¿Sabías que la falta de control puede ser una de las causas del fracaso de tu negocio? Según expertos, uno de los problemas más comunes – sobre todo en las empresas pequeñas – es la falta de un sistema de control interno.
Por tanto, saber cómo mejorar el control de una empresa resulta imprescindible para mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y alcanzar los resultados esperados.
Es frecuente asociar el concepto de control con el área financiera. Sin embargo, el control puede ser aplicado en todas las áreas de una empresa; ya que aplica para personas, objetos y procesos o actividades.
Si quieres saber cómo mejorar el control de una empresa, en este artículo encontrarás las respuestas a las siguientes preguntas:
¿Qué es el control en una empresa?;
¿Para qué sirve un sistema de control interno en una empresa?;
¿Cuáles son los componentes del control interno?;
¿Cuáles son las etapas de un sistema de control?;
Cómo mejorar el control de una empresa con 4 tips;
¿Qué se puede implementar para mejorar un proceso de la organización?
¿Qué es el control en una empresa?
El control en una empresa es una de las etapas del proceso administrativo. Se relaciona con el uso adecuado de los recursos, el cumplimiento de los objetivos de la empresa y la protección de sus intereses.
Según Henri Fayol, creador de la teoría clásica de administración, el control consiste en verificar que todo se realice de acuerdo con el plan adoptado, las órdenes dadas y los principios establecidos.
Entonces, ¿qué es el control en una empresa? En el ámbito empresarial, el control es un proceso que permite evaluar el desempeño con el fin de identificar y corregir desviaciones o errores que puedan interferir en el logro de los objetivos de la empresa.
Un sistema de control no se aplica solo a las grandes empresas. Cualquier negocio, sin importar su tamaño, puede beneficiarse con la implementación de un sistema de control interno.
¿Para qué sirve un sistema de control interno en una empresa?
Un sistema de control interno que funcione correctamente trae varios beneficios para una empresa:
Reduce los riesgos
La implementación de actividades de control permite identificar posibles riesgos y tomar las medidas necesarias para minimizar su impacto. Por ejemplo, no contar con suficiente stock de productos para enfrentar la demanda de los clientes es un riesgo para cualquier empresa. Una medida para reducirlo es hacer un inventario de ventas diario.
Brinda información para la toma de decisiones
Contar con información confiable y oportuna sobre el desempeño de una empresa ayuda a tomar mejores decisiones estratégicas.
Aumenta la eficiencia de las operaciones
Un sistema de control permite identificar errores y corregir desviaciones que puedan interferir con el desarrollo de las actividades y con el cumplimiento de las metas establecidas.
Optimiza el uso de los recursos
Un adecuado control interno permite reducir costos y hacer un mejor uso de los recursos materiales, como los equipos y la planta física.
Asegura el cumplimiento de las reglas y políticas empresariales
El monitoreo continuo de las diferentes operaciones asegura que los procesos se realicen de acuerdo a las leyes y políticas empresariales vigentes, lo cual reduce el riesgo de infracciones y sus consecuencias.
Ahora ya sabes qué es el control en una empresa, cuáles son sus beneficios y cómo pueden ayudarte a aumentar la productividad. Es momento de conocer la estructura de un sistema de control.
¿Cuáles son los componentes del control interno?
Un sistema de control cuenta con 5 componentes conectados entre sí —considéralos cuando te preguntas cómo mejorar el control de una empresa:
1. Ambiente de control
Se refiere al conjunto de normas, procesos y estructuras que constituyen la base para el resto de los componentes. También incluye la integridad, la ética y los valores empresariales. El ambiente de control define las pautas de conducta dentro de la empresa y tiene un gran impacto en el sistema de control.
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2. Evaluación de riesgos
Todas las empresas enfrentan riesgos, entendidos como la posibilidad de que ocurra un evento (externo o interno) que interfiera con el logro de los objetivos. Una valoración continua y dinámica de los mismos permite identificarlos y definir cómo gestionarlos. Una condición previa para una evaluación efectiva es contar con objetivos claramente definidos.
