¿Qué es gestión de compra y venta? 3 consejos para hacerla

La gestión de compra y venta es el proceso que define las estrategias para la adquisición de suministros de producción, bienes y servicios que permiten la comercialización de la materia prima en una empresa. Se trata de una de las tareas fundamentales de los negocios, porque ayuda a garantizar el orden en las finanzas. 

Sin embargo, la gestión de compra y venta va mucho más allá de adquirir y comercializar productos. De hecho, debe tener en cuenta la demanda de ventas y la cantidad de productos en stock; por lo que la integración de la información y estrategias de los sectores de compras, ventas y stock crean las condiciones para un análisis eficaz del proceso.

Para conocer mejor el concepto, su importancia y cómo es una gestión de compra y venta efectiva, en este artículo encontrarás:

• ¿Qué es la gestión de compra y venta?;

• ¿Qué es la administración de compras?;

• Beneficios de la administración de compras;

• 3 tips para hacer una gestión de compras y ventas eficiente

¿Qué es la gestión de compra y venta?

La gestión de compra y venta es la actividad que garantiza que el proceso productivo funcione. Consiste en analizar los productos, la demanda del consumidor y las condiciones del entorno con el fin de  encontrar los mejores proveedores al mejor valor para satisfacer las necesidades de los clientes.

El objetivo de la gestión de compra y venta es hacer un seguimiento de todo lo que sucede desde que un cliente solicita un determinado producto o servicio a la empresa hasta que es probado, entregado y pagado.

Por ejemplo, para que puedas hacer una compra en un supermercado, los responsables de la gestión de compra y venta deben entrar en contacto con sus proveedores, hacer pedidos de acuerdo a las demandas existentes, negociar las condiciones de pago, trasladar los productos hasta el almacén y ofrecerlos a los consumidores.

Sin embargo, para que este proceso funcione se deben administrar correctamente las compras de la empresa y garantizar que haya un flujo constante de materia prima para cumplir con las actividades del negocio. En eso consiste la gestión de compra y venta.

¿Qué es la administración de compras? 

La administración de compras es el proceso que permite a la empresa obtener los bienes o servicios necesarios para el buen funcionamiento de su actividad. Además, representa una herramienta estratégica que promueve, entre otras cosas, la reducción de costos para las empresas gracias a la gestión de:

• cotización de productos y servicios;

• inspección de calidad;

• entrega de productos y niveles de servicio;

• impuestos;

• alquiler de locales para la exhibición de mercancía y servicios;

• inventarios.

La importancia de la administración de compras se hace evidente cuando se trazan objetivos como adquirir los mejores productos -que sean útiles para la producción de bienes o la realización de servicios- al mejor precio y lo antes posible. 

Ahora que sabes qué es la administración de compras, ve algunos de sus beneficios:

1. Reduce los costos

¿Sabías que el 36,8% de las empresas no organiza sus cuentas de gastos con cuidado y fracasa por falta de contabilidad? Pues bien, una gestión de compra y venta adecuada permite examinar aspectos clave del negocio para garantizar la salud financiera de la empresa. Estos son:

• procedimientos;

• métodos;

• productos; 

• administración de proveedores;

• planificación financiera;

• análisis y monitoreo de acuerdos y contratos.

2. Ayuda a reducir los riesgos de mercado

Según un estudio, el 70% de las organizaciones que utilizaron un proceso formal para administrar las compras y ventas superaron a sus pares. Es decir, el control de compras y ventas permite identificar los bienes y servicios esenciales para la empresa y tomar medidas apropiadas para asegurar sus cadenas de suministro.

¿Quieres conocer una herramienta que ayuda a los gerentes a monitorear el desempeño del equipo, la cantidad de oportunidades abiertas y cierre de tratos? Lee: Sistema de control de ventas: ¿qué es y para qué sirve? 

3 tips para hacer una gestión de compra y venta eficiente

1. Analiza los riesgos

Una de las claves para realizar una gestión de compra y venta eficiente es analizar los riesgos del mercado.

El análisis de riesgos es un proceso que ayuda a identificar y gestionar posibles problemas que podrían perjudicar iniciativas o proyectos. 

Para llevar a cabo un análisis de riesgos debes:

• identificar posibles amenazas;

• estimar el impacto probable de las posibles amenazas;

• estimar la probabilidad de que estas amenazas se materialicen.

