¿Cómo hacer un forecast de ventas? Guía para principiantes

El forecast de ventas es uno de los pilares de la estabilidad financiera de una empresa. A partir de las previsiones de cuánto venderás en los próximos meses y cuál será tu margen de beneficio, podrás planificar una mejor distribución del tiempo y del dinero.

Sin embargo, pocas organizaciones saben cómo hacer un forecast de ventas de principio a fin con la precisión necesaria para tomar decisiones estratégicas. Para que te hagas una idea, un estudio de Gartner reveló que el 55% de los líderes de ventas no confía en que sus proyecciones sean precisas.

Si deseas tener más control sobre el futuro de tu negocio y, al mismo tiempo, desarrollar una ventaja competitiva, has venido al lugar correcto. En esta guía aprenderás:

• ¿Qué es el forecast de ventas?

• ¿Para qué sirve el forecast de ventas?

• ¿Cuáles son los métodos y las aplicaciones de forecast de ventas?

• ¿Cómo hacer un forecast de ventas?

¿Empezamos?

¿Qué es el forecast de ventas?

El forecast de ventas es una estimación de cuántos tratos puede cerrar en un período de tiempo determinado. También conocido como pronóstico de ventas, su objetivo es calcular la probabilidad de convertir una oportunidad en cliente e identificar la fecha de cierre prevista. De esa manera, puedes planificar inversiones y cambios operativos que dependen de estos resultados.

Te damos un ejemplo de forecast de ventas: imagina que tu análisis reveló que en los próximos tres meses completarás 750 transacciones, generando aproximadamente 60 mil dólares para tu empresa. Con esa cifra en mente, comienzas a planear la ansiada remodelación de la oficina, la compra de herramientas más modernas para el equipo y, quién sabe, un aumento de sueldo para los empleados.

Si las predicciones son correctas, ¡genial! Tu negocio está creciendo de manera sostenible y estás listo para escalar al siguiente nivel. Si las predicciones son incorrectas, tienes un gran problema en tus manos. Gastaste dinero que no tenías o usaste dinero que podría mantener tu negocio seguro, contando con obtener más de las ventas.

¿Te das cuenta de la importancia de la precisión en este cálculo?

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¿Para qué sirve el forecast de ventas?

El forecast de ventas sirve para asignar recursos de manera eficiente y administrar el flujo de fondos de la empresa. También es útil para identificar tendencias de consumo, gestionar riesgos y evitar crisis financieras. 

1. Asignar recursos de manera eficiente

Según un estudio reciente, el 66% de las pequeñas empresas enfrentan desafíos financieros. Los datos también indican que para el 43% de las organizaciones el desafío más importante es pagar los gastos operativos. Con un forecast de ventas preciso, eres capaz de asignar recursos de manera eficiente a las áreas de tu negocio que más lo necesitan, en el momento oportuno.

2. Administrar el flujo de fondos

De acuerdo con una investigación estadounidense, el 82% de las empresas que quebraron mencionó los problemas de flujo de caja como un factor de su fracaso. Saber cuánto ganas, cuánto gastas y cuánto queda para invertir en tu negocio es crucial para planificar tu futuro. En este sentido, el forecast de ventas puede ayudarte a predecir cuánto dinero estará disponible en un corto período de tiempo, como en el próximo mes o trimestre.

3. Identificar tendencias de consumo

¿Sabías que el 78% de los mexicanos piensa que la pandemia de COVID-19 cambiará su vida de manera permanente? Más que medidas preventivas contra la enfermedad, como lavarse las manos constantemente o mantener la distancia física recomendada, el estudio revela que también se están resignificando valores.

Pero no sabrías nada de esto si alguien no hubiera llevado a cabo esta investigación. Lo mismo es cierto para el forecast de ventas: un cambio en los patrones de gasto puede revelar tendencias de consumo para las que debe prepararte.