3. Actividades de control
Las actividades de control se desarrollan en todos los niveles de la empresa y en varias etapas de los distintos procesos con la finalidad de minimizar riesgos. De acuerdo con el informe, este componente puede incluir actividades manuales o automatizadas. Algunos ejemplos de actividades de control incluyen:
autorizaciones;
verificaciones;
aprobaciones.
4. Información y comunicación
Para cumplir con los objetivos y las actividades de control es necesario contar con información relevante y de calidad; y los sistemas de información de cada empresa son esenciales para este propósito. Por su parte, la comunicación es el proceso de proporcionar, compartir y obtener la información necesaria.
5. Actividades de monitoreo
El sistema de control también debe ser monitoreado para detectar puntos débiles y oportunidades de mejora. A través de distintas evaluaciones es posible verificar que los componentes del control interno estén presentes y que funcionen adecuadamente.
Estos 5 componentes están integrados y forman un sistema que se adapta a diferentes situaciones y condiciones institucionales. Para implementar este sistema es necesario seguir varios pasos para alcanzar el objetivo de cómo mejorar el control de una empresa. ¡Te los mostramos a continuación!
¿Cuáles son las etapas de un sistema de control interno?
Según el tipo de empresa o del área involucrada, existe un proceso básico de control que consta de 4 etapas:
1. Fijar los estándares
En esta primera etapa se definen los criterios o las normas que van a servir como punto de referencia: metas de ventas, objetivos de producción o indicadores de calidad, entre otros.
Algunos ejemplos de estándares pueden ser:
cantidad de productos o volumen de producción;
cantidad de llamadas;
- tiempo de espera;
tiempo promedio de un servicio.
Los estándares se suelen determinar a partir de los objetivos de la empresa. Por lo tanto, lo ideal es que cada empresa defina sus propios estándares y metas.
Para profundizar más puedes leer: Cómo establecer metas de ventas.
2. Medir los resultados
Los datos son un activo comercial clave para el éxito de las empresas porque ayudan a entender las necesidades de los clientes, a tomar mejores decisiones y a optimizar los procesos.
El análisis de datos es imprescindible para medir resultados y mejorar el desempeño. En este sentido, contar con herramientas efectivas para obtener datos confiables es fundamental. Un CRM de ventas, por ejemplo, reúne datos y automatiza el análisis para una visualización certera de las métricas de desempeño.
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3. Analizar la información
Una vez obtenidos, es necesario analizar los datos con la finalidad de comparar el desempeño con los estándares. Un adecuado análisis de los resultados permitirá identificar:
las áreas que no cumplen con las metas fijadas;
los errores o desviaciones en los procesos;
las causas de estas desviaciones.
A partir de esta información se pueden realizar los ajustes necesarios y diseñar un plan de acción para mejorar el desempeño.
¿Cuentas con gran cantidad de datos en tu empresa y no sabes cómo analizarlos? Aprende cómo transformarlos en información valiosa con data mining o minería de datos.
4. Corregir las desviaciones
El objetivo final del proceso de control es corregir las desviaciones o errores encontrados. Para ello se implementan los cambios necesarios y se aplican medidas para corregir dichas desviaciones.
Las medidas correctivas pueden incluir:
capacitación de los trabajadores;
revisión de los estándares;
redistribución de tareas.
Una vez implementadas las acciones correctivas es necesario medir nuevamente los resultados y reactivar el proceso de control.
La implementación de un sistema de control no es una tarea simple. Sin embargo, estos 4 pasos, sumados a los siguientes consejos, te ayudarán a descubrir cómo mejorar el control de una empresa.
Cómo mejorar el control de una empresa con 4 tips
Mejorar el control de una empresa no siempre es sinónimo de mayores gastos o grandes inversiones. Sigue estos consejos para mejorar el control interno de tu negocio:
1. Concientiza sobre la importancia del control
En primer lugar, es necesario tener claro y, sobre todo, transmitir al equipo la relevancia de los controles internos para la gestión empresarial. El proceso de control es tan importante como cualquiera de las etapas de la gestión y el equipo de trabajo es fundamental para su éxito.
