de cómo un CRM optimizado podrá articular las tareas del equipo, facilitar la gestión de clientes, prospectos y leads, deberás justificar la inversión en un CRM de ventas. 

En la gestión del equipo de ventas, debes ser consciente de las dinámicas comerciales del mundo actual, así como la importancia de trabajar con herramientas que te permitan hacer un seguimiento detallado de los objetivos y metas del equipo. 

Entre las ventajas de un CRM de ventas, está la agilización de procesos, la toma de decisiones basada en datos y el diseño de estrategias a partir de análisis.

4. Crea y analiza indicadores de performance (KPIs)

Es importante establecer las métricas que permitan tomar las mejores decisiones posibles para lograr un equipo de ventas exitoso. Entre los principales KPIs de ventas se encuentran los relacionados con leads generados, leads calificados, tasa de conversión, tráfico y satisfacción del cliente. 

También existen indicadores de performance individual y grupal, cuya creación dependerá de la estrategia y cultura de la empresa.

Es importante tener en cuenta que, para la gestión del equipo de ventas, así como la cantidad de datos relacionados con los clientes, también se puede invertir en soluciones de Inteligencia Artificial, la cual puede proporcionar múltiples beneficios que te invitamos a conocer.

Aprende más sobre el tema en: Diferencia entre Machine Learning y Deep Learning.

¿Cómo realizar la gestión del equipo de ventas con enfoque en el entorno laboral?

Si hay algo a lo que no se le puede restar importancia, es el tipo de ambiente en el se ejercen las funciones diarias y que son fundamentales para el desempeño y la motivación de un equipo de ventas exitoso.

En 2012, Google se embarcó en un largo estudio con 180 equipos, 65 de los cuales eran de ventas, para descubrir la respuesta a la pregunta “¿cómo construir un equipo de alto desempeño?”. Reveló los resultados en lo que llamaron Proyecto Artistóteles, en honor a la frase del filósofo: el todo es la suma de sus partes. 

Así, hay 5 factores que diferencian a un equipo que alcanza sus metas de forma eficiente y productiva, de otros que no:

Seguridad psicológica 

Los integrantes de un equipo de ventas exitoso tienen más confianza para tomar riesgos, exponerse ante los otros y equivocarse. 

En la gestión del equipo de ventas, esto se trata de fomentar un entorno competitivo pero no amenazante, en donde todos pueden participar sin temor a reprimendas. Un líder podría pensar en un sistema que premie la creatividad y la innovación. 

No dejes de leer: Reconocimiento laboral: el poder de los empleados felices.

Dependencia 

En los equipos más colaborativos, sus integrantes presentaban mejor calidad en los resultados que, a su vez, eran entregados más rápidamente.

El equipo comercial no solo debe ser cooperativo entre sus integrantes, sino que el gestor debe facilitar y fomentar la participación transversal con otros equipos de la empresa, para la consecución de metas, así como la detección (y corrección) de problemas. Hay herramientas que favorecen entornos colaborativos. Conoce la herramienta que fomenta la colaboración y el compromiso en Zendesk. 

Más información en: Colaboración interna: ¿por qué y cómo priorizamos el trabajo en equipo?

Estructura y claridad 

Para un equipo que no sabe hacia dónde va, cualquier transporte  sirve. La buena gestión del equipo de ventas parte del establecimiento claro del destino y de la ruta. 

Como hablamos al comienzo, hay frameworks como los objetivos SMART o los OKR, siempre construídos con la participación y entendimiento del grupo en totalidad e individualmente.

Significado 

Detrás de cada persona sentada en su puesto de trabajo, hay un propósito. Aunque es muy difícil saber las motivaciones de cada integrante de un grupo de trabajo, es papel del líder mantenerlos inspirados en torno a los objetivos del equipo.

De acuerdo con Cathy Deweese, Senior Workplace Consultant de Gallup, los líderes de los equipos son responsables por el 70% de la motivación de los mismos. 

Conoce más al respecto: 5 características de un líder empresarial exitoso

Impacto 

¿Es el equipo consciente del valor que se genera a través de su trabajo, y de cómo sus resultados le importan al gestor y a la empresa? 