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4. Gestionar riesgos

Según una encuesta realizada por Statista en 2022, casi el 20% de las empresas considera que los cambios en la legislación y la regulación son un riesgo para su negocio. Esto incluye guerras comerciales, sanciones económicas, proteccionismo, entre otras medidas.

En este contexto, el forecast de ventas te ayuda a planificar el futuro y administrar los riesgos que estos cambios pueden representar para tu organización.

Imagina que empiezas a escuchar rumores o leer noticias de que el gobierno está preparando un plan de austeridad fiscal para contener la inflación. Al mirar tu forecast de ventas, notas que el volumen de ingresos previsto no cubrirá los gastos básicos, en caso de que los rumores se hagan realidad. Esta es una advertencia para ahorrar ahora y posponer inversiones en otras áreas, ¿ves?

Evalúa si este es el momento para cambios: Desarrollo de mercado: ¿ha llegado la hora de expandir?

5. Evitar crisis financieras

Muchas empresas han sufrido por el COVID-19. De hecho, un estudio sobre el impacto de la pandemia en las Pymes reveló que el 23% de las compañías perdieron ingresos. Los datos también indican que el 11% de las organizaciones han tenido que reducir sus presupuestos e incluso detener las operaciones temporalmente.

¿Y qué tiene que ver el forecast de ventas con esto? Cuando tienes una estimación de cuánto dinero ganarás en un período determinado, puedes planificar la creación de un fondo de emergencia. De esa manera, si ocurre una crisis, puedes cumplir con tus responsabilidades financieras y evitar grandes desastres hasta que las cosas se calmen.

Te recomendamos leer: Gestión de crisis: 3 pasos para evitar el caos en tu empresa.

¿Cuáles son los métodos y las aplicaciones de forecast de ventas?

En un estudio publicado en Harvard Business Review, los expertos definieron tres métodos y aplicaciones de forecasting de ventas: Método Delphi, Método de Suavizamiento Exponencial y Método de Regresión.

1. Método Delphi

El método Delphi se utiliza cuando tienes pocos datos o cuando tu producto/servicio todavía no existe en el mercado. Es uno de los métodos más precisos y funciona así: creas un cuestionario y lo aplicas a un grupo. En función de las respuestas que obtengas, se plantean nuevas preguntas y se las comparten con los encuestados, que deben llegar a un consenso sobre el tema.

2. Método de Suavizamiento Exponencial

El método de suavizamiento exponencial se utiliza cuando dispones de muchos datos de un producto/servicio o cuando las relaciones y tendencias en tu sector son relativamente estables. Este método se centra en el análisis de datos históricos en busca de patrones y sus cambios. Cuando bien aplicado, es capaz de identificar qué tan rápido o qué tan lento ocurre un evento.

3. Método de Regresión

El método de regresión se utiliza cuando necesitas un conocimiento profundo y detallado sobre el impacto de variables específicas en tus ventas. También se utiliza cuando tienes acceso a un software de ventas para realizar cálculos automáticamente. Está basado en correlación entre variables, es decir, un intento de descubrir cuáles aspectos afectan al elemento analizado en un determinado período de tiempo — en el caso del forecasting, las ventas.

¿Cómo hacer un forecast de ventas?

Aprender cómo hacer un forecast de ventas es sencillo, pero hacerlo puede ser más complicado – especialmente si quieres hacerlo manualmente. En este paso a paso, encontrarás un tutorial sobre cómo predecir tus ventas con la ayuda de la tecnología, ya que reduce la posibilidad de errores humanos y aumenta la previsibilidad de los resultados. ¡Echa un vistazo!

1. Implementa un software de ventas

De acuerdo con un estudio reciente, el 78% de las empresas tiene problemas con la calidad de los datos que recopilan. Esto es serio, ya que la precisión es fundamental para garantizar que tus predicciones sean realistas.

Para evitar este inconveniente, la salida es ser parte de la transformación digital e implementar un software de ventas – como el Zendesk Sell, que hemos mencionado anteriormente. Este tipo de herramienta hará tu vida más fácil en todas las etapas del pronóstico.

