Gastos de ventas de una empresa: definición, tipos y ejemplos

Los gastos de ventas se generan durante la transacción comercial con los clientes, quienes pagan para recibir bienes o servicios.

Los gastos de venta de una empresa dependen exclusivamente de la ejecución de las ventas y no deben confundirse con los costos de venta, como veremos más adelante.

Manejar los costos y controlar las cuentas de gastos de ventas sirve para determinar el margen de competitividad de los precios; y si la conversión de trabajo y recursos se traduce en lucro económico.

Sin embargo, una encuesta reveló que el 36,8% de las empresas no organiza sus cuentas de gastos con cuidado y fracasa por falta de contabilidad.

El crecimiento de una empresa está más allá del punto de equilibrio en las cuentas de gastos de ventas y costos. A largo plazo, el éxito empresarial depende del rigor de la gestión administrativa, así como de la eficiencia productiva y comercial.

Para ayudarte a alcanzar una gestión eficiente en los gastos de ventas de tu empresa, este artículo reúne información sobre:

• gastos de ventas: definición, tipos;

• ¿cómo controlar los gastos de ventas y sus componentes?;

• gastos de venta vs. costos;

• 5 consejos para reducir gastos de venta y gastos de administración;

• ejemplos de gastos de venta de empresas.

Gastos de ventas: definición

El concepto de gastos de ventas surge de la necesidad de comercializar bienes y servicios que atiendan las necesidades del cliente; acciones de publicidad, distribución y logística postventa incluídas.

Los gastos de ventas y gastos de administración, junto con los gastos generales, conforman los gastos operativos de una organización.

Gastos aparte, recuerda que la solidez financiera de una corporación depende, principalmente, del flujo de caja. Pues es necesario producir ingresos suficientes para saldar los compromisos fijos, como pago de la nómina de colaboradores, servicios públicos, proveedores, etc.

Los gastos de ventas de una empresa abarcan:

• pago de nóminas (salarios) del departamento de ventas;

• comisiones de venta;

• bonificaciones y otros beneficios acordados con los colaboradores;

• viáticos (alojamiento, comida y gastos generales durante los viajes de los vendedores);

• impuestos sobre la nómina;

• alquiler de locaciones para la exhibición de mercancía y servicios, ventas, ferias, exposiciones, etc.;

• devaluación de los equipos utilizados en el departamento de ventas;

• publicidad y campañas promocionales;

• servicio telefónico y sistemas de comunicación utilizados en el departamento de ventas;

• diversos gastos de venta y gastos de administración variables del departamento de ventas.

Esta lista de categorías de gastos de ventas puede variar bastante de una empresa a otra, de acuerdo al tipo de organización y sector. Sin embargo, siempre es posible definir dos tipos de gastos de ventas.

Tipos de gastos de ventas de una empresa

Las comisiones de ventas, por ejemplo, son un gasto de venta variable que depende del volumen de ventas. Sin embargo, la fuerza de ventas también recibe fijos, independiente de cualquier cambio en las ventas.

Así, los gastos de ventas de una empresa pueden ser fijos o variables, además de directos o indirectos.

Gastos de ventas directos

Los gastos de ventas directos surgen de la venta del producto y son inevitables durante la transacción. Algunos ejemplos son:

• tasas de envío;

• suministros para ejecutar la entrega;

• comisiones de venta;

• traslado del vendedor;

• traslado del entregador;

• traslado del agente de soporte, etc.

Gastos de ventas indirectos

Los gastos de ventas indirectos se componen por la suma de gastos que se acumulan durante la planificación de las ventas.

A veces estos gastos de ventas indirectos se producen, aun sin la ejecución efectiva de transacciones. Algunos ejemplos son:

• campañas publicitarias;

• actividades de mercadeo;

• servicios de cobro;

• servicios para contactar al cliente;

• viáticos para representantes de ventas;

• salarios, etc.

Además, el cierre de una venta suma gastos asociados a la implementación de la venta. Estos gastos no se consideran gastos de ventas, sin embargo, es importante que seas consciente de que los ingresos por ventas generan más gastos.

Cuando las acciones de mercadeo están dentro del departamento de ventas, se incurre en otros gastos de ventas, como:

• honorarios profesionales cancelados por el desarrollo de campañas publicitarias;

• material gráfico para promocionar los productos, etc.

¿Cómo controlar las cuentas de gastos de venta y sus componentes?

