Cuotas de ventas: cómo definirlas en 5 sencillos pasos

Las cuotas de ventas son uno de los números más importantes para un representante comercial. Es a través de ellas que cada profesional sabe cuántos negocios tendrá que cerrar o cuánto dinero deberá generar en un periodo determinado.

Pero mantener un desempeño constante, con buenos resultados financieros y excelentes niveles de satisfacción del cliente es un desafío.

De hecho, el Informe de Tendencias de Ventas de Zendesk descubrió que el 40% de los líderes de ventas sienten que deben ser más receptivos a las necesidades cambiantes de los prospectos si quieren tener éxito en un mercado altamente competitivo.

Para ayudarte a vender más y mejor, hoy te contamos:

• ¿Qué son cuotas de ventas?
• ¿Cuál es la diferencia entre objetivo, pronóstico y cuotas de ventas?
• ¿Cuáles son las características de las cuotas de ventas?
• ¿Cuáles son los tipos de cuotas de ventas?
• ¿Cuáles son los criterios para determinar la cuota de ventas?
• ¿Cómo establecer las cuotas de ventas?
• ¿Cuáles son las métricas de ventas asociadas a las cuotas?

¿Qué son cuotas de ventas?

El concepto de cuotas de ventas se refiere a las metas cuantitativas de corto plazo que el departamento comercial establece para sus representantes. Su objetivo es guiar las acciones cotidianas del equipo hacia el cierre de tratos y la conversión de clientes.

Por definición, las cuotas de ventas pueden ser una porción o parte de un todo. Es posible establecerlas como un número absoluto (cerrar 10 tratos en el mes, por ejemplo) o un porcentaje de un valor que se desea lograr como equipo (cada vendedor es responsable de alcanzar 5% del monto total, por ejemplo).

¿Cuál es la diferencia entre objetivo, pronóstico y cuotas de ventas?

El significado de cuotas de ventas es, con frecuencia, confundido con otros términos como objetivo de ventas o pronóstico de ventas.

El objetivo de ventas es la meta fijada a los vendedores para cumplir con la cuota. En cambio, el pronóstico es una previsión de lo que venderás en un periodo determinado, generalmente basado en datos y oportunidades concretas.

¿Cuáles son las características de las cuotas de ventas?

Las principales características de las cuotas de ventas son:

Alcanzable

¿Sabías que el porcentaje de vendedores que alcanzan sus cuotas se ha reducido en un 10% en los últimos años? Si la cifra no es realista o alcanzable, desmotiva al equipo de ventas.

Te recomendamos leer: 62 frases sobre ventas para mantener la motivación.

Objetiva

De acuerdo con KPMG, el 60% de las organizaciones no tiene mucha confianza en sus datos y conocimientos analíticos. Pero eso no significa que debas confiar exclusivamente en tu intuición para tomar decisiones comerciales. Las cuotas deben estar fijadas con base en un histórico o pronóstico proveniente de datos objetivos, no con base en apreciaciones subjetivas.

Quizás te interese: Metas de ventas: ¿qué son, cómo fijarlas y medirlas?

Clara

Un estudio reveló que el 52% de los empleados desconoce la visión de la empresa para la que trabaja –y el equipo comercial no escapa a esta estadística. Para que los colaboradores logren sus objetivos, es importante que la formulación de las cuotas sea clara y fácil de entender.

Si quieres comunicarte de manera asertiva, tal vez necesites optimizar tus mensajes y canales. Esto puede ayudarte: ¿Qué son los flujos de comunicación interna y cómo gestionarlos?

Administrable

Cuando se trata de cuotas de ventas, solo sabes si estás cerca o lejos del resultado deseado si tienes métricas que midan el progreso. Por eso, es fundamental contar con mecanismos de control para hacerles seguimiento y administrarlas.

Aprende cómo establecer metas de ventas y tener éxito.

Flexible

Otra de las características de las cuotas de ventas es su flexibilidad. Es decir, permitir ajustes tras analizar posibles cambios en las condiciones del mercado. 

Equitativa

Es evidente que hay diferencias entre los diferentes criterios para el establecimiento de cuotas, pero la cifra debe ser equitativa en términos relativos, no absolutos.

¿Cuáles son los tipos de cuotas de ventas?

Existen diferentes clases de cuotas de ventas, fijadas con base en el volumen de ventas, actividades, ganancias o la mezcla de estas variables.

1. Cuota de volumen de ventas

Entre los tipos de cuotas de ventas, es aquella que establece el volumen de ventas que pretende alcanzar la empresa en el mercado. Puede fijarse mezclando los diferentes criterios para ser más específica y facilitar su seguimiento.

La cuota de volumen de ventas se expresa en términos de porcentaje, cifra absoluta, valor en unidades físicas y puntuación.

Descubre el paso a paso para una elaboración de estrategias de ventas efectiva.

