Cómo hacer un reporte de productividad en 3 etapas

La productividad es un indicador importante para conocer el crecimiento económico de una empresa. Para que te des una idea, un buen porcentaje de productividad se encuentra entre el 70% y 75%. Es decir, si un trabajador dedica hasta un 25% de su jornada laboral a tomar descansos, puede obtener el máximo beneficio sin llegar al agotamiento o a un desequilibrio entre la vida laboral y personal.

Saber cómo hacer un reporte de productividad es clave para conocer el rendimiento de tus equipos y dónde debes hacer ajustes.

Si necesitas saber el nivel de productividad de tus equipos, ¡has llegado al lugar correcto! En esta nota te contamos el paso a paso de cómo hacer un reporte de productividad, qué información necesitas, cuáles son sus ventajas ¡y mucho más!

Sigue leyendo y conoce:

• Qué es un reporte de productividad y para qué sirve

• Ventajas de saber cómo hacer un reporte de productividad;

• Qué tipos de reportes de productividad existen
• Qué información se debe incluir en un reporte de productividad
• Cómo hacer un reporte de productividad en 3 etapas
• 2 estrategias de reporte de productividad;
• Cómo optimizar la productividad de tus equipos

¿Qué es un reporte de productividad y para qué sirve?

Un reporte de productividad es un documento que muestra cuán productiva es una empresa en un período determinado. Esta herramienta optimiza la toma de decisiones y la correcta asignación de recursos, ya que muestra cuán cerca estuvo la empresa de cumplir con los objetivos del período. Además, visibiliza los puntos de mejora y los agentes o áreas que requieren mayor atención para aplicar estrategias efectivas. 

Antes de ver cómo hacer un reporte de productividad, mira los beneficios de hacer un buen reporte:

Ventajas de saber cómo hacer un reporte de productividad

• Prevenir problemas y agilizar soluciones: permite la identificación de problemas con tiempo suficiente para aplicar soluciones;
• Establecer metas y objetivos fácilmente: los equipos tienen acceso al reporte en tiempo real lo que les permite establecer metas y objetivos medibles y alcanzables;
• Mejorar la productividad y el rendimiento: facilita el acompañamiento de los agentes que necesitan un poco de ayuda y los motiva para optimizar el rendimiento laboral;

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• Obtener una visión 360 de la empresa: ofrece una visión completa de cada área del negocio y favorece la evaluación y monitoreo de las tareas.

¿Sabías que solo 7 de cada 10 empleados se considera productivo y que existen muchos factores que pueden afectar la productividad de un equipo? Por nombrar algunos:

• Procrastinación;
• Malos hábitos laborales o alimenticios;
• Estrés;
• Distracciones;
• Uso excesivo de artefactos electrónicos;
• Clima laboral tenso,
• Desmotivación..

Un reporte de productividad es el primer paso para dar en el clavo con estrategias de ventas que aumenten los ingresos de la empresa. Conocer el nivel de productividad y el motivo por el cual puede verse afectado te permite aplicar acciones para conseguir un negocio rentable.

Debido a los múltiples motivos que pueden afectar la productividad de una empresa, existen diferentes tipos de reportes de productividad que puedes utilizar. ¡Sigue leyendo y mira algunos de los más conocidos!

4 tipos de reportes de productividad

• Reporte de productividad laboral: mide la productividad de los empleados según la producción por hora de trabajo;
• Reporte de productividad del capital: mide la productividad según la utilización del capital de la empresa en la producción y las tareas diarias – gestión de ventas, inventarios, gestión de clientes, entre otros;

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• Reporte de productividad material: mide la cantidad de insumos y recursos que se necesitan para la producción de una unidad;
• Productividad total de los factores (PTF): mide la productividad de la empresa mediante los factores que influyen en la productividad en su totalidad. Por ejemplo, la logística, la adquisición de herramientas, equipos y maquinaria, la capacitación de los agentes, etc.

Ya que conoces los cuatro tipos quizás te preguntes qué información se debe incluir en un reporte de productividad. Aunque puede variar según el tipo de reporte que realices, es posible determinar información en común para todos ellos. 

¿Qué información se debe incluir en un reporte de productividad?

Para hacer un reporte de productividad eficiente debes incluir la siguiente información:

• Introducción: detalla el tipo de reporte de productividad, información sobre el objeto a medir, los objetivos que quieres alcanzar y la finalidad;
• Indicadores de productividad: qué indicadores vas a medir para conocer el nivel de productividad. Por ejemplo, indicadores del equipo de ventas, leads generados, ROI, etc.

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• Planteamiento del informe: incluye información sobre cantidades de producción, tiempo invertido, resultados, entre otros;
• Resultados y conclusiones: en la parte final se detalla información sobre los resultados analizados y posibles soluciones.

Ahora que viste qué información se debe incluir en un reporte de productividad, mira los pasos para aprender cómo hacer uno.

¿Cómo hacer un reporte de productividad en tres etapas?

Reporte de productividad en la etapa inicial

El primer paso para entender cómo hacer un reporte de productividad es detallar el nombre, logo de la empresa y el objeto a medir – nombre del empleado o del producto – junto con la fecha y el período a analizar. Recuerda que puede ser un reporte semanal, mensual, bimestral, anual, etc. Lo importante es que será útil en futuros reportes de productividad para comparar resultados.

En esta etapa también se incluye una introducción que explique la finalidad del reporte y los objetivos que se quieren alcanzar.