De acuerdo con el volumen de ventas, los componentes de los gastos de venta de una empresa pueden variar y otros se mantienen más o menos constantes. Entre estos últimos, existen:

• gastos administrativos: gastos que no se relacionan con la producción y venta del bien o servicio vendido;
• costos de mercancía vendida: gastos debido al costo de fabricación del producto vendido y que no están en los gastos administrativos.

Estos componentes del gasto influyen en la viabilidad de tus negocios. Por eso, cuando las ventas disminuyen, se recomienda repensar qué uso se le da al dinero y si es posible rehacer las cuentas de gastos de ventas.

¿Quieres saber cómo incrementar las ventas? Mira estas estrategias que funcionan aun en tiempos de crisis.

Antes de reducir la nómina y prescindir de una parte de los colaboradores, es posible reconducir las actividades de mercadeo, eliminar gastos innecesarios, implementar ajustes en el costo de la mercancía vendida, reducir costos y aumentar el margen de utilidad.

Es imprescindible que el departamento de ventas cuente con un plan de control de gastos, aplicable en momentos que demanden firmeza de la administración.

Reducir la producción o rediseñar el plan de ventas es una necesidad cuando la producción excede las ventas. La reducción de los gastos generales se aplica para viabilizar la existencia de la empresa hasta recuperar el balance operacional.

Manejo contable

Los gastos administrativos no producen ventas, ni los gastos generales. Así que, tradicionalmente, los gastos de ventas se registran previo a los gastos generales y administrativos.

El motivo es que los inversionistas y acreedores se preocupan en mayor medida por los gastos que provienen de la ejecución de ventas y obtención de ingresos; y no por los gastos administrativos, más difíciles de evitar.

Los gastos de ventas se incluyen en la sección de gastos operativos, por debajo del costo de mercancía vendida, y se clasifican como gastos indirectos en el estado de resultados de la empresa, porque no contribuyen directamente con la fabricación de un producto o prestación de un servicio.

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Usar la planilla de control de ventas y comisiones es simple y puede traer resultados positivos para la gestión de procesos en la empresa, desde el registro y control de clientes hasta el cálculo de comisiones para vendedores.

Presupuesto

Las partidas de gastos estables apenas demandan una planificación anual que recibe ajustes basados en la proyección en relación al año anterior.

Los gastos variables exigen un análisis presupuestario que, previo análisis detallado, ajusta los gastos por partida, proyecto, departamento, etc., en co-dependencia con el volumen de ventas.

Gastos de comercialización

Existe un tipo de gastos involucrados en las ventas que no pertenecen exactamente a este departamento, son los llamados gastos de comercialización. Estos también pueden variar de un momento a otro, de acuerdo con la estación, eventos, lanzamiento de líneas o productos, etc.

Para comprender mejor la diferencia entre gastos de ventas y gastos de comercialización, consulta este artículo y aprende cómo calcular y reducir los gastos de comercialización.

Variaciones en los gastos de venta

Los gastos pueden variar bastante según el modelo de ventas, el sector comercial, el estado de la economía global, el propósito del negocio, etc.

Ejemplo práctico 

Veamos un ejemplo práctico en la venta de productos exclusivos. La venta de productos exclusivos exige tiempo de espera hasta surgir oportunidades de ventas, lo que se traduce en un mayor volumen de gastos en las partidas de representación comercial, traslados, exhibiciones de mercancía, viajes, etc.

Si optas por tercerizar la venta a un equipo de vendedores externos a tu organización, el gasto con comisiones aumenta considerablemente.

Pero si implementas un sistema de venta en línea, el gasto también aumenta como consecuencia de la contratación de campañas de mercadeo para divulgar el sitio de ventas y fomentar el engagement de tu público objetivo en redes sociales.

¿Qué puede ayudarte a tomar este tipo de decisión? El Informe de Tendencias 2021 de Zendesk reveló que más del 60% de las empresas realiza inversiones relacionadas a la toma de decisiones basada en datos. Las tecnologías que automatizan los reportes de ventas y ganancias, por ejemplo, se suman a esa cuenta.

También puedes aprender cómo hacer un reporte de ventas mensual y agilizar tu análisis de gastos. Con este documento sabes si tus estrategias están funcionando, además de identificar oportunidades y prevenir problemas.

Gastos de venta vs. costos

En tu empresa existen costos y gastos de ventas. El costo forma parte del producto terminado, puede verse, mientras que el gasto no es percibido en el producto.

Diferenciarlos es importante para conocer el valor individual de cada pago y su impacto en la estructura de precios, distribución de mercancía y prestación de servicios.

Si no cuidas este aspecto, tus productos pueden tener un precio poco competitivo en el mercado. ¿Te animas a aprender cómo calcular el precio de un producto: paso a paso?

