¿Qué es un encargado de ventas? Funciones y características de un buen gestor

Un encargado de ventas es la persona que lidera a los agentes de ventas. Su función es supervisar y coordinar las actividades del departamento comercial para mejorar el rendimiento de los vendedores y cumplir con los objetivos establecidos por la empresa.

Las responsabilidades del encargado de ventas incluyen la gestión y organización del equipo, seguimiento de los resultados de ventas y análisis general de los indicadores clave de rendimiento (KPIs).

El rol del supervisor de ventas es clave al momento de evaluar los movimientos del mercado, identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento. Esto permite obtener datos valiosos sobre tendencias, por ejemplo.

El 59% de las empresas considera al equipo de ventas como un área de gerenciamiento prioritario. Es por este motivo, que la figura del gerente de ventas es esencial para incrementar ganancias y mejorar la productividad. Sigue leyendo y descubre más a fondo cuál es su función y las habilidades que precisa cultivar para ser un buen líder.

¿Qué hace un encargado de ventas y cuáles son sus 5 cualidades clave?

El encargado de ventas hace un trabajo de seguimiento diario del equipo de trabajo y evalúa su desempeño de acuerdo con determinados KPI.

Para tener éxito, un supervisor debe cultivar una serie de cualidades y objetivos:

• conocimiento del producto o servicio;

• capacidad de evaluación y predicción de resultados;

• liderazgo y acompañamiento del equipo;

• comunicación clara y precisa;

• motivación y compromiso.

Conocimiento del producto o servicio

El responsable comercial debe tener un profundo conocimiento del producto o servicio que ofrece. Esto incluye conocer sus características, beneficios y diferencias en relación a los competidores.

Esta experiencia es clave para brindar información valiosa al equipo de ventas que lidera.

Capacidad de evaluación y predicción de resultados

El encargado de ventas debe adelantarse a los problemas que puedan surgir o prever si se está muy lejos de cumplir las metas. En estos casos, la visión estratégica juega un rol importante, ya que permite anticipar posibles problemas y visualizar debilidades en el proceso de venta.

Quizás te interese leer: Cómo anticiparse a las necesidades del cliente en 5 pasos

Liderazgo y acompañamiento

El acompañamiento de los agentes de ventas es otra de las cualidades clave del encargado de ventas. Un equipo que solo obtiene la información sobre su desempeño en función de si alcanzó o no sus objetivos o no, no tiene elementos para mejorar.

Es importante que el supervisor de ventas tenga la capacidad de interpretar las fallas para generar hipótesis y estrategias, de tal manera que los agentes identifiquen sus fortalezas y superen sus debilidades.

Comunicación clara y precisa

Dentro de las funciones y perfil del encargado de ventas está ser el canal de comunicación entre los objetivos de organización y la actividad de los agentes. Debe transmitir de forma correcta los mensajes para trazar una estrategia clara. En los casos en que los equipos de marketing y ventas mantuvieron una comunicación fluida, las empresas han reportado un mejora del 67% para cerrar tratos.

Para optimizar la comunicación en todos los sectores de tu negocio, lee la guía completa de comunicación interna de Zendesk, con 8 consejos para el éxito.

Motivación y compromiso

Los agentes de ventas a veces lidian con la presión de generar ingresos para la empresa. Sin embargo, lograr una venta no es una acción concreta sino el resultado de un proceso integrado por toda la organización.

De hecho, el 44% de los vendedores tiene un 80% de probabilidades de no cerrar una venta.

Es importante que un encargado de ventas sepa motivar a su equipo y también, en el caso opuesto, debe saber cómo ajustar si el desempeño no es el ideal para alcanzar las metas.

A su vez, debe demostrarle a los agentes cuán importantes son para la empresa y cuánto respaldo tienen como equipo. El 77% de los agentes afirma que se compromete más en su trabajo cuando siente que se le reconoce sus logros.

3 objetivos principales de un encargado de ventas

Como viste, la función del gerente de ventas es administrar al equipo que tiene a cargo para impulsar el crecimiento de la empresa. Esto significa que su trabajo está enfocado en el cumplimiento de las metas pautadas por la organización y en mejorar la dinámica de los recursos humanos.

