Aprender cómo cobrar a un cliente es fundamental para la estabilidad financiera de cualquier negocio, pero puede ser una tarea incómoda de llevar a cabo.
Si necesitas ayuda para hacerlo sutilmente, sin ofender a los clientes o dañar la relación que estableces con ellos, has venido al lugar correcto. En esta guía aprenderás:
- ¿Cómo facturar a un cliente?
- ¿Cómo gestionar pagos con facilidad en tu empresa?
- ¿Cómo solicitar pagos?
- ¿Cómo cobrar a un cliente por voz, correo y WhatsApp?
- ¿Cómo pedir que te paguen de manera educada?
¿Empezamos?
¿Cómo facturar a un cliente?
Es importante tener un flujo de facturación estandarizado para que el proceso de pago sea claro tanto para tu empresa como para tus clientes. Con los siguientes pasos lograrás esto.
Al emitir un documento de facturación, debes recopilar datos como el nombre y la dirección del cliente, además de incluir una descripción de los productos comprados, su precio unitario y cantidad. También debes informar cualquier impuesto y el monto total.
Si tiene dudas sobre información esencial, consulta a las autoridades locales. En el caso de México, las normas y recomendaciones de facturación son administradas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
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Genera una CFDI
En México, las facturas se denominan CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet. Su emisión es obligatoria para todas las empresas, por ser un documento con validez legal y fiscal. Al ser 100% electrónicas, facilitan la gestión de los pagos de principio a fin.
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Establece los plazos y las condiciones de pago
Al generar una factura, debes establecer los términos y condiciones de pago. Este simple gesto proporciona previsibilidad para el departamento financiero de tu empresa y ofrece parámetros de compromiso para el cliente.
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Automatiza el envío y el seguimiento de las facturas
Las tareas repetitivas consumen tiempo de los representantes de ventas que podrían dedicarse a vender más y mejor. La buena noticia es que es posible automatizar muchos procesos, incluido el envío y seguimiento de facturas.
Te recomendamos leer: ¿Qué es la automatización de procesos?
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Crea un flujo de pospago
Cuando un cliente paga, ¿recibe un mensaje de confirmación? Y cuando se atrasa con sus obligaciones financieras, ¿recibe un recordatorio, una multa o una llamada telefónica? Tener bien diseñado el flujo de pospago (o de ausencia de pago) es fundamental para cualquier negocio.
¿Cómo recordar pagos a los clientes?
De acuerdo con un estudio reciente, el 62% de las facturas tardan 60 días o más en ser pagadas. Este es un problema grave, ya que los costos de operación de un negocio se siguen cobrando incluso cuando los clientes no te pagan.
Cuando esta situación se vuelve recurrente, las finanzas de la organización se desestabilizan y corres el riesgo de quiebra. Para que esta no sea tu realidad, aprende cómo recordar pagos a los clientes con estos cuatro consejos prácticos.
1. Configura recordatorios automáticos
Con rutinas cada vez más agitadas, es común que las personas simplemente se olviden de pagar la factura de un producto o servicio. Para ayudarles a recordar, puedes configurar recordatorios automáticos para que se envíen según gatillos predeterminados. Por ejemplo, tan pronto como se abra el pedido en el sistema o después de tres días sin confirmación de pago.
Ejemplo de cómo recordar pagos a los clientes
Hola [nombre de tu cliente],
Espero que te encuentres bien. Este es un recordatorio amistoso de que la factura [número de la factura o del pedido], por un total de $5678, debe pagarse el 25 de octubre – una semana a partir de hoy.
No dude en ponerte en contacto conmigo si tienes alguna pregunta sobre la factura o los detalles de pago.
Saludos,
[tu nombre]
2. Solicita confirmación de recepción de la factura
Antes de poner en práctica técnicas sobre cómo cobrar a un cliente, solicita confirmación de recepción de la factura. Se trata de una medida sencilla y eficaz para que la persona que está al otro lado de la pantalla sea consciente de la necesidad de pagar por los productos o servicios que ha adquirido.
Ejemplo de cómo solicitar pago a los clientes
Hola [nombre de tu cliente],
Este es un mensaje automático para confirmar que has recibido la factura de $5678, que vence el día 25 de octubre.
- Botón 1: Todo tranquilo, recibí la factura.
- Botón 2: No la recibí. ¿Enviame otra vez?
Saludos,
[tu nombre]
3. Envía la factura a tiempo
Puede parecer obvio para algunas personas, pero si deseas que los clientes te paguen, debes enviar la factura a tiempo. Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas que aún no tienen sistemas de gestión de clientes.
La mejor manera de no olvidarte hacer esto es a través de la automatización de procesos. La mayoría de los CRM de ventas hacen esto por ti con solo unos pocos clics.
Te recomendamos leer: CRM como sistema de gestión de clientes: qué es y cómo usar.
4. Cambia a un modelo de suscripción
Si eres un proveedor de servicios, es posible que estés acostumbrado a cobrar cantidades diferentes para cada tipo de actividad o proyecto. Si bien esto puede ser más apropiado en algunos casos, es probable que también complique el proceso de gestión financiera corporativa.
Una alternativa para sortear este inconveniente es cambiar tu modelo de negocio a un modelo de suscripción o un precio fijo dependiendo del tipo de proyecto. Así, el cliente sabe exactamente cuánto pagará y el proceso se vuelve más sencillo para todos los involucrados.