Como empresario, te conviene descubrir las causas por las que tus precios no tienen la competitividad deseada, para tomar las decisiones pertinentes.

Al llevar las cuentas de gastos de ventas de una empresa se hace seguimiento de la ejecución de las labores de venta, promoción y distribución de productos, servicios prestados y mercancías adquiridas para revender.

El costo es la consecuencia de producir un bien, prestar un servicio y comercializar un producto, mientras que el gasto surge de la ejecución de ventas y administración.

Si te interesa definir los costos y cuentas de gastos de ventas de tu empresa, además de profundizar en otros aspectos administrativos del departamento de ventas, consulta este manual: Cómo definir los costos de tu empresa.

5 consejos para reducir gastos administrativos

Mientras que los gastos de ventas reúnen los gastos relacionados directamente con las operaciones de venta (comisiones por ventas, publicidad, envolturas, combustible, etc.), los gastos administrativos (internet, reparación de equipos de uso interno, etc.) son cotidianos e imprescindibles, y su omisión conduce a la inviabilidad de la empresa.

Entonces, ¿cómo reducir gastos de ventas y gastos de administración?

Aplica estas 5 recomendaciones en tus negocios:

1. Revisa los gastos del último año para saber la relación entre los sectores con necesidades variables y evaluar qué se puede mejorar.
2. Reduce los gastos menores, como papelería, y evalúa los mecanismos de aprovechamiento de estos recursos.
3. Implementa cambios en el consumo de energía eléctrica y agua, que son recursos que en general, son mal administrados en las empresas.
4. Lleva a cabo una auditoría de ventas y evalúa el desempeño de los colaboradores, verifica si el personal activo de la empresa es indispensable para las operatividad.
5. Reformula el presupuesto de gastos administrativos para reconocer las medidas a implementar y evalúa si los gastos pueden variar de acuerdo a la época del año y flujo de caja.

Ejemplos de gastos de ventas en empresas

Comercio de electrodomésticos

Es el ejemplo típico de una empresa revendedora de bienes materiales.

En este caso, los gastos de ventas no incluyen los costos de producción de los electrodomésticos ni la instalación a domicilio. Los gastos de ventas de estas empresas involucran el mantenimiento del personal vendedor (salario, comisiones, etc.).

El alquiler de las oficinas administrativas, contadores, papelería, son todos gastos administrativos.

Por otro lado, los costos de producción de los electrodomésticos le pertenecen a la empresa fabricante, cuyos costos de mercancía vendida contemplan la mano de obra, suministro de materia prima, componentes electrónicos, etc.

Cadenas de supermercados

Este es un ejemplo de una empresa de prestación de servicios.

En este caso los gastos de ventas incluyen categorías amplias, como: control sanitario, logística, publicidad, servicio de venta, sueldos, mantenimiento.

Observa que ningún gasto relacionado con la producción de la mercancía son gastos o costos para esta empresa intermediaria.

Empresa de diseño de software

Es el ejemplo del vendedor de bienes intangibles.

Una empresa que comercializa software tendrá la siguiente cadena de gastos de ventas: logística, publicidad, servicio de venta, sueldos, soporte, mantenimiento.

Observe que la diferencia más obvia en los gastos de venta de las empresas de tecnología e innovación es la necesidad de una gran área de soporte técnico remoto, lo que la convierte también en una empresa de prestación de servicios.

Esta característica hace que la gestión de este tipo de empresas sea más compleja. La necesidad permanente de mantener diferentes tipos de atención al cliente, principalmente en el proceso posterior al cierre de la venta, demanda una inversión en tecnología.

Un ejemplo de solución para estos casos es el software de CRM de ventas de Zendesk, ideal para quienes conocen los gastos que surgen en su flujo de relaciones comerciales y desean controlar los gastos de ventas estratégicamente.

Zendesk Sell es sencillo y está diseñado para que los representantes de ventas se dediquen a vender, sin abrumarse con tareas administrativas.

Según la experiencia de Nataliya Agafonova, Directora de operaciones de Intermind, Zendesk para ventas ofrece mayor precisión para la planificación estratégica de tus proyectos:

“Zendesk Sell ha mejorado la productividad de nuestras ventas. Redistribuimos las actividades de ventas en proyectos más prometedores, y la precisión del pronóstico de ingresos mensuales mejoró de tal manera que la desviación pasó del 30% al 10%”.

El CRM de ventas de Zendesk evita el desperdicio de recursos porque le brinda a tu equipo acceso permanente a información actualizada, para que analicen y colaboren entre ellos.

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