Las metas pueden variar según la empresa y estrategia comercial, pero los objetivos principales que debe tener un encargado son:

• Distribuir el presupuesto de ventas. Ocuparse de la inversión y coordinación de los recursos humanos para lograr los objetivos de ventas.
• Cumplir las metas a largo plazo determinadas por la empresa. Planificar estrategias para alcanzar los objetivos. El encargado debe tener la capacidad de observar y diagnosticar errores, evitarlos y conformar dinámicas para resolverlos y que no vuelvan a ocurrir.
• Establecer las pautas para la capacitación comercial de los distintos agentes. Proponer capacitaciones que trabajen los inconvenientes, errores o aspectos a mejorar de los equipos de ventas. Además, se debe estar continuamente abierto a las oportunidades de formación que existan: congresos, charlas, coloquios, etc.

Funciones que debe cumplir un encargado de ventas

Hasta el momento viste cuáles son las cualidades y objetivos de un gerente de ventas, ahora es importante resaltar cuáles son sus principales funciones:

• adaptación ante cualquier cambio, formación continua y aplicación de los recursos aprendidos;

• desarrollo de habilidades como la empatía y el carisma, necesarios para coordinar y dirigir a profesionales;

• debe poseer amplias habilidades de comunicación: ser claro, gentil, conocer profundamente cómo brindar un buen servicio;

• organizado, con capacidad de negociar y mediar;

• tener la capacidad para hacer varias tareas al mismo tiempo;

• ser proactivo y orientado al logro;

• brindar seguridad y confianza de tal manera que pueda ser capaz de trabajar y tomar decisiones sin supervisión;

• ser observador y creativo para lograr identificar y resolver cualquier problema que surja;

• saber leer las estadísticas y realizar sus propios análisis.

También te puede interesar: ¿Cómo hacer un reporte de ventas mensual paso a paso?

¿Qué funciones tiene el personal de ventas?

El personal de ventas desempeña un papel importante ya que interactúa de manera directa con los clientes potenciales. Su responsabilidad es comprender las necesidades de los consumidores, identificar posibilidades de venta y cerrar acuerdos comerciales exitosos. Sus principales funciones son:

• contactar a los clientes para presentar y promocionar los productos o servicios;

• garantizar que las gestiones conduzcan a la compra del producto o servicio;

• realizar acciones de preventa y soporte postventa;

• mantener el contacto con los clientes;

• prospectar nuevos clientes;

• cumplir con los objetivos comerciales a corto, mediano y largo plazo;

• implementar estrategias y técnicas de venta adecuadas para cada prospecto;

• identificar los tipos de cliente según su comportamiento;

• elaborar informes sobre los resultados y las operaciones que han sido realizadas.

Descubre estos 12 términos de ventas que todo profesional debe conocer.

¿Cuál es el perfil que debe tener un vendedor para ser exitoso?

Un agente de ventas exitoso debe tener un perfil que combine habilidades y conocimientos de ventas, así como características personales o soft skills que colaboran con su desempeño.

Excelente comunicación

Los agentes de ventas deben ser comunicadores efectivos para explicar a los clientes cómo el producto o servicio que venden es la solución a sus problemas y necesidades.

Deben expresarse claramente, escuchar a las personas y transmitir la información de manera persuasiva.

Orientación del cliente

Un agente de ventas debe trabajar en las relaciones con los clientes. Esto implica llamarlo por su nombre, interactuar a través de su canal preferido o enviarle recomendaciones basadas en su historial de compra o búsqueda, por ejemplo.

Conocimiento del producto o servicio

Es fundamental que el agente conozca el producto o servició que está vendiendo para explicar las características, beneficios y aplicaciones. Además, debe estar informado para responder preguntas y resolver dudas.

Perseverancia

Los agentes de ventas suelen encontrarse con situaciones frustrantes y experiencias negativas a la hora de cerrar operaciones. Es por eso que deben mantenerse motivados y ante estos desafíos.

Para ello, deben estar concentrados y comprometidos con el trabajo para poner el foco en los objetivos y metas a cumplir.