Hay varias formas de crear conciencia sobre la función de control:
capacitar a los trabajadores;
promover un ambiente de control;
- facilitar la circulación de la información a través de canales de comunicación interna.
2. Selecciona los indicadores correctos
Antes de seleccionar los indicadores, es necesario identificar los aspectos que quieres controlar. A partir de allí podrás decidir qué información necesitas y cuáles son los indicadores más apropiados para medir el progreso y la eficiencia de dichos procesos.
Los indicadores más adecuados son aquellos que:
son medibles y específicos;
brindan datos actualizados y en el momento oportuno;
son fáciles de interpretar.
Algunos ejemplos de indicadores para diferentes áreas de la empresa son:
- Finanzas: retorno de inversión, tasa de crecimiento de ventas;
- Ventas: tasa de conversión, generación de leads, tasa de ventas por vendedor;
- Atención al cliente: tiempo de respuesta, tiempo de resolución, índice de satisfacción del cliente;
- Recursos humanos: tasa de rotación de personal, índice de ausentismo.
Estos son solo algunos ejemplos, existen otros tipos de indicadores de desempeño y medición de la productividad.
3. Utiliza las herramientas apropiadas
Para mejorar el control de una empresa es esencial contar con las herramientas adecuadas para obtener la información necesaria en el momento oportuno. En la actualidad, la implementación de la tecnología y la automatización de procesos puede agilizar la medición de indicadores y el procesamiento de la información para su posterior análisis.
4. Monitorea el proceso de control
El control, como cualquier proceso empresarial, debe ser monitoreado. La evaluación periódica permite, por ejemplo, determinar si los indicadores aún son relevantes o es necesario cambiarlos.
Para que sea efectivo, un sistema de control debe estar diseñado de acuerdo a las necesidades y recursos de cada empresa. ¡Y siempre se puede mejorar! Sigue leyendo para saber qué herramientas adoptar para mejorar un proceso de la organización.
¿Qué se puede implementar para mejorar un proceso de la organización?
Para mejorar un proceso de la organización la clave es apostar por las soluciones tecnológicas y la automatización. Estas tecnologías ayudan a alcanzar buenos resultados, facilitan el control y pueden aplicarse en distintas áreas de una empresa.
Departamento de atención al cliente
Para optimizar el servicio de atención es crucial conocer al cliente. Y la principal fuente de información son las propias interacciones.
Zendesk para atención al cliente es un software que, además de mejorar las interacciones con los clientes, cuenta con distintas funcionalidades que facilitan la tarea de control. Entre ellas:
- sistema de tickets que ayuda a recopilar y almacenar datos de clientes;
envío automático de encuestas de satisfacción;
integración de datos de todos los canales para conocer mejor cómo interactúan tus clientes;
- seguimiento de métricas de atención al cliente;
creación automática de reportes y estadísticas fáciles de entender.
El desafío está en obtener los datos correctos y emplearlos para tomar las mejores decisiones para tu negocio.
Departamento de ventas
Durante todo el proceso de venta se genera información valiosa, no solo sobre los clientes, sino también sobre el desempeño del equipo comercial. Un software para control de ventas puede ser la solución para transformar los datos recopilados en oportunidades de mejora para tu empresa.
Con Zendesk para ventas, una de las mejores herramientas para controlar las ventas, puedes acceder a toda esta información del proceso de ventas a través de:
Informes de actividad: Reportes e informes generados automáticamente que analizan las principales métricas y te permiten realizar un seguimiento de las actividades como las llamadas, correos electrónicos o citas.
Métricas de rendimiento: Es posible analizar el pipeline de ventas y el rendimiento a través de diferentes métricas como total de ventas u orígenes de los tratos, entre otros.
Paneles personalizados: Los paneles de rendimiento personalizados permiten monitorear todas las tareas, así como el pronóstico de ventas.
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