Porcentaje

Es una forma de fácil comprensión y cálculo; también permite realizar comparaciones entre zonas, productos y los diferentes criterios que se analicen. Es el porcentaje, es decir, la porción de mercado que la empresa controlará en términos de volumen de ventas.

Lee también: Desarrollo de mercado: ¿ha llegado la hora de expandir?

Cifra o valor absoluto

Puede ser expresada en valor de facturación. En este caso, es importante considerar que la cuota puede verse afectada por la inflación o algún tipo de variación en los precios. 

Valor en unidades físicas

El cálculo en unidades físicas es común cuando son productos que no sufren variación de precios durante el año, tienen poca variedad por línea y un precio elevado. Por ejemplo: una concesionaria podrá asignar su cuota en número de autos, así como una empresa de electrodomésticos de alta gama.

Puntuación

Consiste en la asignación de puntos a los diferentes logros en materia comercial. Es un cálculo más complejo, pero permite darle peso a diferentes hitos relevantes que le aporten al cumplimiento de la cuota.

Ejemplos de porcentaje, cifra absoluta, valor en unidades y puntuación

• Porcentaje: El equipo comercial de X línea tiene una cuota de ventas del 6%.
• Cifra/Valor Absoluto: El vendedor de X zona, tiene una cuota de 50.000 pesos mensuales.
• Valor en unidades: El equipo de ventas de la sucursal X, tiene una cuota de ventas de 50 neveras mensuales.
• Puntuación: El vendedor de la línea X, tiene una cuota mensual de 10.000 puntos.

¿Te animás a ampliar tu repertorio de técnicas? Conoce 3 ejemplos de venta inteligente para impulsar las ganancias.

2. Cuota de actividades

Este tipo de cuota es bastante frecuente en equipos de soporte como call center o áreas que apoyan la labor comercial, pero no son directamente responsables por cerrar la venta. 

En ese caso, la cuota está determinada por un número de actividades mensuales, como llamadas de seguimiento, correos electrónicos, reuniones agendadas, prospectos, presentaciones, entre otras. Estas actividades son medibles a través del software de CRM de ventas.

Ejemplos de cuota de actividades

• El equipo de soporte tiene una cuota de 1.000 llamadas a clientes para mantenimiento.
• El call center tiene una cuota de 500 visitas agendadas al mes.

3. Cuota de ganancias

Puede ser calculada con base en los márgenes brutos o ganancias netas.

• Cuota de margen bruto = Ingresos totales – Costo de los productos vendidos.
• Cuota de ganancias netas = Ingresos totales – (Costo de producción + Gastos de venta).

Ejemplo de cuota de ganancias

• El vendedor X tiene una cuota de margen bruto de 35.000 pesos y una cuota de ganancias netas de 25.000 pesos.

4. Cuota mixta o combinada

Se calcula con base en la mezcla de varios tipos de cuota de ventas. Por ejemplo, la cuota de volumen combinada con la de actividades. Esta combinación permite medir no solo el resultado final, sino también hacerle un acompañamiento a la gestión, para lograr la cuota de ventas.

Cuotas de ventas, ejemplos de cuota mixta o combinada:

• El equipo comercial de la zona sur tiene una cuota de volumen de ventas de 200.000 pesos, 2.000 llamadas mensuales a prospectos y 500 visitas de presentación del producto.

¿Cuáles son los criterios para determinar la cuota de ventas?

La cuota de ventas puede ser establecida con base en los siguientes criterios: 

• Territorio: zona geográfica, región, municipio, barrio;
• Productos: categorías, líneas, tipos de artículos;
• Canal de venta: venta directa, minorista, mayorista;
• Tipo de cliente: B2C, B2B, grandes, medianos o pequeños.
• Mixto: combinación de los criterios anteriores. Por ejemplo, el volumen de ventas de X línea de productos en determinada zona geográfica o entre X tipo de cliente a través de X canal de venta.

Lee también: Canal de ventas: 7 modelos para aumentar tus ingresos.

¿Cómo establecer las cuotas de ventas?

Para fijar las cuotas de ventas debes elegir un método, analizar el histórico, establecer un marco de referencia, revisar los costos de producción y gastos de ventas, además de estudiar las oportunidades y prever posibles amenazas.

1. Elige un método

Existen dos métodos para establecer las cuotas de ventas.

• De arriba a abajo: revisa los objetivos a largo plazo de la empresa, establece un objetivo a mediano plazo y asigna cuotas de ventas a los representantes cada mes.
• De abajo hacia arriba: analiza datos históricos, establece cuotas de ventas adecuadas con estos números y solo luego establece una meta a mediano plazo.

2. Analiza el histórico

Independientemente del método que elijas, en algún momento tendrás que analizar datos históricos para comprender cuál es el patrón de resultados de tu empresa y qué puedes esperar (de manera realista) de tus vendedores.