Reporte de productividad en la etapa de planeamiento y recolección de datos

Recolecta los datos del período y cárgalos en el reporte para su análisis. Incluye toda la información referida a la producción: recursos materiales y humanos, tiempo de trabajo, gestión de inventarios, cantidad de unidades producidas o de objetivos medibles, etc.

Mira la guía de base de datos de un sistema de ventas y conoce cómo aprovechar al máximo la información que obtienes.

Reporte de productividad en la etapa final

En la última etapa para saber cómo hacer un reporte de productividad analizas la información del reporte y los resultados para brindar una conclusión sobre el nivel de productividad. Por ejemplo, si la empresa tiene un nivel adecuado de productividad o debería mejorar; o si debes realizar acciones para mantener el buen nivel, etc.

Además, toma los motivos del problema y recomienda estrategias para obtener un mejor nivel en el próximo reporte. Imagina que el reporte muestra un nivel de productividad bajo debido a una alta carga laboral por agente; lo que genera estrés a tu equipo. Si las estrategias se enfocan solo en una mayor remuneración, tus empleados seguirán con una carga laboral alta y probablemente no veas buenos resultados. Por el contrario, si incluyes estrategias que se enfoquen en tiempos de descanso o actividades recreativas para el equipo, estarás apuntando en la dirección correcta.

Hasta aquí viste qué es y cómo hacer un reporte de productividad. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cómo medir la productividad para que te sirvan de guía. Recuerda que este tipo de reporte puede variar y que puedes personalizarlo según lo que quieres medir.

Ya que tienes tu reporte de productividad, te será útil saber cómo mejorar la productividad de la fuerza de ventas.

2 estrategias para tu reporte de productividad

1. Fórmula simple de rendimiento de la productividad

Esta estrategia es una de las más simples para medir la productividad y puede aplicarse a diferentes departamentos de la empresa. Necesitas el input– materiales y recursos que utilizaste en un periodo, y el output – cantidad de productos que se crearon con esos recursos. Divide el output por el input y mide la relación costo-beneficio.

Esta fórmula es efectiva en empresas industriales en donde las unidades son iguales y del mismo valor.

2. Estrategia de feedback 360 grados

Luego de aprender cómo hacer un reporte de productividad, los agentes brindan feedback sobre la productividad de sus compañeros de trabajo: cuán bien cumplieron con sus obligaciones, cuánto contribuyeron para cumplir con los objetivos generales, cuál fue el nivel de trabajo en equipo, etc.

Cada empleado evalúa a sus compañeros más allá del rango que ocupan. Por tanto, si quieres que esta estrategia funcione, asegúrate de que el equipo comprenda los distintos roles, funciones y el nivel de rendimiento que se espera de cada uno.

Por sus características, el reporte de productividad de feedback 360° funciona mejor en equipos autogestionados que acostumbran a interactuar constantemente, dar opiniones y recibir feedback.

Quizás te interese leer: ¿Cómo medir la experiencia del empleado?.

Ya que sabes cómo hacer un reporte de productividad y sus ventajas, mira la clave p

ara optimizar la productividad de tus empleados.

¿Cómo mejorar la productividad de tu empresa?

Nada mejora la productividad de los equipos como la automatización de procesos. Para que te des una idea, los agentes dedican solo un tercio de su tiempo a conversar con prospectos. El resto de su tiempo laboral se divide entre escribir correos, investigar clientes potenciales, cargar datos, programar llamadas, leer informes, etc. Como lo indica un informe de Forbes, los vendedores dedican 65% de su tiempo a actividades que no generan ingresos.

Si aplicas herramientas tecnológicas que faciliten y agilicen los procesos de ventas, liberas a tus equipos para que puedan enfocarse en utilizar todo su potencial de ventas. Así, permites que el cliente se mueva más rápido en el embudo de ventas y aumenta la posibilidad de cerrar el trato.

¿Sabías que el 46% de los equipos de ventas planea incorporar más herramientas durante este año? De hecho, un estudio mostró que los equipos de ventas reconocen la importancia de incluir inteligencia artificial y machine learning en sus herramientas que les permita ofrecer un servicio personalizado.

Ten en mente que el 80% de las empresas que aplicaron estrategias de personalización experimentaron un aumento en sus ingresos. Utilizar los datos correctamente para saber qué esperan tus clientes, ayuda a tus agentes a ser más productivos con su tiempo y optimizar estrategias de venta como las de up-selling y cross-selling. 

¡Mira cuál es el lugar de la inteligencia artificial en ventas y sacate las dudas!

Además, te recomendamos leer: Automatización de ventas y 7 motivos para invertir en ella.

Optimiza la productividad de tus equipos con Zendesk

Hasta aquí viste cómo hacer un reporte de productividad y qué información se debe incluir en él. ¿Quieres saber cómo te ayuda Zendesk a gestionar la información?

Zendesk para ventas es un CRM que permite maximizar la productividad, mantener la visibilidad de los canales de ventas y aumentar los ingresos. Esta herramienta ayuda a tus agentes a gestionar la cartera de clientes y cerrar tratos más inteligentes. Haz que tus equipos se basen en datos fiables para optimizar los reportes de productividad.

Con Zendesk Sell:

• automatiza tareas repetitivas y libera a tus agentes de tareas simples;
• permite que tus agentes optimicen su productividad;
• visibiliza el pipeline de ventas en tiempo real y conoce en qué momento del customer journey se encuentran tus clientes;
• segmenta a tus clientes y filtra a los potenciales clientes;
• integra la información de tus clientes en una sola plataforma y facilita que los agentes ofrezcan una experiencia personalizada desde cualquier lugar; 
• haz pronósticos y reportes precisos con información actualizada;

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