Los registros de ventas son una herramienta fundamental para cualquier negocio, porque permiten seguir de forma detallada las transacciones de una empresa. Si sabes cómo se registra una venta (y cuándo debes hacerlo) aportarás a la situación financiera de tu emprendimiento.
Descubre a continuación qué son los registros de venta, cómo y cuándo hacerlos, además de ejemplos de referencia para crear los tuyos.
¿Qué son los registros de ventas?
Los registros de venta son documentos en los que se dejan asentadas las ventas que realiza una empresa en un determinado período de tiempo. Sirven para tener una contabilidad rigurosa de los ingresos y también para hacer un seguimiento del inventario.
Cuando el volumen de ventas de una empresa comienza a crecer, es útil hacer un monitoreo que permita tener más información y, por lo tanto, mayor control sobre ellas.
Cada venta queda asentada en un documento que contiene:
- Importe;
- Producto o servicio vendido;
- Datos del cliente;
- Fecha de la transacción.
Registrar tus ventas te ayuda a reducir riesgos, mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y alcanzar los resultados esperados. Aprende cómo mejorar el control de una empresa con 4 consejos.
¿Cómo se registra una venta y cuándo hacerlo?
Para que el registro de ventas sea preciso, lo más recomendable es anotar las ventas en el momento en que se realiza la transacción. Esto te permitirá lograr un control eficaz de las finanzas y evitar errores por olvido u omisión.
Aquí tienes un checklist de lo que no debes olvidar al momento de registrar una venta:
- Crear un comprobante fiscal que respalde la venta: cada venta registrada debe estar acompañada por una factura, ticket o comprobante fiscal aprobado por el gobierno. Puede ser útil vincular el número de factura con el registro de venta.
- Ingresar los datos del cliente: a veces bastará solo con el nombre, pero en otros casos querrás registrar la dirección, datos fiscales o teléfono de contacto.
- Registrar el importe de la venta: también puede ser útil dejar asentada la forma de pago.
- Actualizar el inventario: te ayudará a manejar de forma más eficiente el stock de mercadería.
Descubre cómo hacer un inventario de ventas diarias en 3 simples pasos.
Ejemplos de registro de ventas
Para que comprendas mejor cómo se registra la venta, te daremos algunos ejemplos de tipos de registros de ventas. Dependiendo de la clase de negocio y la cantidad de ventas, tus registros podrán estar organizados de distintas maneras:
Para facilitar tu trabajo, puedes usar la planilla de comisión y control de ventas de Zendesk, que te permite acompañar los principales indicadores de ventas, además de gerenciar clientes y vendedores en un mismo espacio. ¡Descárgala gratis!
Llevar un registro de ventas organizado te ayudará a impulsar tu empresa
El 71% de los líderes empresariales considera que el análisis de datos es fundamental para fijar el rumbo de una empresa. Los registros de ventas son importantes porque facilitan el acceso a información sobre el estado financiero de un negocio.
Al hacer un registro de transacciones sabrás cuánto vendes y qué productos o servicios tienen mayor demanda. Esto es útil para hacer un seguimiento del proceso de venta en su etapa final, de los ingresos de la empresa y del inventario de productos.
Con un registro de transacciones también puedes identificar clientes recurrentes. Si tienes en cuenta que atraer un nuevo cliente puede ser hasta 7 veces más caro que retener uno actual, identificar y fidelizar a tus clientes recurrentes te permitirá ahorrar tiempo y dinero.
3 razones para comenzar un registro de ventas
Una empresa en crecimiento tiene que organizar sus recursos para distribuirlos de forma eficiente. Si aún te preguntas si realmente vale la pena crear un registro de ventas, aquí tienes tres buenas razones para hacerlo:
Mejora la toma de decisiones
Un registro de ventas organizado te permite saber qué productos o servicios son los más vendidos, quiénes son tus mejores clientes y cuáles son los momentos de mayor demanda.
Con esa información podrás tomar mejores decisiones para llevar tu negocio hacia el siguiente nivel.Facilita la contabilidad
Teniendo el detalle de las transacciones de tu empresa organizadas según distintos criterios, puedes calcular fácilmente ingresos y gastos relacionados con las ventas y deudas de impuestos, entre otras cosas.Ayuda a detectar oportunidades
Al observar el registro de ventas, detectas rápidamente, por ejemplo, cuándo un determinado producto está vendiéndose bien. Puedes aprovechar la ocasión para aumentar la producción o promocionarlo de manera especial.
Para saber más sobre las variaciones en las ventas puedes leer: ¿Para qué sirve un pronóstico de ventas? 4 usos ventajosos
¿Cómo llevar un registro de ventas?
Ahora que ya sabes cómo se registra una venta, cuándo se debe hacer y por qué este proceso puede ayudarte en el crecimiento de tu empresa, es momento de buscar la forma más sencilla de hacerlo.
Las dos opciones más utilizadas son una planilla de cálculo, como Excel o un software de registro de ventas. Esta última opción es probablemente la más cómoda y eficiente.
Un software de registro de ventas te ayudará a realizar el seguimiento de las ventas, registrar clientes y proveedores, llevar a cabo el control financiero y emitir documentos fiscales, todo en un mismo lugar.
La solución completa de ventas de Zendesk te ayudará también a:
- Realizar un control del proceso de venta;
- Generar informes automatizados;
- Reunir los datos de todos tus clientes;
- Automatizar tareas administrativas para facilitar el trabajo de los vendedores;
- Integrar otras herramientas digitales.
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