Revisa el comportamiento de las ventas durante los últimos 12 meses y, si es posible, compáralo con el comportamiento de los dos años anteriores. Esto servirá para entender las características de cada zona, los tipos de clientes y cada uno de los criterios.

Podrás identificar tendencias, analizar posibles causas del aumento o la disminución en las ventas. También serás capaz de entender si el producto es estacional, si la demanda es elástica (sensible a la variación del precio) y otros fenómenos que impactan la fijación de la cuota de ventas.

Echa un vistazo: Base de datos de un sistema de ventas: ¿qué tipo de información contiene?

3. Establece un marco de referencia

Ya sea un vendedor exitoso o un principiante, todos necesitan un parámetro para saber si están por encima, por debajo o dentro de las expectativas. La siguiente fórmula te ayudará a establecer una cuota de ventas de referencia:

Referencia de cuota de ventas = Promedio de ventas mensuales x Valor promedio de venta

4. Revisa los costos de producción y los gastos de ventas

Los costes de creación de un producto o de prestación de un servicio deben tenerse en cuenta a la hora de establecer cuotas de venta.

De hecho, es necesario poner en la punta del lápiz todos los costos que tiene el departamento, ya sean directos (ej: tasas de envío, suministros, comisiones, traslados) o indirectos (ej: campañas publicitarias, actividades de mercadeo, servicios de cobro). Esto te permitirá mejorar el cumplimiento de la cuota de ganancia.

Entérate: Gastos de ventas de una empresa: definición, tipos y ejemplos.

5. Estudia las oportunidades y prevé posibles amenazas

Si utilizas un software de CRM y sigues de cerca el embudo de ventas, mantenerte actualizado sobre las oportunidades no es una tarea difícil. A través de esta tecnología, sabes cuántas veces ha interactuado un prospecto con tu empresa, qué datos ha compartido contigo y qué tan cerca está de dar el siguiente paso.

Este tipo de herramienta también te ayuda a identificar amenazas potenciales para el éxito empresarial. Por ejemplo, si atraes un gran volumen de prospectos pero conviertes a muy pocos en clientes, puede haber un problema con la calidad de los leads, las técnicas de persuasión aplicadas, etc. 

¿Quieres saber cómo funciona un CRM de ventas? Mira este video:

¿Cuáles son las métricas de ventas asociadas a las cuotas?

Las cuotas de ventas a menudo se asocian con otras métricas, como la adquisición de nuevos clientes, la tasa de retención, el tiempo de primera respuesta a los prospectos y la tasa de seguimiento. ¡Ve lo que significan a continuación!

1. Adquisición de nuevos clientes

La adquisición de nuevos clientes se refiere a la capacidad de un vendedor para convertir el interés en acción. Esto se debe a que el equipo de marketing se esfuerza mucho en traer personas adecuadas al perfil de cliente ideal de la empresa y sería un desperdicio de recursos no convertir una buena parte en compradores.

Lee también: ¿Cómo definir a mi cliente ideal? [MÉTODO INFALIBLE]

2. Tasa de retención de clientes

Lo anterior no es suficiente para atraer clientes; necesitas fidelizarlos. No en vano, una de las métricas de ventas complementarias a las cuotas de ventas es la tasa de retención. Este es un número que mide tu capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes y mantenerlos fieles a tu marca –y, si es posible, que recomienden tus productos y servicios a otros también.

Inspírate: Publicidad de boca en boca: 6 técnicas para estimularla.

3. Tiempo de primera respuesta a los prospectos

En un mercado cada vez más competitivo marcado por un sentido de urgencia, cada segundo cuenta. Por esta razón, muchas empresas definen el tiempo de primera respuesta a los clientes potenciales como una métrica adjunta a las cuotas de ventas.

4. Tasa de follow-up

Muchas personas no deciden comprar en el primer contacto. Por lo tanto, es esencial que el vendedor sea persistente y realice un seguimiento de las oportunidades. La métrica que cuantifica esto se llama tasa de follow-up.

Vende más y mejor con Zendesk

En este artículo aprendiste que són las cuotas de ventas y cuáles son sus características destacadas. También descubriste cuáles son los criterios para determinarla y cómo fijarla paso a paso. Por último, viste cuáles son las métricas de ventas asociadas a las cuotas.

Para hacerte la vida más fácil, Zendesk ha diseñado una solución completa de ventas que te permite:

• Escalar tus operaciones sin perder el toque humano en las interacciones;
• Aumentar la eficiencia de los procesos comerciales;
• Cerrar más tratos en cualquier lugar, gracias al CRM móvil;
• Tomar decisiones estratégicas basadas en datos e informes inteligentes;
• Integrar la plataforma con otras aplicaciones, como MailChimp y Pandadoc.

¿Te animas a probarla gratis?