Mira qué tan útil puede ser para ti este tipo de tool:

2. Fomenta la colaboración entre los profesionales

El segundo paso de “cómo hacer un forecast de ventas” es fomentar la colaboración entre profesionales. Para que te hagas una idea, el 40% de los empleados cree que no hay suficiente colaboración en su entorno laboral.

Cuando todos se dedican a mantener los datos actualizados de manera estandarizada, los insights que obtienes con los informes y paneles del software de ventas serán mucho más precisos.

3. Analiza los datos y actúa sobre ellos

El tercer paso de “cómo hacer un forecast de ventas” es analizar los datos. Este es el momento de identificar tendencias y oportunidades de negocio, y dar pasos concretos para aprovecharlas de la mejor manera posible.

¿Cómo hacer un forecast de ventas con Zendesk?

Con Zendesk Sell, el software completo de ventas de Zendesk, puedes hacer tu forecast de manera sencilla y práctica.

Ten en cuenta que el forecast de ventas de Zendesk son cálculos optimistas que te ayudan a predecir el flujo de efectivo en el futuro e identificar qué tratos podrían necesitar más atención.

1. Agrega datos de forecast de ventas a los tratos

El forecast de ventas se captura en dos puntos de datos: probabilidad de ganar y fecha de cierre prevista. Al crear un trato nuevo en Zendesk Sell, puede establecer ambos. Si te olvidas de hacerlo, puedes editar los detalles de la tarjeta de trato a cualquier momento.

A medida que el trato avance en el embudo de ventas, el pronóstico se actualiza ante las nuevas actividades e informaciones. Mira:

2. Determina la probabilidad de ganar para cada fase del pipeline de ventas

El segundo paso es predeterminar la probabilidad de ganar para cada fase del pipeline y aplicarla a todos los tratos en la cuenta de Zendesk Sell. De esa manera, tus representantes de ventas no tendrán que ingresar está información manualmente.

Para hacerlo, es necesario ser un usuario con derechos de administrador. Luego:

• Haz clic en el icono Configuración () y selecciona Personalizar > Pipeline de ventas;

• Haz clic en una fase del pipeline.

• Ingresa un valor para el porcentaje de probabilidad de ganar.

• Haz clic en Guardar.

3. Obtiene informes de forecast de ventas

Después de recolectar los datos de forecast de ventas sobre los tratos, puede analizarlos de diferentes maneras.

La primera es usando el panel Pronóstico, donde puedes echar un vistazo a cómo los forecasts se comparan con los objetivos de ventas del mes actual. Desde allí, también puedes acceder a más detalles, modificar el plazo y aplicar filtros para seleccionar los representantes que deseas incluir.

La segunda manera es a través del informe Ventas pronosticadas, donde puedes comparar el forecast de ventas con las ventas realizadas dentro de un plazo determinado.

La tercera manera es a través del informe Ventas pronosticadas por origen, donde puedes ver las ventas previstas y las ventas realizadas agrupadas por origen del trato.

¿Quieres aprender más sobre el forecast de ventas en Zendesk Sell? Conoce el informe de ventas pronosticadas.

Haz tu forecast de ventas en unos pocos clics

En esta guía aprendiste qué es y para qué sirve el forecast de ventas. También descubriste cuáles son los métodos y las aplicaciones de un pronóstico comercial. Por fin, viste cómo hacer un forecast de ventas con un ejemplo práctico.

Si deseas predicciones más rápidas y precisas, la solución completa de ventas de Zendesk te puede ayudar. Con esta herramienta eres capaz de:

• Escalar tus operaciones sin perder el toque humano en las interacciones;

• Aumentar la eficiencia de los procesos comerciales;

• Cerrar más tratos en cualquier lugar, gracias al CRM móvil;

• Tomar decisiones estratégicas basadas en datos e informes inteligentes;

• Integrar la plataforma con otras aplicaciones, como MailChimp y Pandadoc.

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