El análisis de riesgos debe basarse en datos de proyectos, datos financieros, protocolos de seguridad, previsiones de marketing y otra información de importancia para el área de administración de compras y ventas. 

Ten en cuenta que el análisis de riesgos dentro de la gestión de compra y venta puede revelar falencias en los procesos y nuevas oportunidades de mercado.

Algunos tipos de riesgos son:

• Operativo: interrupción de los suministros y operaciones, pérdida de acceso a los activos esenciales o fallas en la distribución.
• Reputacional: Pérdida de confianza del cliente o empleado, o daño a la reputación del mercado.
• Procedimiento: fallas de responsabilidad, sistemas internos, controles o fraude.
• Proyecto: superar el presupuesto, demoras en entregas o experimentar problemas con la calidad del producto o servicio.

Un método recomendado para hacer el análisis de riesgo es responder los 5 porqués, que consiste en realizar preguntas sobre el problema para identificar la causa raíz. Por ejemplo:

• ¿Por qué no realizaron las compras?;

• ¿por qué nadie mencionó que el stock de productos se estaba agotando?;

• ¿por qué el sector responsable no entró en contacto con el proveedor previamente?;

• ¿por qué hay mercancía retenida en la bodega?;

• ¿por qué no se hizo el inventario de la manera correcta?

2. Alinea las compras con la demanda de los consumidores

Dentro del ciclo de compra, los responsables del control de compra y venta deben realizar un balance entre el stock y las ventas. Una buena manera de hacerlo es identificar el nivel mínimo de inventario, para que siempre que se alcance este número se realicen nuevas compras.

¿Quieres un ejemplo práctico? 

Imagina que los responsables de la gestión de compra y venta de una tienda de ropa identifican que la salida de camisetas blancas es constante. Por este motivo, deciden que deben tener al menos 7 piezas en stock, de diferentes tamaños, independientemente de la época del año.

Esto quiere decir que los gestores deben realizar un seguimiento minucioso de las ventas para activar al sector de compras cuando solo queden 7 camisetas blancas. De este modo, será posible reponer la mercancía faltante y continuar con el flujo normal de ventas.

El análisis del flujo de ventas asegura la sustitución de los productos con el fin de aumentar la rentabilidad. Además, al saber cuándo y cuánto comprar, se crea una base para negociar mejores precios y condiciones de pago.

3. Adopta un CRM

La gestión de compra y venta exige planificación, capacitación, organización, supervisión y coordinación para garantizar el buen funcionamiento del negocio. Por este motivo, una buena práctica es adoptar una herramienta que ayude a centralizar la información para tratar con los clientes y proveedores. 

Con un sistema de CRM es posible detectar y hacer un seguimiento de las necesidades de los clientes durante todo el proceso de ventas. Esto permite que los responsables por el control de compras y ventas analicen las tendencias y destinen recursos suficientes para garantizar la satisfacción de los clientes, independientemente de la etapa en la que se encuentren.

Ten en cuenta que la facilidad de acceso a los datos que ofrece la tecnología CRM puede reducir la complejidad del ciclo de ventas entre un 8 y 14% en promedio, según Nucleus Research. Además, las empresas registraron un aumento del 14,6% en la productividad de su equipo cuando utilizaron un CRM.

Si quieres saber más sobre este tipo de tecnología y descubrir cómo puede ayudar a tu negocio, lee: CRM de ventas: ¿qué es?, ¿cómo funciona? y sus ventajas. 

Quizás te interese también: ¿Cómo implementar un CRM en una empresa y no equivocarte?

Simplifica la gestión de compra y venta con Zendesk

Una gestión de compra y venta eficaz debe incluir acciones dirigidas tanto a los recursos humanos como a los recursos tecnológicos. En definitiva, los responsables por el control de compras y ventas deben preocuparse por realizar acciones que mejoren el negocio y aumenten los resultados comerciales. Con Zendesk para ventas puedes:

• crear listas de números y realizar llamadas a tus clientes y proveedores con un solo clic;

• automatizar el correo electrónico para no perder tiempo al redactar los mismos mensajes una y otra vez;

• tener una recomendación automática de leads para aumenta la productividad de tu equipo;

• acceder al registro e informaciones de actividades para realizar una gestión de compra y venta eficiente;

• CRM móvil para realizar el seguimiento del negocio desde cualquier lugar.

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