Quizás te interese leer: Cómo calcular el precio de un producto en 4 pasos.
¿Cómo cobrar a un cliente por voz?
Aprender cómo se hace un cobro por voz es fundamental para las empresas cuyos clientes son más tradicionales y necesitan recordatorios a través de llamadas telefónicas.
También es importante para las organizaciones que subcontratan el servicio de facturación a los centros de contacto, ya que es necesario estandarizar el enfoque del tema.
¡Aquí te brindamos algunos ejemplos de frases para cobrar a clientes por teléfono!
Ejemplos de frases para cobrar a clientes por teléfono
Ejemplo 1
Hola [nombre del cliente],
Espero que estés bien. Te estoy llamando para hablar de la factura [número de la factura] que venció el viernes 08 de junio y ahora tiene un día de retraso. Queremos asegurarnos de que la recibiste y ponernos a tu disposición para ayudarte si tienes algún problema.
Ejemplo 2
Hola [nombre del cliente],
Espero que estés bien. Te estoy llamando para recordarte de que la factura [número de la factura] venció el viernes 08 de junio y ahora tiene dos semanas de retraso. Según nuestras condiciones de pago, se te cobrará un recargo del 2% mensual por pago atrasado.
¿Cómo cobrarle a un cliente por mensaje?
Tal vez el método más común para cobrar a un cliente, los mensajes de texto son un gran aliado para las personas que se sienten incómodas confrontando a los clientes cara a cara o por teléfono.
Y aún mejor: es posible crear un modelo de mensaje, cambiando solo los detalles convenientes, y automatizar su envío a varios clientes que se encuentren en la misma situación.
Te brindamos algunos ejemplos de mensajes para cobrar a clientes vía WhatsApp, correo electrónico y otros canales de comunicación escrita.
Ejemplos de mensajes para cobrar a clientes en WhatsApp
Ejemplo WhatsApp #1
Hola [Nombre del cliente],
Todavía no hemos recibido tu pago por [Número de factura]. Vence hoy.
¿Cómo podemos ayudarte? Responde a este correo electrónico o llámanos al [Número de teléfono] y trabajaremos juntos para resolver tu saldo.
Saludos,
[Tu nombre]
Ejemplo WhatsApp #2
Hola [Nombre del cliente],
Eché un vistazo a nuestros registros hoy y noté que aún estamos esperando recibir el pago de tu factura [Número de factura], que venció el [Insertar fecha de vencimiento].
No te preocupes, esto no significa que hayas incurrido en tarifas adicionales todavía. Puedes pagar tu factura haciendo clic en este enlace [enlace a la factura].
Saludos,
[Tu nombre]
Ejemplos cómo cobrar a un cliente por correo
Ejemplo Corporativo #1
[Nombre del cliente],
Todavía no hemos recibido su pago con respecto al [Insertar producto/servicio] que compró el [Fecha de compra].
Puede enviarnos el pago mediante [métodos de pago disponibles]
Si tiene alguna pregunta sobre su pago, comuníquese con [número de teléfono de soporte].
Saludos,
[Tu nombre]
[Título]
Ejemplo Corporativo #2
[Nombre del cliente],
Nuestros registros indican que su factura [Número de factura] es retrasada. Para evitar cargos adicionales, págala lo antes posible.
Puede pagar su factura en línea en [enlace a la factura].
Saludos,
[Tu nombre]
[Título]
Ejemplo Corporativo #3
[Nombre del cliente],
Su factura [Número de factura] con nosotros ahora tiene 30 días de retraso.
Hemos enviado múltiples correspondencias con respecto a este saldo, pero no hemos obtenido respuesta. Por favor, responda a este correo electrónico para confirmar que lo ha recibido.
Puede ver y pagar su factura en línea en [enlace a la factura].
Saludos,
[Tu nombre]
[Título]
¿Cómo cobrar de manera elegante?
Si tienes miedo de ofender a tus clientes mediante al cobrar pagos, no te preocupes. Con estos ejemplos de mensajes, lograrás recordarles sin herir sus sentimientos.
Ejemplos de mensajes para cobrar a clientes amablemente
Ejemplo Amable #1
Hola [nombre del cliente],
Esperamos que estés disfrutando tu [insertar nombre del producto/servicio].
Queríamos mencionar brevemente que aún no hemos recibido tu pago. No te preocupes, la factura vence apenas en [fecha de vencimiento] — una semana a partir de hoy.
Puede pagar [ofrecer métodos de pago disponibles].
Si tienes alguna pregunta, no dudes en responder a este correo o llámanos al [número de teléfono de soporte].
Saludos,
[tu nombre]
Ejemplo Amable #2
Hola [nombre del cliente],
Espero que estés bien. Sé que estás ocupado, así que quería enviarte un recordatorio amistoso de que el pago de [valor de la factura] vence hoy.
Para tu comodidad, he vuelto a adjuntar tu factura aquí [enlace a la factura].
Aceptamos pagos a través de:
- [método de pago 1]
- [método de pago 2]
- [método de pago 3]
No dudes en comunicarte conmigo si tienes alguna pregunta o inquietud.
Saludos,
[tu nombre]
[número de teléfono de la empresa]
[correo electrónico de la empresa]
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