Pensamiento crítico

El personal de venta debe ser perseverante pero es importante que conozca cuáles son los límites. Para ello, es clave que el profesional desarrolle un pensamiento crítico y pueda detectar los leads de calidad.

Esto le permitirá optimizar el tiempo y los esfuerzos para negociar en el futuro con aquellos prospectos que todavía no estaban listos para concretar la compra del producto o servicio.

Quizás te interese leer: Funciones del departamento comercial: conoce y optimiza a tu equipo. 

3 herramientas para mejorar la experiencia del cliente en el proceso de compra

Los procesos de atención al cliente son importantes porque brindan parámetros de calidad y eficiencia del servicio que ofrece una empresa a la hora de adquirir un producto o servicio.

Para ello, es fundamental incorporar herramientas que ofrezcan soluciones para optimizar la experiencia del cliente en el proceso de compra.

Gestión de tickets

El sistema de tickets es la herramienta que utilizan los agentes para centralizar, administrar y dar seguimiento a las solicitudes de los clientes.

Permite que los agentes reciban, clasifiquen, asignen y den seguimiento a cada ticket de manera organizada y eficiente. De esta forma, pueden monitorear el estado de la consulta en todas sus etapas: inicio, progreso, resolución y cierre.

A su vez, el software envía una notificación al usuario para confirmar que el equipo recibió su mensaje y responderá lo antes posible.

El sistema de tickets, además, tiene la capacidad de asignar las solicitudes más complejas a los agentes más capacitados para resolverlas.

Base de conocimientos

A través de esta herramienta, la empresa puede ofrecer un autoservicio para que los clientes puedan gestionar sus consultas sin la necesidad de ponerse en contacto con un agente. Se trata de un espacio en la página web, donde pueden hacer búsquedas sobre los productos o servicios y cómo se utilizan.

Las bases de conocimiento incluyen:

• Preguntas frecuentes;

• Artículos;

• Guías;

• Tutoriales;

• Documentación precisa de productos;

• Soluciones a problemas comunes.

Por su parte, muchos equipos de soporte técnico utilizan también bases de conocimientos de manera interna para ayudar a los empleados a encontrar rápidamente la información que necesitan.

Comunicación omnicanal

La comunicación omnicanal integra entre sí todos los canales para ofrecer una experiencia unificada al usuario.

Con esta herramienta, un cliente puede iniciar una conversación a través del chat y luego continuarla a través de la aplicación de mensajería en su teléfono móvil, sin tener que repetir la información o comenzar desde cero.

De esta forma, las empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente, aumentar la retención y brindar una experiencia ágil y eficiente.

Zendesk para que el encargado de ventas pueda potenciar el proceso de compra

En este post descubriste qué es un encargado de ventas, cuáles son sus funciones principales y qué habilidades facilitan su trabajo y la colaboración entre los equipos de una empresa.

Además, viste cómo la tecnología se convirtió en un aliado del encargado de ventas para mejorar la experiencia de compra de tus clientes. Por eso, la importancia de contar con un software CRM facilita y optimiza el trabajo de todo el equipo de ventas para mejorar la experiencia de tus compradores.

Estos software proveen un refuerzo para las acciones del sector de ventas en el lugar más necesario, los canales de comunicación. De hecho, las empresas que utilizan este tipo de herramientas tienen una tasa de retención de clientes del 89%.

El 73% de los clientes suelen comunicarse con la empresa por más de un canal a la vez, por lo que posiblemente dialoguen con más de un agente. En estos casos es importante tener una base de datos que posibilite un acceso de manera rápida y sencilla a cualquier agente que interactúe con un cliente.

Para lograrlo puedes utilizar Zendesk Service, una herramienta que permite una comunicación fluida con tus compradores:

• integrar y personalizar las comunicaciones;

• ofrecer los canales de comunicación preferidos de tus clientes (WhatsApp, Facebook, correo electrónico, entre otros);

• brindar servicio de autogestión del centro de ayuda;
• hacer análisis e informes inteligentes sobre el comportamiento del cliente;
• agilizar el flujo de conversación entre agentes y clientes.

¿Estás listo para potenciar tu modelo de atención al cliente? Solicita hoy una prueba gratis