La motivación en la fuerza de ventas es fundamental, especialmente para que ellos vean el impacto que su esfuerzo y haber alcanzado aquella meta significó para la empresa. 

¿Cómo motivar a un equipo de ventas? 

Además de un sistema de recompensas y remuneraciones equilibrado, la gestión del equipo de ventas debe superar 5 desafíos, según Patrick Lencioni: 

Confianza

Para construir un equipo motivado y de alto desempeño se debe superar la falta de confianza, ya que esta es esencial para hablar abiertamente, intercambiar ideas, recibir y dar feedbacks, así como mostrar sus dificultades y vulnerabilidad (seguridad psicológica).

Conflictos

Quizás uno de los mayores retos de cualquier equipo. Un gestor de ventas debe manejarlos con asertividad e inteligencia emocional y decidir la acción a tomar: consensuar, negociar, ceder o escalar (para un superior jerárquico).

Aprende más en: ¿Cómo manejar los conflictos laborales?

Falta de compromiso

Debe existir un alineamiento de expectativas, un correcto direccionamiento, una comunicación clara sobre metas y resultados, y un feedback sobre el desempeño individual y grupal. Esto puede conseguirse a través del establecimiento de los KPI’s.

Lee: Experiencia del empleado: qué es, cómo medirla y cuáles son los principios claves para mejorarla

Responsabilidad

Los líderes son responsables por la performance de su equipo, por la cultura, la marca y los valores. Sin embargo, también el equipo debe asumir un sentido de responsabilidad por los resultados y por los errores cometidos.

Resultados

La cima de la pirámide que todos quieren ver. Es importante que un gestor no priorice los resultados del equipo de ventas en detrimento de los de otro grupo o los de toda la empresa. 

Consigue la gestión del equipo de ventas que siempre quisiste con Zendesk

Ya sabes en qué consiste la gestión del equipo de ventas, cómo se construye y cuáles son sus objetivos, así como su importancia. Si quieres entender más sobre cómo formar y gestionar un equipo de ventas exitoso y superar los 5 desafíos de Lencioni, esta presentación puede ayudarte. 

Por otro lado, si lo que quieres es contar con un sistema que te permita realizar la gestión del equipo de ventas con eficiencia y buenos resultados, Zendesk para ventas puede ofrecerte todo lo que necesitas.

El CRM en ventas de Zendesk es un sistema pensado para los diversos representantes del departamento de ventas, con el objetivo de maximizar el potencial del departamento y brindarle a sus tareas y procesos una organización y productividad que no se lograrían de otra manera.

Con Zendesk para ventas, puedes:

• Seguir a los clientes potenciales, creando equipos de ventas exitosos y basados en datos para potenciar su efectividad, estar al día con las expectativas de los clientes y conseguir una visibilidad total en los canales de ventas.

• Aumentar la productividad de los equipos, con lo que podrás cerrar más tratos con menos trabajo. Cuenta con todo lo que necesitas en una plataforma sencilla, como la gestión de contactos y tratos, el seguimiento de la actividad y la generación de clientes potenciales. Además, puedes establecer disparadores y automatizar procesos y tareas para mantener a tus representantes concentrados.

• Proporcionar mejores experiencias a los clientes, ya que conocerás todo el panorama sobre dónde se encuentran tus clientes y posibles clientes en su proceso de compra. Puedes ver la información principal de los clientes sobre ventas y servicios, todo en una sola plataforma, lo cual facilita que los representantes ofrezcan experiencias conversacionales personalizadas desde cualquier lugar.

• Visualización completa de los canales de venta, por lo que te salvarás de las sorpresas del final del trimestre al pronosticar y administrar de forma precisa tu canal de ventas en tiempo real. Zendesk te da una visibilidad total para que puedas planificar, hacer seguimiento y analizar tu proceso de ventas sin necesidad de hacer grandes esfuerzos.

Si ya entiendes la importancia del equipo de ventas y quieres alcanzar una mejor gestión, no lo pienses más: inicia tu prueba gratuita con Zendesk y logra todas tus metas.